Copilot: OpenAI als Unterauftragnehmer seit Juli 2026

Eine Änderung, die niemand bestellen musste

Wer Microsoft Copilot einsetzt, hat seit dem 24. Juli 2026 einen weiteren Unterauftragsverarbeiter im Mandanten aktiv: OpenAI. Dafür war keine Buchung nötig, keine Zustimmung und kein Klick. Die Voreinstellung lautet „eingeschaltet", und sie gilt, solange niemand im Admin-Center widerspricht.

Das ist keine Meldung über abfließende Daten und kein Zwischenfall. Es ist eine Änderung in der Kette derer, die Ihre Daten im Auftrag verarbeiten. Genau diese Kette führen Sie in Ihrem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und in Ihrer Liste der Unterauftragnehmer — und dort steht seit dem 24. Juli 2026 ein Stand, der nicht mehr stimmt.

Das zu korrigieren, kostet eine halbe Stunde. Der schwierige Teil ist, davon zu erfahren.

Aktualisiert am 19. August 2026. Microsoft hat „Microsoft 365 Copilot" in Microsoft Copilot umbenannt. Dieser Beitrag nennt jetzt den neuen Namen. Wo auf einen früheren Beitrag verwiesen wird, steht dessen Überschrift weiterhin mit dem damaligen Namen. An den Daten und an der Sache ändert die Umbenennung nichts.

Was Microsoft geändert hat

Microsoft beschreibt den Vorgang auf einer eigenen Seite der Produktdokumentation, mit drei Daten:

Diese Seite ist zuletzt am 5. August 2026 geändert worden. Der Vorgang wird also gepflegt und ist nicht abgelegt; ein erneuter Blick vor der nächsten Prüfung Ihres Verarbeitungsverzeichnisses lohnt sich.

Wen das betrifft — und wen nicht

Zwei Eingrenzungen, die den Kreis deutlich kleiner machen, als die Überschrift vermuten lässt.

Es geht um Microsoft Copilot und Copilot Studio, nicht um jedes Microsoft-365-Abonnement. Wer keine Copilot-Lizenz im Haus hat, ist von dieser Änderung nicht betroffen. Die Frage ist seit dem 1. Juli 2026 allerdings weniger leicht zu beantworten als früher: Seit diesem Datum steckt Copilot fest in zwei Business-Tarifen, statt nur als Zusatzpaket buchbar zu sein — nachzulesen im Beitrag „Microsoft 365 Copilot wird feste Business-Lizenz" vom 13. Juni 2026. Wer seinen Tarif in dieser Zeit verlängert hat, sollte nicht aus dem Gedächtnis antworten.

Es geht um die von OpenAI betriebenen Modelle. Die Modelle, die Microsoft selbst betreibt — Azure OpenAI —, sind ausdrücklich ausgenommen; dort ändert sich nichts. Microsoft stellt diese Abgrenzung der eigenen Seite voran, weil beides denselben Namen trägt und regelmäßig verwechselt wird.

Drei Punkte, die schärfer klingen, als sie sind

Die Modelle sind im EU-Datenraum enthalten. Microsoft führt sie als Teil der EU Data Boundary, mit dem Zusatz „sofern nicht anders vermerkt". Ausgenommen sind sie von etwas anderem: von den Zusagen zur Verarbeitung im jeweiligen Land. Wer sich also darauf verlassen hat, dass die Verarbeitung Deutschland nicht verlässt, hat hier eine Lücke; wer mit der EU-Datengrenze arbeitet, liest hier keine Aufhebung. Im Beitrag „Microsoft 365 Copilot wird feste Business-Lizenz" vom 13. Juni 2026 stand diese Frage für Modelle von Drittanbietern noch offen — für die von OpenAI betriebenen Modelle ist sie damit beantwortet.

Ein Datenbestand bei OpenAI entsteht nach Microsofts Angabe nicht. Für die Schnittstelle, über die Microsoft diese Modelle anspricht, nennt Microsoft „Zero Data Retention" — keine Speicherung der übermittelten Daten —, ausdrücklich mit den Einschränkungen aus OpenAIs eigener Dokumentation. Das ist eine Angabe mit Vorbehalt und keine Garantie. Wer daraus jedoch liest, bei OpenAI wachse nun ein Archiv Ihrer Dokumente, liest etwas, das dort nicht steht.

Ihr Vertragspartner bleibt Microsoft. Ein Unterauftragsverarbeiter arbeitet unter dem Vertragswerk des Auftragsverarbeiters. Sie schließen keinen Vertrag mit OpenAI, und Ihre Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit Microsoft gilt unverändert weiter. Verantwortlich für die Verarbeitung bleiben Sie — deshalb liegt die Dokumentationspflicht bei Ihnen und nicht beim Anbieter.

Vier Nachweise, die es für diese Modelle nicht gibt

Microsoft führt für die von OpenAI betriebenen Modelle vier gängige Prüfnachweise als nicht verfügbar: den SOC-1-Type-2-Bericht, die PCI-Konformität, das HITRUST-Zertifikat und FedRAMP High.

Für einen Handwerksbetrieb, ein Ingenieurbüro oder einen Händler ist das ohne praktische Folge — diese Nachweise verlangt dort niemand. Relevant wird es, wo Sie solche Belege selbst weiterreichen: in der Lohn- und Finanzbuchhaltung für Dritte, im Zahlungsverkehr, im Gesundheitsbereich oder als Zulieferer eines Konzerns, der seine Dienstleisterkette jährlich abfragt. Dann ist das der Punkt, den Sie besser vor der Frage kennen als danach.

So sehen Sie im eigenen Mandanten nach

Der Weg im Microsoft 365 Admin Center: Copilot → Einstellungen → „AI providers operating as Microsoft subprocessors". Sehen und ändern darf das nur, wer die Rolle „AI Administrator" oder „Global Administrator" hat — in kleinen Betrieben ist das in aller Regel der IT-Partner.

Die Ablesung ist einfach: Abgeschaltet ist es nur dann, wenn dort „No users" ausgewählt ist. Alles andere heißt, dass die von OpenAI betriebenen Modelle im Einsatz sein können.

Nachsehen heißt nicht abschalten. Für die meisten Betriebe ist die Voreinstellung vertretbar, und eine Abschaltung aus Reflex kostet Funktionen ohne Gegenwert. Wer abschalten will, sollte vorher mit dem IT-Partner klären, welche Copilot-Funktionen dann auf welche Modelle zurückfallen — und die Entscheidung mitsamt Begründung festhalten, damit sie in einem halben Jahr noch nachvollziehbar ist.

Zwei Anbieter, zwei entgegengesetzte Voreinstellungen

Auf derselben Einstellungsseite steht ein zweiter Anbieter, und bei ihm ist es genau umgekehrt: Die Modelle von Anthropic sind für Mandanten innerhalb der EU-Datengrenze und im Vereinigten Königreich standardmäßig deaktiviert, während sie in anderen Regionen für die meisten Kunden standardmäßig aktiv sind.

Für die Praxis heißt das: Wer im Mai 2026 gelesen hat, dass sich in Word, Excel und PowerPoint zwischen mehreren KI-Modellen wählen lässt — wir haben es im Beitrag „Microsoft 365: Wählen Sie jetzt die KI in Ihrem Office" vom 27. Mai 2026 beschrieben —, findet Claude in einem deutschen Mandanten möglicherweise gar nicht. Das ist kein Fehler, sondern die Voreinstellung für diese Region.

Und das ist der eigentliche Grund, einmal selbst nachzusehen: Zwei Anbieter auf einer Seite, zwei entgegengesetzte Ausgangszustände. Aus „das hat Microsoft schon so eingerichtet" folgt für keinen von beiden, wie es in Ihrem Mandanten aussieht.

Vier Schritte, die die Sache erledigen

1. Klären, ob Copilot lizenziert ist. Ein Blick in die Lizenzübersicht des Mandanten oder eine Frage an den IT-Partner. Fällt die Antwort „nein" aus, sind Sie hier fertig. 2. Den Zustand der Einstellung ablesen und notieren, wie er am Tag der Prüfung war. 3. Die Dokumentation nachziehen — rückwirkend zum 24. Juli 2026. OpenAI gehört als Unterauftragsverarbeiter in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und in Ihre Liste der Unterauftragnehmer, und zwar mit dem Datum, seit dem es gilt, nicht mit dem Tag Ihres Eintrags. Diese Unterscheidung ist der einzige Punkt, an dem man hier etwas falsch machen kann. 4. Weitergeben, wo Sie selbst im Auftrag arbeiten. Verarbeiten Sie Daten für Ihre Kunden — als Agentur, Kanzlei, Dienstleister —, hängt an Ihrer Kette deren Kette. Dann gehört die Änderung in die Information an Ihre Auftraggeber, in der Form, die Ihr Vertrag dafür vorsieht.

Was das für Ihr Unternehmen heißt

Der Vorgang ist ein gutes Beispiel für eine Art von Änderung, die in Cloud-Diensten häufiger wird: Sie ist vertraglich sauber angekündigt, sie ist dokumentiert, sie ist nicht heimlich — und sie erreicht den Betrieb trotzdem nicht, weil sie in einer Liste steht, die niemand abonniert hat.

Deshalb ist die Lehre nicht „Copilot abschalten", sondern eine Gewohnheit: Wer KI-Funktionen in Microsoft 365 nutzt, sollte die Unterauftragnehmer einmal im Quartal ansehen, statt sie einmal beim Einführungsprojekt zu erfassen. Das ist derselbe Aufwand wie eine Sicherungsprüfung und aus demselben Grund sinnvoll.

Unsere Einschätzung

An dieser Änderung ist datenschutzrechtlich wenig aufregend: Die Modelle bleiben im EU-Datenraum, der Vertragspartner bleibt Microsoft, und für die genutzte Schnittstelle nennt Microsoft ausdrücklich, dass keine Daten gespeichert werden. Wer daraus eine Alarmmeldung macht, überzeichnet.

Bemerkenswert ist etwas anderes: Die Voreinstellung stand auf „an", die Änderung kam ohne Zutun des Betriebs, und die Unterlagen, die ein Unternehmen bei einer Aufsichtsanfrage vorlegt, sind seither veraltet — bei jedem Copilot-Kunden gleichzeitig. Dass zwei Anbieter auf derselben Einstellungsseite mit entgegengesetzten Voreinstellungen starten, macht es nicht einfacher.

Wenn Sie Copilot einsetzen und nicht sicher sind, wie der Schalter in Ihrem Mandanten steht: Wir sehen nach, halten den Zustand nachvollziehbar fest und ziehen Verarbeitungsverzeichnis und Unterauftragnehmerliste auf den richtigen Stand — mit dem Datum, das dorthin gehört.

Rechtlicher Hinweis: Dieser Beitrag beschreibt die Rechtslage in ihren Grundzügen und ist keine Rechtsberatung. Ob und wie eine Vorschrift auf Ihr Unternehmen zutrifft, lassen Sie im Einzelfall rechtlich prüfen. Stand dieses Beitrags: 13. August 2026.