Copilot darf bei Lastspitzen außerhalb der EU rechnen

Ein Schalter, den die wenigsten kennen

Wenn Microsoft Copilot in Ihrem Unternehmen viel zu tun hat und die Rechenzentren in Europa gleichzeitig ausgelastet sind, darf Microsoft die eigentliche Rechenarbeit außerhalb der EU-Datengrenze erledigen – in den Vereinigten Staaten, in Kanada oder in Australien. Bei berechtigten Mandanten, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, ist diese Möglichkeit standardmäßig eingeschaltet.

Das ist keine Neuigkeit von heute. Microsoft beschreibt den Vorgang in der Produktdokumentation unter dem Namen „Flex Routing", und diese Seite trägt den Stand 5. Mai 2026. Zwischen diesem Stand und dem Erscheinen dieses Beitrags am 28. August 2026 liegen 115 Tage. Der Anlass ist also nicht, dass Microsoft gerade etwas geändert hätte, sondern dass die Einstellung existiert, wirkt und in den meisten kleinen Betrieben noch nie angesehen wurde.

Microsoft selbst formuliert es als Aufforderung: Alle Mandanten-Administratoren seien angehalten, die eigene Flex-Routing-Einstellung zu prüfen, damit sie zu den Anforderungen des Unternehmens passt. Genau darum geht es in diesem Beitrag – nicht um eine Empfehlung, den Schalter umzulegen.

Was ein Mandant ist, und was hier verschoben wird

Zwei Begriffe vorweg. Ein Mandant, im Englischen „Tenant", ist Ihr eigener, abgegrenzter Bereich in der Microsoft-Cloud: Ihre Benutzer, Ihre Postfächer, Ihre Dateien, Ihre Einstellungen. Die EU-Datengrenze, im Englischen „EU Data Boundary", ist Microsofts Zusage, bestimmte Daten von Kunden aus der EU und der EFTA innerhalb Europas zu halten.

Flex Routing betrifft davon einen genau umrissenen Teil: die Auswertung Ihrer Eingabe durch das Sprachmodell, im Englischen „inferencing". Das ist der Rechenschritt, in dem aus Ihrer Frage und den mitgegebenen Dokumenten die Antwort entsteht. Dieser Schritt darf bei Lastspitzen außerhalb der EU stattfinden.

Die Unterscheidung, auf die es ankommt, ist damit diese:

• Die Verarbeitung kann die EU verlassen – in die Vereinigten Staaten, nach Kanada oder nach Australien, während einer Phase hoher Auslastung.
• Die Speicherung bleibt drin. Ruhende Daten werden laut Microsoft weiterhin innerhalb der EU-Datengrenze gespeichert. Ausgenommen sind begrenzte pseudonymisierte Daten, die aus Sicherheits- und Betriebsgründen auch außerhalb liegen können.
• Verschlüsselt wird unabhängig davon, wo gerechnet wird: bei der Übertragung und im ruhenden Zustand.

Wann die Einstellung bei Ihnen auf „erlaubt" steht

Microsoft nennt dazu ein Datum und einen Verweis.

• Mandanten, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden: Bei berechtigten Mandanten ist Flex Routing standardmäßig eingeschaltet. Wer seinen Microsoft-365-Mandanten also im Frühjahr oder Sommer 2026 neu aufgesetzt hat, sollte davon ausgehen, dass die Einstellung auf „erlaubt" steht, bis er das Gegenteil abgelesen hat.
• Ältere Mandanten: Hier nennt Microsoft keinen pauschalen Ausgangszustand, sondern verweist auf das Message Center im Microsoft-365-Admin-Center – die Stelle, an der Microsoft Änderungen an den eigenen Diensten mandantenspezifisch ankündigt. Dort steht, wie der Standard für Ihren Mandanten gesetzt wurde.

Eine Kennung dieses Message-Center-Beitrags nennt die Dokumentation nicht, und uns liegt keine vor. Suchen Sie im Message Center nach dem Stichwort „flex routing"; Microsoft benennt die Funktion in der Dokumentation ausschließlich englisch.

Wo Sie den Ist-Zustand ablesen

Der Weg führt über das Microsoft-365-Admin-Center. Anmelden muss sich jemand mit der Rolle „AI Administrator"; in kleinen Betrieben ist das in aller Regel der IT-Partner. Dort dann: Copilot, weiter zu den Einstellungen, dort „View all" und schließlich der Eintrag „Flex routing during peak load periods". Microsoft benennt diese Punkte in der Dokumentation englisch; je nach Spracheinstellung Ihres Mandanten kann die Oberfläche abweichende Beschriftungen zeigen.

Ablesen genügt für den ersten Schritt. Wer die Verarbeitung in der EU halten will, wählt die Option „Do not allow flex routing". Dann findet die Auswertung durch das Sprachmodell auch bei Lastspitzen innerhalb der EU-Datengrenze statt – mit dem Zweck, den Microsoft dem Angebot voranstellt: Flex Routing soll die Copilot-Nutzung auch unter Last gleichmäßig halten. Was ein Abschalten in Ihrem Betrieb praktisch bedeutet, beziffert Microsoft nicht.

Der zweite Ort, an dem derselbe Schalter steht

Wer Copilot nicht nur in Word, Excel und Outlook nutzt, sondern auch in Dynamics 365, in der Power Platform oder in Copilot Studio, hat eine zweite Einstellung im Power Platform Admin Center.

Die beiden hängen zusammen, aber nicht symmetrisch: Die Einstellung in der Power Platform folgt der aus dem Microsoft-365-Admin-Center, es sei denn, die dortige ist strenger. Ist Flex Routing im Microsoft-365-Admin-Center nicht erlaubt, steht es in der Power Platform standardmäßig aus und lässt sich dort auch nicht einschalten. Umgekehrt folgt daraus nichts: Ein „erlaubt" auf der Microsoft-365-Seite heißt nicht, dass Sie die Power-Platform-Seite ungeprüft lassen können.

Wen es nicht betrifft

Eine Gruppe fällt heraus: Kunden, die Multi-Geo Capabilities gekauft oder genutzt haben – eine Zusatzoption, mit der sich Daten gezielt über mehrere Regionen verteilen lassen. Für sie gilt der Geltungsbereich der EU-Datengrenze für Microsoft 365 nicht, und die Flex-Routing-Einstellung erscheint im Microsoft-365-Admin-Center gar nicht erst. In Einzelunternehmen und kleineren Betrieben ist das die Ausnahme; wer es gebucht hat, weiß es.

Drei Punkte, die offen bleiben

Drei Fragen drängen sich beim Lesen der Dokumentation auf. Wir geben das Ergebnis so wieder, wie es ist:

• Wie oft und wie lange Lastspitzen auftreten, beziffert Microsoft nicht. Die Dokumentation sagt lediglich, solche Phasen seien üblicherweise zeitlich begrenzt und liefen nicht durchgehend. Eine Zahl – Stunden pro Monat, Anteil der Anfragen – nennt Microsoft dort nicht, und uns liegt keine vor.
• Was die begrenzten pseudonymisierten Daten konkret umfassen, bleibt unscharf. Microsoft verweist dafür auf die allgemeine Beschreibung fortlaufender Teilübertragungen. Welche Angaben das im Fall von Copilot sind, geht daraus nicht in einer Genauigkeit hervor, mit der sich ein Verarbeitungsverzeichnis füllen ließe. Wir benennen das als offen, statt es zu glätten.
• Ob es für ältere Mandanten einen Hinweis im Message Center gab, lässt sich von außen nicht feststellen. Solche Beiträge sind nur im jeweiligen Mandanten sichtbar; nachsehen kann das nur, wer Zugang zu Ihrem Mandanten hat.

Die Frage, die Sie beantworten müssen – und die wir nicht beantworten

Ob Flex Routing für Ihr Unternehmen zulässig, vertretbar oder problematisch ist, hängt vom Einzelfall ab: davon, welche Daten Sie in Copilot geben, was Sie Ihren eigenen Kunden zugesagt haben und was in Ihren Unterlagen steht. Eine rechtliche Bewertung nehmen wir hier nicht vor.

Sachlich lässt sich die Prüffrage benennen: Wenn Sie in einem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, in einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit einem Kunden oder in einer Ausschreibungsantwort zugesagt haben, dass die Verarbeitung ausschließlich innerhalb der EU stattfindet, dann gehört diese Zusage gegen den Ist-Zustand dieses Schalters gehalten. Das gilt besonders dort, wo Sie selbst im Auftrag Dritter arbeiten: in Kanzleien, Agenturen, bei Buchhaltungs- und Lohnabrechnungsdienstleistern.

Der Abgleich kann drei Ergebnisse haben. Die Zusage passt zum Ist-Zustand, dann ist nichts zu tun. Sie passt nicht, dann ist entweder der Schalter oder die Zusage anzupassen. Oder es gibt gar keine solche Zusage, dann ist die Sache eine bewusste Entscheidung und keine Korrektur.

Wie sich das zu früheren Copilot-Beiträgen verhält

Zwei frühere Beiträge berühren dasselbe Feld, meinen aber etwas anderes. „Copilot: OpenAI als Unterauftragnehmer seit Juli 2026" vom 13. August 2026 beschreibt, wer im Auftrag verarbeitet, also die Kette der Unterauftragnehmer. Dieser Beitrag beschreibt, wo verarbeitet wird. „Aus Microsoft 365 Copilot wird Microsoft Copilot" vom 19. August 2026 betrifft allein die Produktbezeichnung. Alle drei landen am Ende in derselben Unterlage, sind aber getrennte Sachverhalte.

Was jetzt zu tun ist

• Zuerst klären, ob Copilot überhaupt lizenziert ist. Ohne Copilot-Lizenz im Mandanten läuft die Einstellung ins Leere.
• Danach das Anlagedatum des Mandanten feststellen. Liegt es nach dem 25. März 2026, ist Flex Routing bei berechtigten Mandanten voreingestellt erlaubt. Liegt es davor, gibt das Message Center Auskunft.
• Dann den Ist-Zustand im Microsoft-365-Admin-Center ablesen und mit Datum notieren. Der Satz „am 28. August 2026 stand die Einstellung auf …" ist in einem halben Jahr mehr wert als die Erinnerung daran.
• Anschließend die Power Platform prüfen, sofern Sie Copilot in Dynamics 365, der Power Platform oder Copilot Studio nutzen.
• Zuletzt mit den eigenen Zusagen abgleichen: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, Auftragsverarbeitungsvereinbarungen, Angaben gegenüber Kunden.

Das ist die Arbeit einer knappen Stunde, und sie endet in vielen Betrieben mit dem Ergebnis, dass alles so bleiben kann. Der Wert liegt darin, es zu wissen statt zu vermuten. Wenn Sie dabei Unterstützung brauchen: Wir sehen im Mandanten nach, halten den Zustand nachvollziehbar fest und sagen Ihnen, was daraus für Ihre Unterlagen folgt.

Rechtlicher Hinweis: Dieser Beitrag beschreibt einen technischen und organisatorischen Sachverhalt und ist keine Rechtsberatung. Ob und wie sich daraus für Ihr Unternehmen Pflichten ergeben, lassen Sie im Einzelfall rechtlich prüfen. Stand dieses Beitrags: 28. August 2026.