Drei Tools, ein Versprechen — und eine Entscheidung
Wiederkehrende Abläufe automatisieren, Systeme verbinden, Zeit zurückgewinnen: Das versprechen Microsoft Power Automate, n8n und Make gleichermaßen. Alle drei lösen das Versprechen auch ein — aber auf sehr unterschiedliche Weise. Und genau da beginnt für viele kleine und mittlere Unternehmen das Problem: Welches Tool passt zu uns?
Die Frage ist aktueller denn je. Laut Bitkom nutzen inzwischen 41 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten KI im operativen Alltag — mehr als doppelt so viele wie im Vorjahr. Der Schwerpunkt verschiebt sich dabei klar von der Texterstellung zur Prozessautomatisierung. Gleichzeitig rüsten die Tool-Anbieter kräftig auf: Microsoft baut Power Automate spürbar in Richtung KI-Agenten aus. Zeit für eine ehrliche Einordnung.
Aktualisiert am 4. September 2026: Zwei Angaben aus dem Juni 2026 sind überholt. Erstens hat Microsoft am 25. August 2026 das Modell der halbjährlichen Release-Wellen beendet; einen zweiten Wellenplan für 2026 gibt es nicht mehr, Neuerungen erscheinen fortlaufend, und der Release Planner — das Werkzeug, mit dem sich bisher vorab ansehen ließ, was auf die eigenen Abläufe zukommt — wird am 15. November 2026 abgeschaltet. Zweitens entfällt zum 1. November 2026 das KI-Kontingent, das bisher in den Premium-Lizenzen enthalten war; KI-Schritte laufen danach gegen separat gekaufte Copilot Credits. Die betroffenen Abschnitte sind ergänzt. An der Einordnung der drei Werkzeuge ändert sich dadurch nichts.
Auf einen Blick
- Power Automate ist die erste Wahl, wenn Ihr Unternehmen ohnehin in Microsoft 365 lebt — tiefe Integration, zentrale Verwaltung, aktuell großes KI-Update.
- n8n punktet mit Datenkontrolle: Es kann auf eigener Infrastruktur laufen und verbindet KI-Modelle verschiedener Anbieter — auch lokale.
- Make ist der schnelle visuelle Baukasten für Cloud-zu-Cloud-Verknüpfungen mit geringer Einstiegshürde.
- Die Lizenzlogik unterscheidet sich grundlegend — pro Nutzer, pro Vorgang oder Eigenbetrieb. Was günstiger ist, hängt vom Nutzungsmuster ab, nicht vom Listenpreis.
- Oft ist die Kombination der beste Weg: ein Tool fürs Microsoft-Ökosystem, ein zweites für alles darüber hinaus.
Die drei Kandidaten im Porträt
Microsoft Power Automate: der Hausherr im Microsoft-Ökosystem
Power Automate ist Teil der Microsoft Power Platform und mit Teams, SharePoint, Outlook, OneDrive und Dynamics 365 so eng verzahnt wie kein anderes Tool. Wer eine Genehmigung in Teams auslösen, Anhänge aus Outlook in SharePoint ablegen oder Daten aus Excel weiterverarbeiten will, hat hier den kürzesten Weg. Neben Cloud-Workflows beherrscht Power Automate auch Robotic Process Automation: Sogenannte Desktop-Flows bedienen Windows-Programme, die keine Schnittstellen anbieten.
Microsoft baut die Plattform deutlich in Richtung KI aus: Desktop-Automatisierungen erhalten KI-Agenten mit Selbstheilungsfunktionen, die sich automatisch anpassen, wenn sich Programmoberflächen ändern. Cloud-Workflows lassen sich direkt mit Agenten aus Copilot Studio verbinden, und ein Server für das offene Model Context Protocol verbindet die Plattform mit KI-Systemen anderer Anbieter. Dazu kommen konsolidierte Lizenz- und Nutzungsberichte für die zentrale Verwaltung — ein Punkt, der bei wachsender Automatisierung schnell wichtig wird.
Stand 4. September 2026: Wann solche Neuerungen kommen, lässt sich nicht mehr vorab am Fahrplan ablesen. Microsoft hat das Modell der zwei festen Release-Wellen pro Jahr am 25. August 2026 beendet — Änderungen an Power Automate erscheinen seitdem laufend statt in Halbjahresschritten, und der Release Planner wird am 15. November 2026 abgeschaltet. Wer wissen will, was sich an den eigenen Abläufen ändert, muss die laufende Roadmap künftig selbst verfolgen — oder mit seinem IT-Partner klären, wer diesen Blick übernimmt.
Die Kehrseite: Außerhalb der Microsoft-Welt wird die Luft dünner. Anbindungen an Nischen-Tools sind teils umständlich, und die Lizenzlogik — grundsätzlich pro Nutzer, mit Aufpreisen für Premium-Funktionen wie RPA oder bestimmte Konnektoren — kann bei intensiver Nutzung unübersichtlich werden.
Stand 4. September 2026: Zum 1. November 2026 kommt hier ein eigener Posten dazu. Das KI-Kontingent, das bisher in den Premium-Lizenzen von Power Apps und Power Automate enthalten war, entfällt ersatzlos. Schritte mit KI — etwa das Auslesen von Rechnungen, Lieferscheinen oder Formularen — verbrauchen danach separat gekaufte Copilot Credits; wer keine hat, dessen Ablauf bleibt an dieser Stelle stehen. Eine automatische Umwandlung der alten Kontingente gibt es nicht. Die einzige Schonfrist betrifft Verträge, die vor dem 1. November 2025 begonnen haben: Dort gelten die zugesagten Kontingente bis zum Vertragsende — nachzusehen im eigenen Vertrag, nicht zu vermuten.
n8n: Datenkontrolle und KI-Flexibilität
n8n verfolgt einen anderen Ansatz: Das Tool mit Wurzeln in Berlin ist quelloffen und lässt sich wahlweise als Cloud-Dienst nutzen oder auf eigener Infrastruktur betreiben — im eigenen Rechenzentrum, auf einem gemieteten Server oder lokal im Unternehmen. Für Betriebe mit sensiblen Daten ist das ein gewichtiges Argument: Die Automatisierung läuft dort, wo die Daten liegen, und kein Drittanbieter sieht die Inhalte.
Bei KI-Workflows ist n8n derzeit besonders stark: Eingebaute Bausteine verbinden Workflows mit Modellen von OpenAI, Anthropic oder Google — und ebenso mit lokal betriebenen Modellen. Wer KI-Agenten bauen will, die firmeninterne Daten verarbeiten, ohne dass diese das Haus verlassen, findet hier den direktesten Weg. Die Logik folgt einem Baukasten aus Knoten, die sich frei verketten lassen; wer mag, ergänzt eigenen Code.
Die Kehrseite: n8n richtet sich eher an technikaffine Anwender. Die Freiheit hat eine Lernkurve, und beim Eigenbetrieb kommen Verantwortung für Updates, Sicherheit und Verfügbarkeit dazu — Aufgaben, die man selbst stemmen oder einem IT-Partner übergeben muss.
Make: der visuelle Schnellstarter
Make (früher Integromat) ist der visuell zugänglichste Kandidat. Szenarien werden als Diagramm zusammengeklickt, Hunderte Cloud-Dienste sind vorgefertigt angebunden, und erste Ergebnisse stehen oft nach einer Stunde. Für klassische Cloud-zu-Cloud-Aufgaben — Formular zu CRM, Shop zu Buchhaltung, Kalender zu Projekttool — ist Make ein sehr schneller Weg.
Die Kehrseite: Make ist ein reiner Cloud-Dienst, die Daten laufen immer über die Server des Anbieters. Die Abrechnung erfolgt nach Vorgängen — bei kleinen Volumen günstig, bei wachsender Automatisierung will die Kostenkurve beobachtet werden. Und bei komplexer Logik oder tiefen Microsoft-Integrationen stößt der Baukasten früher an Grenzen als die beiden Konkurrenten.
Der direkte Vergleich
| Kriterium | Power Automate | n8n | Make |
|---|---|---|---|
| Ideal für | Microsoft-365-Umgebungen | Datenkontrolle, KI-Workflows | schnelle Cloud-Verknüpfungen |
| Lizenzlogik | pro Nutzer, Premium-Aufpreise; KI-Schritte ab November 2026 separat | Eigenbetrieb oder Cloud-Abo | nach Anzahl der Vorgänge |
| Datenhaltung | Microsoft-Cloud | wählbar, auch im eigenen Haus | Anbieter-Cloud |
| KI-Anbindung | Copilot-Ökosystem, MCP | alle großen Modelle, auch lokal | Standard-KI-Bausteine |
| RPA (Desktop) | ja, integriert | nein | nein |
| Einstiegshürde | mittel | höher | niedrig |
Welches Tool für welches Unternehmen?
Die ehrliche Antwort lautet: Es hängt von drei Fragen ab, die nichts mit Funktionslisten zu tun haben.
- Wo leben Ihre Daten und Prozesse? Wenn die Antwort „in Microsoft 365" lautet, spricht vieles für Power Automate. Liegen die Daten verteilt über viele Cloud-Dienste, sind Make oder n8n im Vorteil.
- Wie wichtig ist Ihnen Datenkontrolle? Für Branchen mit hoher Vertraulichkeit — Kanzleien, Praxen, Personalwesen — ist die Self-Hosting-Option von n8n oft das entscheidende Argument, gerade bei KI-Workflows.
- Wer betreut die Automatisierung? Make verzeiht am meisten, n8n verlangt am meisten technisches Verständnis, Power Automate liegt dazwischen — wird aber bei Governance und Lizenzen schnell ein Thema für die IT-Betreuung.
In der Praxis sehen wir zunehmend Kombinationen: Power Automate für alles, was in Microsoft 365 passiert, daneben n8n für KI-Agenten und Integrationen außerhalb der Microsoft-Welt. Das ist kein Stilbruch, sondern sinnvolle Arbeitsteilung — solange jemand den Überblick behält, welcher Prozess wo läuft und wer ihn pflegt.
Was das praktisch bedeutet
Beginnen Sie nicht beim Tool, sondern beim Prozess. Welcher Ablauf kostet jede Woche die meiste Zeit? Folgt er festen Regeln? Welche Systeme sind beteiligt, und wo liegen die Daten? Aus diesen Antworten ergibt sich die Tool-Wahl fast von selbst — und manchmal lautet das Ergebnis auch: Für diesen einen Prozess reicht ein Bordmittel, das Sie längst bezahlen.
Wichtig ist außerdem der Blick auf die Folgekosten. Der Listenpreis sagt wenig darüber, was Automatisierung im dritten Jahr kostet — entscheidend sind Nutzungsmuster, Premium-Funktionen und der Pflegeaufwand. Eine Stunde ehrliche Kalkulation vor der Entscheidung spart später viel Geld. Wer mit KI-Schritten arbeitet, rechnet ab dem 1. November 2026 einen zusätzlichen, verbrauchsabhängigen Posten mit ein — bei kleinen Mengen kann das Auslesen von Hand am Ende günstiger bleiben als ein Paket gekaufter Credits.
Fazit
Power Automate, n8n und Make sind alle drei ausgereifte Werkzeuge — keines ist „das beste", jedes ist das beste für ein bestimmtes Unternehmensprofil. Microsoft-zentrierte Betriebe fahren mit Power Automate am kürzesten, datensensible Unternehmen und KI-Vorreiter mit n8n, schnelle Cloud-Verknüpfer mit Make. Und oft ist die Kombination klüger als der Glaubenskrieg.
Wenn Sie wissen möchten, welcher Weg zu Ihren Prozessen passt: Wir analysieren Ihre Abläufe, rechnen die Optionen ehrlich durch und richten die Automatisierung so ein, dass sie im Alltag trägt — unabhängig davon, welches Logo am Ende auf dem Tool steht.