Prozessautomatisierung: Erst schauen, wo es klemmt. Dann automatisieren.
Manche Abläufe gehören abgeschafft, viele lassen sich mit Regeln automatisieren, wenige brauchen KI. Wir finden heraus, welcher Weg bei Ihnen passt.
Der Engpass ist nicht die Technik
In jedem Betrieb gibt es Abläufe, die täglich Zeit fressen: Belege abtippen, Daten von einem System ins nächste kopieren, Berichte zusammenstellen, Freigaben hinterherlaufen. Die Technik, das zu ändern, gibt es längst. Oft haben Sie einen Teil davon sogar schon bezahlt: Wer Microsoft 365 Business nutzt, hat Power Automate im Paket. Nicht in vollem Umfang, aber genug für viele Abläufe, und meistens ohne es zu wissen.
Der Engpass liegt woanders. Bevor irgendetwas eingerichtet wird, muss jemand herausfinden, wo es tatsächlich wehtut und was dagegen hilft. Darauf gibt es genau drei mögliche Antworten.
Erstens: Der Ablauf muss weg oder einfacher werden. Keine Software, kein Projekt, nur ein Schritt weniger in der Kette. Das ist häufiger die richtige Antwort, als man denkt. Wenn wir sie sehen, sagen wir sie Ihnen, auch wenn wir daran nichts verdienen.
Zweitens: Regeln reichen. Läuft ein Vorgang immer nach demselben Muster, übernimmt ihn klassische Automatisierung. Die Werkzeuge dafür gibt es seit Jahren und sie laufen stabil: Power Automate, n8n, make.com oder Zapier. Für Fachsoftware, die keine Schnittstelle anbietet, kommt UiPath dazu und bedient die Oberfläche stellvertretend.
Drittens: Regeln reichen nicht. Erst hier kommt KI ins Spiel, etwa wenn Eingaben unstrukturiert sind, wenn jeder Beleg anders aussieht oder wenn jemand einschätzen statt ausführen muss. KI wird derzeit für fast jede Aufgabe vorgeschlagen. Sie ist ein Werkzeug unter mehreren und nicht automatisch das günstigste: Auch ein Ablauf, den KI übernimmt, kostet weiterhin Geld, und für manche Prozesse liegt sie über dem, was eine einfachere Lösung kostet. Was in Ihrem Fall günstiger ist, rechnen wir mit Ihnen durch, statt es vorauszusetzen.
Diese Einordnung ist unsere eigentliche Arbeit. Der Rest ist Handwerk.
Erst messen, dann ausbauen
Ein kleiner Testlauf bringt die Zahlen. Danach entscheiden Sie über den Ausbau.
Der Zeitgewinn wird gerechnet, nicht geschätzt
Auf dieser Seite steht keine Zahl darüber, wie viel Automatisierung spart. Das ist Absicht. Wie viel ein einzelner Ablauf bringt, hängt davon ab, wie oft er vorkommt, wie lange er dauert und wie viele Ausnahmen es gibt. Ohne Blick auf Ihren Prozess wäre jede Prozentangabe geraten, und geratene Zahlen halten selten bis zur Abrechnung.
Deshalb rechnen wir den Zeitgewinn im Erstgespräch gemeinsam mit Ihnen durch. Was dabei herauskommt, ist eine Grundlage, keine Garantie: Ob ein Vorhaben trägt, zeigt sich häufig erst, wenn man es anfasst. Sofort abraten können wir nur, wenn es sofort zu erkennen ist, etwa wenn hinter der Frage gar keine Automatisierung steckt, sondern ein Ablauf, der geändert gehört, oder wenn sich das Gewünschte mit heutigen Mitteln nicht umsetzen lässt. Diese Fälle sind selten.
Deshalb gehen wir stufenweise vor. Zuerst ein kleiner Testlauf an einem einzigen Ablauf, in der Fachsprache Proof of Concept: überschaubarer Aufwand, ein klares Ziel, am Ende gemessene Zahlen statt Annahmen. Erst wenn die Zahlen tragen, bauen wir aus. Und wenn sich unterwegs zeigt, dass sich der Aufwand nicht rechnet, hören Sie das von uns, auch mitten im Projekt. Das kann uns den Auftrag kosten und erspart Ihnen ein Vorhaben, das sich nie amortisiert.
Unsere Lösungen
Belege und Rechnungen abtippen
Kommen die Belege immer von denselben Lieferanten und sehen gleich aus, genügen feste Regeln: Power Automate oder n8n lesen die Werte aus und übergeben sie an Ihre Buchhaltung. Sieht dagegen jeder Beleg anders aus, übernimmt KI das Auslesen.
Daten zwischen Systemen übertragen
CRM, Warenwirtschaft, Buchhaltung, Cloud-Speicher: Was in einem System steht, muss im nächsten nicht noch einmal eingegeben werden. Dafür reichen Regeln. Und häufig genügt dafür, was Sie ohnehin schon lizenziert haben: Im Microsoft-Umfeld ist das Power Automate, solange es bei den Standardverbindungen bleibt. Sonst n8n oder make.com.
Berichte und Auswertungen zusammenstellen
Wenn jemand jeden Monat Zahlen aus drei Quellen in eine Tabelle kopiert, ist selten der Bericht das Problem, sondern der Weg dorthin. Häufig braucht es gar keine Automatisierung, sondern eine Auswertung, die sich ihre Daten selbst zieht. Manchmal auch nur die Frage, wer den Bericht eigentlich liest.
Freigaben hinterherlaufen
Urlaubsanträge, Bestellungen, Rechnungsfreigaben: Wer nachfassen muss, wartet. Ein Freigabelauf mit Erinnerung und Vertretung gehört zum Standardrepertoire von Power Automate oder Zapier. Vorher stellen wir aber die unbequeme Frage, ob es diese Freigabe überhaupt braucht.
Stammdaten doppelt pflegen
Dieselbe Adresse im CRM, in der Warenwirtschaft und in einer Excel-Liste: Sobald sich etwas ändert, stimmt eine der drei nicht mehr. Hier hilft keine Automatisierung, sondern die Entscheidung, welche Quelle führt. Danach ist die doppelte Pflege überflüssig statt automatisiert.
Software bedienen, die keine Schnittstelle hat
Manche Fachanwendung lässt sich weder ansprechen noch sinnvoll exportieren. Dann übernimmt UiPath die Oberfläche und klickt sich hindurch, wie ein Mensch es täte. Das ist so gut wie der einzige Fall, in dem RPA die richtige Antwort ist: Der Ansatz ist wartungsintensiv und bricht, sobald sich die Oberfläche ändert.
Ihre Vorteile
Stunden pro Woche sparen
Routineaufgaben laufen im Hintergrund weiter, während Ihr Team an anderem arbeitet. Wie viel Zeit dabei zusammenkommt, hängt vom Ablauf ab. Für viele dieser Abläufe genügt, was in Ihren bestehenden Lizenzen bereits enthalten ist.
Weniger Fehler
Manuelle Übertragungsfehler fallen weg. Daten kommen dort an, wo sie gebraucht werden, konsistent und nachvollziehbar.
Mitarbeiter entlasten
Weniger Klickarbeit. Mehr Zeit für die Aufgaben, für die Sie Ihre Mitarbeiter eingestellt haben.
Wachsen ohne mehr Personal
Wächst die Zahl der Vorgänge, wächst der Aufwand nicht im selben Maß mit: Mehr Aufträge bedeuten nicht automatisch mehr Verwaltung. Wo die Grenze liegt, hängt an Kontingenten, Lizenzen und der Last Ihrer Systeme, nicht an der Zahl Ihrer Mitarbeiter.
Häufige Fragen
Gerade dort. Wenn eine Aufgabe mehrmals pro Woche anfällt und einem festen Ablauf folgt, lohnt sich meistens die Automatisierung. Wir rechnen den Zeitgewinn vorab gemeinsam durch.
Wir wählen das Tool nach Ihrem Anwendungsfall: Power Automate im Microsoft-Umfeld, n8n für flexible Workflows mit Self-Hosting-Option, make.com oder Zapier für schnelle Cloud-Integrationen, UiPath für RPA. Kein Tool-Zwang, sondern die passende Lösung.
Klassische Automatisierung folgt festen Regeln: Wenn A, dann B. KI-Automatisierung kommt ins Spiel, wenn Eingaben unstrukturiert sind, etwa bei E-Mails, PDFs oder freien Texten. Oft kombinieren wir beides: Die Regeln erledigen den Normalfall, die KI die Ausnahmen.
Oft nicht. In den gängigen Microsoft-365-Business-Plänen ist Power Automate bereits enthalten, in einem Umfang, der für viele Abläufe ausreicht. Der erste Schritt ist deshalb meistens, das Vorhandene einzurichten, statt etwas Neues zu kaufen. Erst wenn das an seine Grenzen stößt, sehen wir uns weitere Werkzeuge an.
Dann sagen wir Ihnen das. Wenn ein Vorgang zu selten vorkommt, zu viele Ausnahmen hat oder sich schlicht abschaffen lässt, rechtfertigt er keinen Projektaufwand. Manches davon sehen wir schon im Erstgespräch, anderes zeigt sich erst im Testlauf. In beiden Fällen hören Sie es von uns, auch wenn am Ende kein Auftrag daraus wird.
Mit einem Prozess, der wehtut. Im Erstgespräch suchen wir den Ablauf mit dem größten zu erwartenden Zeitgewinn und richten dort zuerst einen kleinen Testlauf ein, einen Proof of Concept. Der zeigt an Ihren echten Daten, was der Ablauf bringt und wo es hakt. Erst danach entscheiden Sie, ob und wie weit ausgebaut wird.
Welcher Prozess kostet Sie am meisten Zeit?
Nicht jede Aufgabe braucht KI oder RPA, und manche braucht gar keine Software. Im Erstgespräch sehen wir uns Ihre Abläufe an und sagen Ihnen, welcher der drei Wege bei Ihnen am ehesten trägt. Wo sich das nicht sicher sagen lässt, fangen wir klein an. Ehrlich und unverbindlich.