Eine stille, aber große Veränderung in Ihrem Office

Im Mai 2026 hat Microsoft eine Entscheidung getroffen, die den Arbeitsalltag in Millionen Unternehmen betrifft — nur ohne großes Aufsehen: Word, Excel und PowerPoint sind jetzt offen für verschiedene KI-Modelle. Sie sind nicht länger an ein einziges System gebunden, sondern können wählen, welche KI in Ihren Dokumenten arbeitet.

Für kleine und mittlere Unternehmen ist das mehr als ein technisches Detail. Es entscheidet darüber, wie gut die KI zu Ihren Aufgaben passt, wie es um Ihre Daten steht — und wie abhängig Sie von einem einzelnen Anbieter sind.

Aktualisiert am 13. August 2026. Ergänzt ist eine Voreinstellung, die dieser Beitrag offen ließ: Die Modelle von Anthropic sind für Mandanten innerhalb der EU-Datengrenze und im Vereinigten Königreich standardmäßig deaktiviert. Der Abschnitt „Was Sie beachten sollten" nennt jetzt, wer sie freischalten kann.

Aktualisiert am 10. August 2026. Gegenüber der Erstveröffentlichung vom 27. Mai 2026 ist eine Angabe nachgezogen: der Hinweis zur Lizenzierung weiter unten, weil Microsoft die Business-Tarife zum 1. Juli 2026 umgestellt und zum selben Datum die Listenpreise mehrerer Pläne angehoben hat. Die Modellwahl selbst, das Thema dieses Beitrags, ist davon nicht betroffen.

Was sich konkret geändert hat

Drei Neuerungen sind im Mai zusammengekommen:

  • Freie Modellwahl in Office: Seit dem 7. Mai 2026 können Nutzer von Word, Excel und PowerPoint zwischen verschiedenen KI-Modellen wählen — neben den Modellen von OpenAI auch Claude von Anthropic, in Mandanten innerhalb der EU-Datengrenze allerdings erst nach Freischaltung; dazu unten mehr. Anthropic hat dafür zehn spezialisierte Agenten direkt in Office integriert, die etwa Präsentationen erstellen oder Bilanzen prüfen.
  • =COPILOT direkt in der Zelle: Excel hat eine Funktion erhalten, mit der sich KI-Abfragen wie eine normale Formel in eine Zelle schreiben lassen. Statt Daten zu exportieren und extern auswerten zu lassen, bleibt die Analyse dort, wo Ihre Zahlen liegen.
  • Computer-Use-Agenten: Seit dem 13. Mai sind die „Computer-Use"-Agenten aus Copilot Studio allgemein verfügbar. Sie bedienen Programme über die Oberfläche — klicken, öffnen Menüs, geben Text ein, ähnlich wie ein Mensch. Damit lassen sich auch Anwendungen einbinden, die keine Schnittstelle bieten.

Jede dieser Änderungen für sich ist nützlich. Zusammen verschieben sie, was im Office-Alltag automatisierbar ist.

Warum die Modellwahl für KMU zählt

Kein Modell ist in allem das beste

KI-Modelle haben unterschiedliche Stärken. Das eine formuliert Texte präziser, das andere rechnet zuverlässiger oder hält sich strenger an Vorgaben. Wer das Modell wählen kann, nimmt für jede Aufgabe das passende Werkzeug — statt sich mit einem Kompromiss abzufinden.

Weniger Abhängigkeit von einem Anbieter

Wer auf ein einziges Modell festgelegt ist, trägt dessen Preis- und Produktentscheidungen mit. Die Wahlfreiheit gibt Ihnen Spielraum: Ändert ein Anbieter Konditionen oder Qualität, können Sie wechseln, ohne Ihre Arbeitsweise umzustellen.

Datenschutz bleibt eine bewusste Entscheidung

Mit der Modellwahl wächst die Verantwortung. Unterschiedliche Modelle verarbeiten Daten unterschiedlich — und nicht jede Aufgabe gehört in eine Cloud-KI. Gerade in der DACH-Region sollten Sie festlegen, welche Inhalte an welches Modell gehen dürfen.

Was Sie beachten sollten

Vier Punkte sind wichtiger als die Technik selbst:

  • Erst freischalten, dann wählen: Die Wahlfreiheit ist keine Voreinstellung. Die Modelle von Anthropic sind für Mandanten innerhalb der EU-Datengrenze und im Vereinigten Königreich standardmäßig deaktiviert, während sie in anderen Regionen für die meisten Kunden standardmäßig aktiv sind. Freischalten kann sie ein KI- oder globaler Administrator im Microsoft 365 Admin Center unter „Copilot" in den Einstellungen. Sehen Sie dort zuerst nach, bevor Sie im Team über Modelle sprechen — sonst sucht jemand in Word eine Auswahl, die es in Ihrem Mandanten gar nicht gibt. Bei den von OpenAI betriebenen Modellen ist es seit dem 24. Juli 2026 umgekehrt: Sie sind voreingestellt aktiv. Was das für Ihre Unterauftragnehmerliste heißt, steht im Beitrag „Copilot: OpenAI als Unterauftragnehmer seit Juli 2026" vom 13. August 2026.
  • Lizenzen klären: Die KI-Funktionen setzen eine Copilot-Lizenz voraus — der Weg dorthin hat sich zum 1. Juli 2026 geändert. Seit diesem Datum ist Copilot fester Bestandteil zweier Business-Tarife („Business Standard with Copilot" und „Business Premium with Copilot"), eine separate Zusatzlizenz ist also nicht mehr der einzige Weg; der günstigste Tarif Business Basic bleibt ohne eingebaute Copilot-Funktion. Bestehende Verträge stellt Microsoft nicht automatisch um — der Wechsel läuft über die Vertragsverlängerung. Zum selben Datum sind außerdem die Listenpreise mehrerer Pläne gestiegen, bei den Business-Plänen Basic und Standard, nicht bei Business Premium. Welcher Tarif für Sie rechnet und was er in Euro kostet, klären Sie am besten mit Ihrem Microsoft-Partner: Angekündigt waren die Preise in US-Dollar, die Euro-Preise weichen davon ab.
  • Regeln statt Wildwuchs: Wenn jeder Mitarbeiter eigenständig KI auf beliebige Dokumente loslässt, entstehen Datenschutz- und Qualitätsrisiken. Sinnvoll ist eine klare Leitlinie: welche Aufgaben, welche Modelle, welche Daten.
  • Nicht alles braucht KI: Eine wiederkehrende Auswertung ist oft mit einer Formel oder einem kleinen Skript günstiger und zuverlässiger gelöst als mit einem KI-Agenten. Die Wahl des Werkzeugs entscheidet über das Ergebnis.

Was das für Sie heißt

Die Modellwahl in Office ist eine gute Nachricht — aber kein Selbstläufer. Der Nutzen entsteht nicht dadurch, dass die Funktionen da sind, sondern dadurch, dass Sie sie gezielt einsetzen: für die Aufgaben, die heute Zeit kosten, mit dem Modell, das dazu passt, und unter Regeln, die Ihre Daten schützen.

Ein pragmatischer Einstieg: Suchen Sie sich einen einzigen, klar abgegrenzten Anwendungsfall — etwa die wiederkehrende Auswertung in Excel oder die Aufbereitung von Angeboten. Testen Sie dort, welches Modell das beste Ergebnis liefert, und legen Sie fest, welche Daten verwendet werden dürfen.

Unsere Einschätzung

Dass Sie in Ihrem eigenen Office künftig mitentscheiden, welche KI arbeitet, ist ein Fortschritt — er verlagert aber Verantwortung zu Ihnen. Wir sehen in der Praxis immer wieder, dass nicht das stärkste Modell den Unterschied macht, sondern die saubere Einbindung in einen konkreten Prozess und der bewusste Umgang mit Daten. Wer beides klärt, holt aus den neuen Office-Funktionen echten Nutzen — statt nur ein weiteres KI-Logo im Menüband.