Welche Frist für Sie gilt, entscheidet sich in diesem Jahr

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das Ausstellen dagegen war bisher freiwillig: Wer wollte, durfte weiterhin Papier verschicken oder – mit Zustimmung des Empfängers – eine PDF-Datei per E-Mail. Diese allgemeine Übergangsregelung endet am 31. Dezember 2026. Zwischen dem Erscheinen dieses Beitrags am 28. August 2026 und diesem Stichtag liegen 125 Tage.

Danach gibt es zwei Gruppen, und die Zuordnung hängt an einer einzigen Zahl. Das Bundesfinanzministerium formuliert sie so: „Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist noch bis zum Ablauf des Jahres 2027." Wer darüber liegt, muss seine Rechnungen an andere inländische Unternehmen ab dem 1. Januar 2027 als E-Rechnung ausstellen. Wer darunter bleibt, hat ein Jahr länger Zeit.

Entscheidend ist dabei das Wort „Vorjahres". Für den Stichtag 1. Januar 2027 ist das der Umsatz des Jahres 2026 – also der Umsatz, der gerade entsteht. Wer erst im Januar 2027 nachrechnet, erfährt zu diesem Zeitpunkt nur noch, welche Regel für ihn gilt; beeinflussen kann er sie dann nicht mehr. Was eine E-Rechnung technisch ist, warum eine PDF-Datei keine ist und was beim Empfang zu beachten war, steht im Beitrag „E-Rechnung im B2B: Welche Frist für Ihr Unternehmen gilt" vom 27. Juni 2026. Hier geht es um die andere Richtung: das Ausstellen und die Umsatzgrenze.

Auf einen Blick

  • 31. Dezember 2026: Die allgemeine Übergangsregelung läuft aus. Bis dahin darf jeder Rechnungsaussteller statt einer E-Rechnung eine sonstige Rechnung ausstellen.
  • 31. Dezember 2027: Bis zu diesem Tag verlängert sich die Frist, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bei höchstens 800.000 Euro lag. Ebenso lange dürfen EDI-Verfahren weiter genutzt werden, die die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht ohnehin erfüllen.
  • Papier ist nicht gleich PDF: Eine Papierrechnung kann innerhalb der Übergangsfrist immer verwendet werden. Eine Rechnung in einem anderen elektronischen Format – etwa eine E-Mail mit PDF-Datei – nur dann, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt.
  • Der Empfang gilt längst: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Laut Bundesfinanzministerium reicht dafür bereits ein E-Mail-Postfach aus.

Eine verlängerte Ausnahme, keine neue Pflicht

Diese Unterscheidung klingt nach Wortklauberei, sie ist aber der Schlüssel zum Verständnis der Regelung. Am 1. Januar 2027 tritt keine neue Vorschrift in Kraft. Die Pflicht zur E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen besteht dem Grunde nach bereits seit dem 1. Januar 2025. Was seither wirkt, sind Übergangsregelungen, unter deren Schutz alle Rechnungsaussteller weiterhin auf Papier oder – mit Zustimmung – als PDF abrechnen dürfen.

Zum 31. Dezember 2026 endet dieser Schutz für die meisten. Für Aussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro wurde er verlängert, und zwar bis zum Ablauf des Jahres 2027. Praktisch ist die Wirkung dieselbe, als käme 2027 eine Pflicht für die Größeren hinzu. Rechtlich ist es das Gegenteil: eine Erleichterung für die Kleineren.

Für die Praxis heißt das zweierlei. Erstens: Ihr Geschäftspartner darf Ihnen schon heute eine E-Rechnung schicken, ohne vorher zu fragen – das ist kein Vorgriff auf 2027, sondern seit dem 1. Januar 2025 der Normalfall. Zweitens: Es gibt keinen Stichtag, an dem der Gesetzgeber Ihnen die Umstellung ankündigt. Die Frist läuft ab, ohne dass jemand Sie anschreibt.

Die 800.000-Euro-Grenze – und was daran offenbleibt

Die Zahl selbst ist eindeutig. Weniger eindeutig ist für den einzelnen Betrieb, welche Umsatzgröße genau gemeint ist. Das Bundesfinanzministerium spricht vom „Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers", ohne diesen Begriff in seinen Fragen und Antworten weiter aufzuschlüsseln. In Fachbeiträgen kursiert dazu die Auslegung, maßgeblich sei der gesamte steuerliche Vorjahresumsatz und nicht nur der Anteil aus Rechnungen an inländische Unternehmen. Das ist plausibel, aber nichts, was dieser Beitrag als gesichert darstellen kann.

Für Sie folgt daraus eine schlichte Regel: Rechnen Sie zuerst mit Ihrem gesamten Umsatz. Landen Sie damit klar unter 800.000 Euro, gilt für Sie die längere Frist bis zum 31. Dezember 2027. Landen Sie klar darüber, gilt der 1. Januar 2027 – und die Frage nach der genauen Bemessung stellt sich gar nicht erst. Nur wer in der Nähe der Grenze liegt, sollte die Bemessungsgrundlage mit seiner Steuerberatung klären, bevor er die Umstellung auf 2027 verschiebt.

Ein zweiter Punkt betrifft Betriebe mit einem vom Kalenderjahr abweichenden Geschäftsjahr: Auch hier lohnt die Rückfrage, welcher Zeitraum als „Vorjahr" zählt. Und ein dritter Hinweis aus den Angaben des Bundesfinanzministeriums: Bei Barkäufen greift die E-Rechnungspflicht, wenn der Rechnungsbetrag über 250 Euro liegt. Ob und wie sich das auf Ihre Kleinbetragsrechnungen auswirkt, gehört ebenfalls in das Gespräch mit der Steuerberatung.

Wer sich auf EDI verlässt, hat einen eigenen Stichtag

Größere Betriebe rechnen mit Lieferanten und Kunden häufig über ein EDI-Verfahren ab – ein etablierter elektronischer Datenaustausch, der oft seit Jahren läuft und den niemand mehr anfasst. Auch dafür gibt es eine Übergangsregelung: Ein EDI-Verfahren, das die Voraussetzungen an eine E-Rechnung nicht ohnehin erfüllt, kann noch bis zum Ablauf des Jahres 2027 verwendet werden.

Das ist die unauffälligste der drei Fristen und zugleich die mit der längsten Vorlaufzeit, weil eine Umstellung hier zwei Seiten betrifft: Sie und Ihren Handelspartner. Wer erst Ende 2027 fragt, ob sein Verfahren weiter trägt, verhandelt unter Zeitdruck mit jemandem, der selbst gerade umstellt.

Was Sie jetzt tun sollten

  • Den Umsatz 2026 hochrechnen. Nehmen Sie die Zahlen bis zum aktuellen Monat und rechnen Sie auf das Gesamtjahr hoch. Sie brauchen nur eine Antwort: klar unter, klar über oder nahe an 800.000 Euro. Danach wissen Sie, ob Ihr Stichtag der 1. Januar 2027 oder der 1. Januar 2028 ist.
  • Die Rechnungssoftware auf das Ausstellen prüfen. Der Empfang ist eine andere Funktion als der Versand. Fragen Sie Ihren Softwareanbieter schriftlich, ob und ab welcher Version Ihr Programm E-Rechnungen nach der Norm EN 16931 erzeugen kann – und ob dafür ein Update, ein Modul oder ein Wechsel nötig ist.
  • Die Formatfrage mit der Steuerberatung oder dem Buchhaltungsdienstleister klären. Dort läuft ohnehin zusammen, in welchem Format Ihre Rechnungen weiterverarbeitet werden.
  • Laufende EDI-Verfahren ansprechen. Klären Sie mit Ihrem Handelspartner, ob das gemeinsame Verfahren über den 31. Dezember 2027 hinaus trägt.
  • Wer noch keinen Empfangsweg hat, schließt zuerst diese Lücke. Sie ist seit dem 1. Januar 2025 überfällig und lässt sich schneller schließen als der Versand.

Die Fristen in diesem Beitrag geben die Rechtslage zum 28. August 2026 wieder, wie sie das Bundesfinanzministerium in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung darstellt. Steuerliche Fristen werden erfahrungsgemäß bis kurz vor dem Stichtag nachjustiert – lassen Sie sich den aktuellen Stand bestätigen, bevor Sie eine größere Investition daran hängen.

Bei der technischen Seite unterstützen wir Sie gern: prüfen, was Ihre vorhandene Software kann, den Versandweg einrichten und die Ablage der ausgehenden Rechnungen sauber aufsetzen. Die steuerliche Bewertung bleibt bei Ihrer Steuerberatung.

Rechtlicher Hinweis: Dieser Beitrag beschreibt die Rechtslage in ihren Grundzügen und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Ob und wie eine Vorschrift auf Ihr Unternehmen zutrifft, lassen Sie im Einzelfall fachlich prüfen.