Die Rechnung ändert ihre Form — und das betrifft fast jeden Betrieb

Eine Rechnung war jahrzehntelang ein Dokument, das ein Mensch liest: ein Blatt Papier oder eine PDF, an die Geschäftspartner gewohnt sind. Das ändert sich gerade grundlegend. Im deutschen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen tritt die elektronische Rechnung an diese Stelle — und zwar nicht als hübschere PDF, sondern als maschinenlesbarer Datensatz nach einer festgelegten Norm.

Für Einzelunternehmer und kleine Betriebe wirkt das zunächst wie ein Thema für große Buchhaltungsabteilungen. Das ist es nicht. Die erste Pflicht gilt bereits, sie betrifft praktisch jeden, der im B2B-Bereich Rechnungen erhält — und die nächsten Stufen sind absehbar. Wer jetzt einmal prüft, wo das eigene Unternehmen steht, erspart sich später Hektik.

Dieser Beitrag ordnet die Fristen, erklärt den Unterschied zwischen einer echten E-Rechnung und einer PDF und zeigt, welche Fragen Sie Ihrer Software stellen sollten. Steuerliche Einzelheiten gehören in die Hände Ihrer Steuerberatung — hier geht es um die IT- und Software-Seite.

Auf einen Blick

  • Empfangen seit 2025: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — auch Kleinunternehmer.
  • Ausstellen ab 2027 oder 2028: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Für alle übrigen B2B-Unternehmen gilt die Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2028.
  • Übergangsfrist: Bis Ende 2026 dürfen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verschickt werden. Für kleinere Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz reicht diese Übergangsfrist bis Ende 2027.
  • PDF ist keine E-Rechnung: Eine einfache PDF — auch per Mail verschickt — zählt im Sinne des Gesetzes nicht als E-Rechnung.
  • Festes Format: Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der EU-Norm EN 16931, etwa als XRechnung oder als ZUGFeRD ab dem entsprechenden Profil.

Was eine E-Rechnung wirklich ist — und warum die PDF nicht reicht

Der häufigste Irrtum lautet: „Wir verschicken doch längst elektronisch, wir mailen unsere Rechnungen als PDF." Das ist nachvollziehbar, trifft den Kern aber nicht. Eine PDF ist ein Bild eines Dokuments. Ein Mensch kann sie lesen, eine Software kann den Inhalt aber nicht zuverlässig auslesen, ohne ihn zu interpretieren. Im Sinne des Gesetzes ist eine PDF deshalb keine E-Rechnung — auch dann nicht, wenn sie per E-Mail ankommt.

Eine echte E-Rechnung ist etwas anderes: ein strukturierter Datensatz. Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz, Leistungsempfänger — jede Angabe steht in einem klar definierten Datenfeld, das eine Software ohne Umweg verarbeiten kann. Maßgeblich ist dafür die europäische Norm EN 16931. In Deutschland erfüllen zwei Formate diese Vorgabe: die XRechnung, ein reiner Datensatz, und ZUGFeRD, das einen solchen Datensatz unsichtbar in eine PDF einbettet — so sieht der Mensch weiterhin ein gewohntes Dokument, während die Software die Daten direkt auslesen kann.

Der praktische Gewinn dahinter ist real: Eingangsrechnungen lassen sich automatisch erfassen und prüfen, Tippfehler beim Abtippen entfallen, und die Zuordnung in der Buchhaltung wird schneller. Die Umstellung ist also nicht nur eine Pflicht, sondern kann den Rechnungslauf spürbar entlasten — vorausgesetzt, die eingesetzte Software beherrscht die Formate sauber.

Welche Frist für wen gilt

Die Regelung stammt aus dem Wachstumschancengesetz und kommt gestuft. Zwei Dinge sind dabei auseinanderzuhalten: das Empfangen und das Ausstellen.

Das Empfangen gilt bereits. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen, das im B2B-Bereich tätig ist, eine E-Rechnung entgegennehmen und verarbeiten können — unabhängig von der Größe und ausdrücklich auch als Kleinunternehmer. Ein Geschäftspartner darf Ihnen ab sofort eine E-Rechnung schicken, ohne vorher zu fragen. Können Sie diese nicht annehmen, ist das Ihr Problem, nicht seines.

Das Ausstellen kommt später und gestaffelt nach Umsatz. Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab dem 1. Januar 2027 selbst E-Rechnungen ausstellen. Für alle anderen B2B-Unternehmen — und damit für die meisten kleinen Betriebe und Einzelunternehmer — beginnt die Ausstellungspflicht am 1. Januar 2028. Bis dahin gilt eine Übergangsfrist: Sie dürfen weiterhin Papier oder PDF verschicken, sofern der Empfänger zustimmt — bis Ende 2026 allgemein, für kleinere Unternehmen bis Ende 2027.

Die Norm EN 16931 wird dabei nicht eingefroren, sondern fortlaufend gepflegt — auch im Zuge der EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age). 2026 ist eine neue Fassung erschienen. Für Sie als Anwender bedeutet das nichts Dramatisches, aber einen festen Merkposten: Die Buchhaltungssoftware muss die jeweils gültige Fassung der Norm unterstützen. Wer seine Software aktuell hält, ist auf der sicheren Seite.

Was Sie jetzt tun sollten

Die gute Nachricht: Vieles davon liegt in Ihrer Hand und lässt sich in Ruhe angehen, solange die Fristen noch Luft lassen. Die folgenden Schritte ordnen das Wichtigste:

  • Den Empfang heute sicherstellen. Das ist der dringlichste Punkt, weil die Empfangspflicht bereits gilt. Klären Sie, ob Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software eine eingehende XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung zuverlässig annehmen und verarbeiten kann. Falls nicht, sollte das zuerst geschlossen werden.
  • Die eigene Software auf das Ausstellen prüfen. Sehen Sie nach, ob Ihre Lösung E-Rechnungen nach EN 16931 nicht nur empfangen, sondern auch ausstellen kann. Gängige Buchhaltungs- und ERP-Programme — etwa DATEV, lexoffice, sevDesk oder Sage — bringen entsprechende Funktionen mit; welche davon zu Ihrem Betrieb passt und was sie im Detail leistet, sollten Sie konkret prüfen, statt sich auf eine pauschale Aussage zu verlassen.
  • Software aktuell halten. Da die Norm gepflegt wird, gehört zur Vorbereitung, dass Updates eingespielt werden und die eingesetzte Lösung weiterhin gewartet wird. Eine Software, die seit Jahren keine Aktualisierung mehr erhält, ist hier ein Risiko.
  • An die Archivierung denken. E-Rechnungen sind im strukturierten Originalformat revisionssicher aufzubewahren — für Rechnungen in Deutschland in der Regel über acht Jahre. Das ist ausdrücklich ein IT- und Ablage-Thema, nicht nur ein Buchhaltungs-Thema: Der Datensatz muss unverändert und auffindbar gespeichert werden, nicht bloß als Ausdruck im Ordner.
  • Steuerliche Details klären. Welche Frist für Ihren konkreten Umsatz greift, wie Sonderfälle einzuordnen sind und was sich aus Ihrer individuellen Situation ergibt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Dieser Beitrag ersetzt diese Beratung nicht.

Fazit

Die E-Rechnung ist keine ferne Ankündigung mehr, sondern in Stufen bereits Realität — empfangen müssen alle schon heute, ausstellen folgt je nach Umsatz 2027 oder 2028. Der Reiz liegt darin, das früh anzugehen: Wer jetzt prüft, ob seine Software empfangen und ausstellen kann, und wer die Archivierung sauber aufsetzt, steht der Frist gelassen gegenüber. Wer wartet, bis es eng wird, entscheidet unter Druck.

Genau an dieser Schnittstelle helfen wir: Wir prüfen mit Ihnen, ob Ihre vorhandene Software E-Rechnungen nach EN 16931 empfangen und ausstellen kann, begleiten die Auswahl oder Konfiguration einer passenden Lösung und richten die revisionssichere Ablage so ein, dass die Aufbewahrung später keine offene Flanke ist. Die steuerliche Bewertung bleibt bei Ihrer Steuerberatung — die technische Umsetzung übernehmen wir.