Microsoft 365 Copilot wird feste Business-Lizenz

Aus Zusatzpaket wird fester Bestandteil

Bisher war die KI-Unterstützung in Microsoft 365 ein Extra: ein Zusatzpaket, das man zu seinem bestehenden Tarif dazubuchen konnte, wenn man wollte. Das ändert sich. Ab dem 1. Juli 2026 wird die Funktion zum festen Bestandteil zweier Business-Tarife — Copilot ist dann nicht mehr Beiwerk, sondern Teil des Pakets. Für kleine und mittlere Unternehmen ist das vor allem eine Frage der Lizenzkosten und der Planbarkeit. Dieser Beitrag erklärt, was sich konkret ändert, was das für Ihren Geldbeutel bedeutet, was enthalten ist — und worauf Sie achten sollten, bevor Sie umstellen.

Aktualisiert am 9. Oktober 2026: Microsofts eigene Preisseite für Microsoft 365 Copilot nennt mit Stand 9. Oktober 2026 Euro-Preise und für Copilot Business einen Aktionspreis bis zum 31. Dezember 2026. Beides ist im Abschnitt „Was Microsoft ändert" ergänzt. Den Preis von 0,01 US-Dollar je Copilot Credit haben wir eingeschränkt: Microsoft beziffert ihn in der Dokumentation zu Copilot Studio und der Power Platform. Die Microsoft-365-Seiten, die wir am 9. Oktober 2026 gelesen haben, nennen keinen Preis je Credit.

Aktualisiert am 1. Oktober 2026: Der Abschnitt „Was Microsoft ändert" nannte befristete Aktionspreise bis zum 31. Dezember 2026 und eine Preisspanne für ein Copilot-Angebot. Laut einer Meldung im Partner Center, Microsofts Portal für Vertriebspartner, vom 23. September 2026 enden die Copilot-Aktionen im Partnerkanal schon am 30. September 2026. Die Preisspanne konnten wir nicht belegen; sie ist gestrichen.

Aktualisiert am 4. September 2026: Dieser Beitrag beschreibt an zwei Stellen „planbare, stabile Lizenzkosten". Für die feste Nutzerlizenz gilt das weiterhin — sie ist aber seit Mitte Juni 2026 nicht mehr die einzige Rechnung: Microsoft rechnet den Agentendienst Copilot Cowork und die zugehörige Schnittstelle nach Verbrauch ab, in Copilot Credits (zum Preis je Credit siehe den Hinweis vom 9. Oktober 2026). Beide Stellen sind entsprechend eingeschränkt; zurückgenommen wird die Aussage nicht.

Aktualisiert am 28. August 2026: Der Abschnitt „Datenschutz und DSGVO" sagte ohne Einschränkung, Microsoft verarbeite EU-Kundendaten innerhalb der EU. Das trifft so nicht mehr zu: Bei Lastspitzen darf Microsoft die Rechenarbeit von Copilot außerhalb der EU-Datengrenze ausführen; gespeichert wird weiterhin in der EU. Der Abschnitt ist entsprechend präzisiert. Den Sachverhalt und den Weg zum Schalter im Admin-Center beschreibt unser Beitrag über das Rechnen außerhalb der EU bei Lastspitzen vom 28. August 2026.

Aktualisiert am 19. August 2026. Microsoft hat „Microsoft 365 Copilot" in Microsoft Copilot umbenannt. Wo dieser Beitrag den heutigen Leistungsumfang beschreibt, steht jetzt der neue Name. Überschrift und Schilderung der Umstellung zum 1. Juli 2026 geben weiterhin den damaligen Stand wieder — an der Sache ändert die Umbenennung nichts.

Aktualisiert am 13. August 2026. Der Abschnitt „Verarbeitung über Drittmodelle" führte eine Frage als offen, die inzwischen für einen Teil der Modelle beantwortet ist: Microsoft führt die von OpenAI betriebenen Modelle als Teil der EU-Datengrenze. Der Abschnitt ist entsprechend neu geschrieben; für andere Anbieter bleibt die Frage offen.

Auf einen Blick

• Ab 1. Juli 2026: „Business Standard with Copilot" und „Business Premium with Copilot" werden dauerhafte Tarife.
• Listenpreise in US-Dollar: 23,50 USD bzw. 32 USD pro Nutzer und Monat — die Euro-Preise weichen ab.
• Nur zwei Tarife: Den günstigsten Tarif Business Basic gibt es weiterhin ohne eingebaute Copilot-Funktion.
• Keine Zwangsumstellung: Bestehende Kunden wechseln über die Vertragsverlängerung, nicht automatisch.
• Vor dem Kauf prüfen: Datenschutz, Zugriffsrechte und der tatsächliche Nutzen entscheiden über den Erfolg.

Was Microsoft ändert

Bislang gab es die Kombination aus Microsoft 365 und Copilot für kleinere Unternehmen nur als befristetes Aktionsangebot. Ab dem 1. Juli 2026 werden daraus dauerhafte Tarife: „Microsoft 365 Business Standard with Copilot" und „Microsoft 365 Business Premium with Copilot". Aus einem zeitlich begrenzten Sonderangebot wird damit ein reguläres Produkt, das man dauerhaft beziehen kann.

Microsoft hat die Listenpreise in US-Dollar angekündigt: Business Standard with Copilot kostet 23,50 US-Dollar pro Nutzer und Monat, Business Premium with Copilot 32 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Wichtig für die Planung: Die Preise in Euro weichen davon ab und sind nicht Teil dieser Ankündigung — sie sind über den Microsoft-Partner zu erfragen. Wer mit den Dollar-Werten kalkuliert, erhält also nur eine grobe Orientierung, keinen verbindlichen Endpreis.

Mit Stand 9. Oktober 2026 nennt Microsofts eigene Preisseite Euro-Preise je Benutzer und Monat, zuzüglich Mehrwertsteuer. „Microsoft 365 Business Standard und Microsoft 365 Copilot Business" kostet dort 20,36 € bei jährlicher Abrechnung und 24,43 € im Monatsabonnement, „Microsoft 365 Business Premium und Microsoft 365 Copilot Business" 27,73 € bzw. 33,28 €. Ob das dieselben Tarife sind wie die oben genannten „with Copilot"-Tarife, sagt die Seite nicht; die Namen weichen ab. Mit den Dollar-Werten verrechnen wir die Euro-Preise deshalb nicht.

Die dauerhaften Bundles gibt es nur für die beiden Tarife Standard und Premium. Der günstigste Tarif, Business Basic, bleibt ohne eingebaute Copilot-Funktion. Für den Kauf über Microsoft-Partner hatte Microsoft am 1. Juli 2026 zusätzlich befristete Aktionen für Microsoft 365 Copilot Business bis zum 31. Dezember 2026 angekündigt. Laut Partner Center vom 23. September 2026 enden die Copilot-Aktionen im Partnerkanal aber schon am 30. September 2026. Ob damit auch diese beiden Aktionen gemeint sind, sagt die Meldung nicht ausdrücklich; das beantwortet Ihr Microsoft-Partner. Eigene Copilot-Aktionen für berechtigte gemeinnützige Organisationen sind laut einer Meldung vom 24. September 2026 weiterhin bis zum 31. Dezember 2026 verfügbar.

Microsofts eigene Preisseite zeigt mit Stand 9. Oktober 2026 dagegen eine Aktion: Microsoft 365 Copilot Business kostet dort bei jährlicher Abrechnung 15,60 € statt 18,20 € je Benutzer und Monat, zuzüglich Mehrwertsteuer. Laut Fußnote gilt das vom 1. Juli bis 31. Dezember 2026, nur im ersten Jahr und nur für bestehende Microsoft-365-Kunden mit berechtigtem Business-Tarif. Das Abonnement verlängert sich automatisch, nach dem ersten Jahr gilt der Sonderpreis nicht mehr. Im Monatsabonnement nennt die Seite 21,84 € ohne Streichpreis. Einen Kaufweg nennt die Fußnote nicht. Aktionen sind ohnehin ein zeitlich begrenzter Einstieg und nicht der reguläre Tarifpreis, mit dem Sie langfristig rechnen sollten.

Was das für kleine Unternehmen bedeutet

Der eigentliche Wandel ist weniger der Preis als die Logik dahinter. Statt KI als separaten Posten zu buchen, zu verwalten und bei jeder Aktion neu zu bewerten, ist sie künftig schlicht Teil des Tarifs. Microsoft selbst spricht davon, die „Reibung" beim getrennten Verkauf von Copilot zu beseitigen — die KI soll Teil des Pakets sein und nicht eine Entscheidung, die man immer wieder neu trifft.

Für Sie als Geschäftsführer hat das einen handfesten Vorteil: planbare, stabile Lizenzkosten statt wechselnder Aktionszyklen mit Ablaufdaten. Sie wissen, was ein Arbeitsplatz pro Monat kostet, und müssen nicht im Blick behalten, wann ein befristetes Sonderangebot ausläuft.

Stand 4. September 2026: Die feste Lizenz bleibt fest — sie ist nur nicht mehr die ganze Rechnung. Seit Mitte Juni 2026 gibt es innerhalb desselben Produkts eine zweite Abrechnungsschiene: Der Agentendienst Copilot Cowork und die zugehörige Schnittstelle werden nicht pro Nutzer lizenziert, sondern nach Verbrauch — in Copilot Credits. Einen Preis je Credit nennt Microsoft für Copilot Studio und die Power Platform: 0,01 US-Dollar bei nutzungsabhängiger Abrechnung. Die Microsoft-365-Seiten, die wir am 9. Oktober 2026 gelesen haben, nennen keinen. Wie viele Einheiten eine Aufgabe verbraucht, hängt laut Microsoft vom genutzten Modell, vom Umfang der herangezogenen Daten, von den aufgerufenen Werkzeugen und von der Laufzeit ab; eine belastbare Monatssumme lässt sich daraus nicht ableiten, und wir nennen deshalb keine. Zwei Dinge sind trotzdem entscheidbar: Der Dienst ist ab Werk abgeschaltet, das Einschalten ist eine bewusste Entscheidung der Administration. Und wer ihn einschaltet, kann im Microsoft-365-Admin-Center vorher ein Budget und eine harte Obergrenze setzen — vorher, nicht nachher. Was dabei zu beachten ist, steht im Beitrag „Copilot Cowork rechnet nach Verbrauch ab: Grenze setzen, bevor die erste Aufgabe läuft" vom 4. September 2026.

Wer heute schon ein Copilot-Add-on oder eines der bisherigen Aktionsangebote nutzt, muss nichts überstürzen: Bestehende Kunden werden nicht automatisch und zwangsweise umgestellt. Die Umstellung läuft über die Vertragsverlängerung beziehungsweise über die Beratung durch den Microsoft-Partner. Es entsteht also kein Stichtag, an dem sich Ihr Vertrag von allein ändert.

Was enthalten ist

Hier ist eine ehrliche Einordnung wichtiger als ein langer Funktionskatalog. Auf der übergeordneten Ebene umfasst Microsoft Copilot die KI-Unterstützung in den bekannten Office-Programmen — Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams — sowie den Copilot-Chat als zentralen Assistenten. Damit lassen sich etwa Texte entwerfen, Tabellen auswerten, Präsentationen vorbereiten oder lange E-Mail-Verläufe zusammenfassen.

Welche Einzelfunktion in welchem Tarif genau steckt, ändert sich allerdings laufend und unterscheidet sich im Detail. Für die verbindliche, aktuelle Funktionsliste ist die offizielle Microsoft-Produktinformation die richtige Quelle — eine fixe Gegenüberstellung Tarif für Tarif würde hier schnell veralten und mehr Verwirrung als Klarheit stiften.

Außerdem gilt: Nicht alles, was unter dem Namen Copilot beworben wird, ist automatisch Teil des Pakets. Neuere Bausteine wie projektbezogene „Copilot Notebooks" oder auf Microsoft 365 zugeschnittene KI-„Agents" werden derzeit teils erst als Vorschau (Preview) ausgerollt. Sie sollten also nicht pauschal davon ausgehen, dass jede angekündigte Neuerung sofort und vollständig in Ihrem Tarif verfügbar ist. Und seit Mitte Juni 2026 gilt zusätzlich: Nicht alles, was unter dem Namen Copilot läuft, ist von der Nutzerlizenz abgedeckt — der Agentendienst wird nach Verbrauch abgerechnet.

Ergänzend rollt Microsoft im Juni 2026 ein schlankeres, stärker auf den Chat ausgerichtetes Design der Copilot-App aus, dazu überarbeitete Copilot Notebooks und — für komplexe Aufgaben mit mehreren Schritten — die Verfügbarkeit des Modells Claude Opus 4.8 innerhalb von Microsoft 365 Copilot.

Worauf Sie vor dem Kauf achten sollten

So bequem die eingebaute KI ist — vor der Einführung lohnt ein nüchterner Blick auf einige Punkte. Sie sind kein Grund gegen Copilot, aber sie entscheiden darüber, ob die Einführung sauber gelingt.

Datenschutz und DSGVO

Microsoft verarbeitet Kundendaten aus dem EU- und EWR-Raum seit Februar 2025 grundsätzlich innerhalb der EU — über die sogenannte EU Data Boundary. Ausnahmslos gilt das allerdings nicht: Bei hoher Auslastung darf Microsoft die Rechenarbeit von Copilot außerhalb der EU-Datengrenze ausführen. Gespeichert wird weiterhin in der EU, bis auf begrenzte pseudonymisierte Daten. Bei berechtigten Mandanten, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, ist diese Möglichkeit voreingestellt; sie lässt sich im Microsoft-365-Admin-Center ablesen und abschalten – beschrieben in unserem Beitrag vom 28. August 2026. Der Hessische Datenschutzbeauftragte kam Ende 2025 zu der Einschätzung, dass sich Microsoft 365 bei Umsetzung der nötigen Maßnahmen DSGVO-konform betreiben lässt. Der Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV) deckt die entsprechenden Vorgaben ab, und Unternehmensdaten werden vertraglich nicht dazu verwendet, die KI-Modelle zu trainieren.

Berechtigungen und „Oversharing"

Das ist der zentrale Punkt vor jeder Einführung. Copilot wirkt wie ein Verstärker für bestehende Berechtigungsprobleme: Dokumente, die zwar versehentlich zu weit freigegeben, in der Praxis aber kaum auffindbar waren, werden über Copilot plötzlich mühelos durchsuchbar. Microsoft weist selbst auf dieses Risiko des „Oversharing" hin. Bevor Sie Copilot freischalten, sollten Sie deshalb Zugriffsrechte und Freigaben aufräumen — sonst macht die KI sichtbar, was besser unsichtbar geblieben wäre.

Mitbestimmung

Weil Copilot grundsätzlich auch eine Auswertung von Leistung und Verhalten ermöglichen kann, ist in Betrieben mit Betriebsrat in der Regel eine Betriebsvereinbarung erforderlich. Rechtlicher Anknüpfungspunkt ist Paragraf 87 des Betriebsverfassungsgesetzes. Dieser Schritt gehört frühzeitig eingeplant, nicht erst nach der technischen Einführung.

Verarbeitung über Drittmodelle

Für die von OpenAI betriebenen Modelle ist diese Frage inzwischen beantwortet: Microsoft führt sie als Teil der EU-Datengrenze. Ausgenommen sind sie von den Zusagen, dass die Verarbeitung im jeweiligen Land bleibt — wer sich also darauf verlassen hat, dass Daten Deutschland nicht verlassen, prüft das gesondert. Seit dem 24. Juli 2026 sind diese Modelle in Copilot-Mandanten zudem standardmäßig aktiv, sofern niemand sie abgeschaltet hat. Beides steht im Beitrag „Copilot: OpenAI als Unterauftragnehmer seit Juli 2026" vom 13. August 2026, samt dem Weg im Admin-Center, auf dem sich der Zustand ablesen lässt.

Für andere Anbieter bleibt es beim Rat, zu fragen statt anzunehmen. Zum oben genannten Claude-Modell haben wir keine entsprechende Aussage geprüft — die Modelle von Anthropic sind für Mandanten innerhalb der EU-Datengrenze und im Vereinigten Königreich ohnehin standardmäßig deaktiviert, während sie in anderen Regionen für die meisten Kunden standardmäßig aktiv sind.

Kosten gegen Nutzen

KI im Tarif bedeutet nicht automatisch mehr Produktivität. Damit aus der Funktion ein echter Mehrwert wird, braucht es klare Anwendungsfälle, geregelte Zuständigkeiten (Governance) und vor allem Schulung der Mitarbeitenden. Auch Microsoft positioniert diese Begleitmaßnahmen als notwendigen Bestandteil — nicht als Kür. Eine Lizenz allein verändert noch keine Arbeitsweise.

Fazit

Dass Copilot ab Juli 2026 fest in zwei Microsoft-365-Tarifen steckt, ist für kleine Unternehmen vor allem eine gute Nachricht für die Planung: stabile Lizenzkosten statt befristeter Aktionen, KI als selbstverständlicher Teil der Bürosoftware. Fest ist dabei die Nutzerlizenz — der seit Mitte Juni 2026 nach Verbrauch abgerechnete Agentendienst steht daneben und gehört vor dem Einschalten begrenzt. Zugleich verschiebt sich die eigentliche Arbeit damit nach vorne — auf die Vorbereitung. Wer Zugriffsrechte aufräumt, die rechtlichen Punkte klärt und seine Leute mitnimmt, holt aus der eingebauten KI tatsächlich etwas heraus. Wer sie nur freischaltet, zahlt für eine Funktion, die kaum jemand nutzt.

Wir unterstützen Sie dabei, den passenden Tarif einzuschätzen, vor der Einführung die Berechtigungen und Freigaben in Ordnung zu bringen und sinnvolle Anwendungsfälle für Ihren Betrieb zu finden — damit aus eingebauter KI ein Werkzeug wird, das im Alltag wirklich trägt.