Microsoft 365 Copilot wird feste Business-Lizenz

Aus Zusatzpaket wird fester Bestandteil

Bisher war die KI-Unterstützung in Microsoft 365 ein Extra: ein Zusatzpaket, das man zu seinem bestehenden Tarif dazubuchen konnte, wenn man wollte. Das ändert sich. Ab dem 1. Juli 2026 wird die Funktion zum festen Bestandteil zweier Business-Tarife — Copilot ist dann nicht mehr Beiwerk, sondern Teil des Pakets. Für kleine und mittlere Unternehmen ist das vor allem eine Frage der Lizenzkosten und der Planbarkeit. Dieser Beitrag erklärt, was sich konkret ändert, was das für Ihren Geldbeutel bedeutet, was enthalten ist — und worauf Sie achten sollten, bevor Sie umstellen.

Auf einen Blick

• Ab 1. Juli 2026: „Business Standard with Copilot" und „Business Premium with Copilot" werden dauerhafte Tarife.
• Listenpreise in US-Dollar: 23,50 USD bzw. 32 USD pro Nutzer und Monat — die Euro-Preise weichen ab.
• Nur zwei Tarife: Den günstigsten Tarif Business Basic gibt es weiterhin ohne eingebaute Copilot-Funktion.
• Keine Zwangsumstellung: Bestehende Kunden wechseln über die Vertragsverlängerung, nicht automatisch.
• Vor dem Kauf prüfen: Datenschutz, Zugriffsrechte und der tatsächliche Nutzen entscheiden über den Erfolg.

Was Microsoft ändert

Bislang gab es die Kombination aus Microsoft 365 und Copilot für kleinere Unternehmen nur als befristetes Aktionsangebot. Ab dem 1. Juli 2026 werden daraus dauerhafte Tarife: „Microsoft 365 Business Standard with Copilot" und „Microsoft 365 Business Premium with Copilot". Aus einem zeitlich begrenzten Sonderangebot wird damit ein reguläres Produkt, das man dauerhaft beziehen kann.

Microsoft hat die Listenpreise in US-Dollar angekündigt: Business Standard with Copilot kostet 23,50 US-Dollar pro Nutzer und Monat, Business Premium with Copilot 32 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Wichtig für die Planung: Die Preise in Euro weichen davon ab und sind nicht Teil dieser Ankündigung — sie sind über den Microsoft-Partner zu erfragen. Wer mit den Dollar-Werten kalkuliert, erhält also nur eine grobe Orientierung, keinen verbindlichen Endpreis.

Die dauerhaften Bundles gibt es nur für die beiden Tarife Standard und Premium. Der günstigste Tarif, Business Basic, bleibt ohne eingebaute Copilot-Funktion. Begleitend gibt es noch befristete Aktionspreise bis zum 31. Dezember 2026, darunter ein Copilot-Angebot ab rund 18 bis 21 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Das ist allerdings ein zeitlich begrenzter Einstieg und nicht der reguläre Tarifpreis, mit dem Sie langfristig rechnen sollten.

Was das für kleine Unternehmen bedeutet

Der eigentliche Wandel ist weniger der Preis als die Logik dahinter. Statt KI als separaten Posten zu buchen, zu verwalten und bei jeder Aktion neu zu bewerten, ist sie künftig schlicht Teil des Tarifs. Microsoft selbst spricht davon, die „Reibung" beim getrennten Verkauf von Copilot zu beseitigen — die KI soll Teil des Pakets sein und nicht eine Entscheidung, die man immer wieder neu trifft.

Für Sie als Geschäftsführer hat das einen handfesten Vorteil: planbare, stabile Lizenzkosten statt wechselnder Aktionszyklen mit Ablaufdaten. Sie wissen, was ein Arbeitsplatz pro Monat kostet, und müssen nicht im Blick behalten, wann ein befristetes Sonderangebot ausläuft.

Wer heute schon ein Copilot-Add-on oder eines der bisherigen Aktionsangebote nutzt, muss nichts überstürzen: Bestehende Kunden werden nicht automatisch und zwangsweise umgestellt. Die Umstellung läuft über die Vertragsverlängerung beziehungsweise über die Beratung durch den Microsoft-Partner. Es entsteht also kein Stichtag, an dem sich Ihr Vertrag von allein ändert.

Was enthalten ist

Hier ist eine ehrliche Einordnung wichtiger als ein langer Funktionskatalog. Auf der übergeordneten Ebene umfasst Microsoft 365 Copilot die KI-Unterstützung in den bekannten Office-Programmen — Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams — sowie den Copilot-Chat als zentralen Assistenten. Damit lassen sich etwa Texte entwerfen, Tabellen auswerten, Präsentationen vorbereiten oder lange E-Mail-Verläufe zusammenfassen.

Welche Einzelfunktion in welchem Tarif genau steckt, ändert sich allerdings laufend und unterscheidet sich im Detail. Für die verbindliche, aktuelle Funktionsliste ist die offizielle Microsoft-Produktinformation die richtige Quelle — eine fixe Gegenüberstellung Tarif für Tarif würde hier schnell veralten und mehr Verwirrung als Klarheit stiften.

Außerdem gilt: Nicht alles, was unter dem Namen Copilot beworben wird, ist automatisch Teil des Pakets. Neuere Bausteine wie projektbezogene „Copilot Notebooks" oder auf Microsoft 365 zugeschnittene KI-„Agents" werden derzeit teils erst als Vorschau (Preview) ausgerollt. Sie sollten also nicht pauschal davon ausgehen, dass jede angekündigte Neuerung sofort und vollständig in Ihrem Tarif verfügbar ist.

Ergänzend rollt Microsoft im Juni 2026 ein schlankeres, stärker auf den Chat ausgerichtetes Design der Copilot-App aus, dazu überarbeitete Copilot Notebooks und — für komplexe Aufgaben mit mehreren Schritten — die Verfügbarkeit des Modells Claude Opus 4.8 innerhalb von Microsoft 365 Copilot.

Worauf Sie vor dem Kauf achten sollten

So bequem die eingebaute KI ist — vor der Einführung lohnt ein nüchterner Blick auf einige Punkte. Sie sind kein Grund gegen Copilot, aber sie entscheiden darüber, ob die Einführung sauber gelingt.

Datenschutz und DSGVO

Microsoft verarbeitet Kundendaten aus dem EU- und EWR-Raum seit Februar 2025 innerhalb der EU — über die sogenannte EU Data Boundary. Der Hessische Datenschutzbeauftragte kam Ende 2025 zu der Einschätzung, dass sich Microsoft 365 bei Umsetzung der nötigen Maßnahmen DSGVO-konform betreiben lässt. Der Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV) deckt die entsprechenden Vorgaben ab, und Unternehmensdaten werden vertraglich nicht dazu verwendet, die KI-Modelle zu trainieren.

Berechtigungen und „Oversharing"

Das ist der zentrale Punkt vor jeder Einführung. Copilot wirkt wie ein Verstärker für bestehende Berechtigungsprobleme: Dokumente, die zwar versehentlich zu weit freigegeben, in der Praxis aber kaum auffindbar waren, werden über Copilot plötzlich mühelos durchsuchbar. Microsoft weist selbst auf dieses Risiko des „Oversharing" hin. Bevor Sie Copilot freischalten, sollten Sie deshalb Zugriffsrechte und Freigaben aufräumen — sonst macht die KI sichtbar, was besser unsichtbar geblieben wäre.

Mitbestimmung

Weil Copilot grundsätzlich auch eine Auswertung von Leistung und Verhalten ermöglichen kann, ist in Betrieben mit Betriebsrat in der Regel eine Betriebsvereinbarung erforderlich. Rechtlicher Anknüpfungspunkt ist Paragraf 87 des Betriebsverfassungsgesetzes. Dieser Schritt gehört frühzeitig eingeplant, nicht erst nach der technischen Einführung.

Verarbeitung über Drittmodelle

Ein Punkt zum Prüfen, nicht zum Festschreiben: Wenn Copilot Anfragen über Modelle von Drittanbietern verarbeitet — etwa über das genannte Claude-Modell —, sollten Sie gesondert klären, ob diese Verarbeitung innerhalb der EU Data Boundary bleibt. Es gibt Hinweise auf mögliche Ausnahmen. Das ist keine feststehende Tatsache, sondern eine Frage, die Sie vor der Buchung mit dem Anbieter beziehungsweise Ihrem Microsoft-Partner klären sollten.

Kosten gegen Nutzen

KI im Tarif bedeutet nicht automatisch mehr Produktivität. Damit aus der Funktion ein echter Mehrwert wird, braucht es klare Anwendungsfälle, geregelte Zuständigkeiten (Governance) und vor allem Schulung der Mitarbeitenden. Auch Microsoft positioniert diese Begleitmaßnahmen als notwendigen Bestandteil — nicht als Kür. Eine Lizenz allein verändert noch keine Arbeitsweise.

Fazit

Dass Copilot ab Juli 2026 fest in zwei Microsoft-365-Tarifen steckt, ist für kleine Unternehmen vor allem eine gute Nachricht für die Planung: stabile Lizenzkosten statt befristeter Aktionen, KI als selbstverständlicher Teil der Bürosoftware. Zugleich verschiebt sich die eigentliche Arbeit damit nach vorne — auf die Vorbereitung. Wer Zugriffsrechte aufräumt, die rechtlichen Punkte klärt und seine Leute mitnimmt, holt aus der eingebauten KI tatsächlich etwas heraus. Wer sie nur freischaltet, zahlt für eine Funktion, die kaum jemand nutzt.

Wir unterstützen Sie dabei, den passenden Tarif einzuschätzen, vor der Einführung die Berechtigungen und Freigaben in Ordnung zu bringen und sinnvolle Anwendungsfälle für Ihren Betrieb zu finden — damit aus eingebauter KI ein Werkzeug wird, das im Alltag wirklich trägt.