Der Ordner, in den seit Jahren niemand hineinsieht

In vielen kleinen Betrieben gibt es ihn: den Ordner „Personal" im abschließbaren Schrank hinter dem Schreibtisch der Büroleitung. Darin liegt, was sich über die Jahre angesammelt hat. Die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse, die ein neuer Mitarbeiter am ersten Arbeitstag mitgebracht hat. Papier, das einmal in den Lohnlauf eingeflossen ist und seither nur noch abgeheftet dort liegt.

Für diesen Ordner läuft eine Frist ab, und sie läuft leise ab. Es gibt keine Ankündigung, keinen Brief, keine Software, die eine Meldung anzeigt. Es gibt nur einen Satz in einer Verordnung, der eine Ausnahme auf den 31. Dezember 2026 befristet.

Das klingt nach einem Thema für die Rechtsabteilung, die kein kleiner Betrieb hat. Es ist aber vor allem eine Frage an den eigenen Ablauf: Wo sollen diese Unterlagen künftig liegen, wie kommen sie dorthin, und wer macht das im Alltag? Darum geht es in diesem Beitrag.

Auf einen Blick

Seit dem 1. Januar 2022 müssen die begleitenden Entgeltunterlagen in elektronischer Form vorliegen. So beschreibt es die Deutsche Rentenversicherung in ihrem Lexikon für Arbeitgeber.
Bis zum 31. Dezember 2026 kann sich ein Arbeitgeber davon auf Antrag befreien lassen. Diese Frist steht im Verordnungstext selbst — in § 8 Absatz 3 der Beitragsverfahrensverordnung.
Ab dem 1. Januar 2027 sieht der Wortlaut keine Befreiung mehr vor.
Eine Betriebsgröße nennt die Vorschrift nicht. Sie richtet sich an „den Arbeitgeber". Der Handwerksbetrieb mit sechs Beschäftigten steht damit im selben Satz wie der Konzern.
Gemeint sind die Unterlagen, die den Lohnlauf begleiten — die Rentenversicherung nennt beispielhaft die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse, Nachweise zur Versicherungspflicht und zur Versicherungsfreiheit, Angaben zur Staatsangehörigkeit und Unterlagen zur Entsendung.
Die Arbeit daran ist keine juristische, sondern eine organisatorische: drei Fragen — wo, wie, wer.
Einen verbreiteten Satz geben wir hier bewusst nicht als Zusage weiter: dass Altbestände nicht nachträglich digitalisiert werden müssten. Warum, steht weiter unten.

Was im Verordnungstext steht

Die Regelung findet sich in der Beitragsverfahrensverordnung, kurz BVV. Sie bestimmt, wie Arbeitgeber die Unterlagen führen, aus denen sich die Beiträge zur Sozialversicherung ergeben. Der maßgebliche Satz lautet dort im Wortlaut:

> „Bis zum 31. Dezember 2026 kann sich der Arbeitgeber von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung nach § 28p des Vierten Buches Sozialgesetzbuch befreien lassen."

Drei Dinge sind daran bemerkenswert, und alle drei werden in der Diskussion um dieses Thema regelmäßig verkürzt.

Erstens ist die Pflicht nicht neu — es läuft nur die Ausnahme aus. Die Deutsche Rentenversicherung schreibt, dass die begleitenden Entgeltunterlagen seit dem 1. Januar 2022 in elektronischer Form vorliegen müssen. Der 1. Januar 2027 ist also kein Beginn, sondern das Ende eines Übergangs. Wer nie einen Befreiungsantrag gestellt hat, war in den vergangenen Jahren nicht in einer Schonfrist. Er war in der Pflicht und wusste es in aller Regel nicht.

Zweitens ist die Befreiung ein Antrag, kein Zustand. Sie wird beim zuständigen Prüfdienst der Rentenversicherung gestellt. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr Betrieb das je getan hat, ist das die erste Frage an Ihre Lohnbuchhaltung oder Ihr Steuerbüro — und sie ist in fünf Minuten beantwortet.

Drittens steht dort „elektronische Unterlagen" und kein Produktname. Der Text nennt keine Software, kein Dateiformat und keinen Anbieter. Wer Ihnen ein Programm als „pflichtkonform" verkauft, verkauft Ihnen eine Auslegung. Das kann eine gute Auslegung sein — eine Zusage der Verordnung ist sie nicht.

Um welche Unterlagen es geht

Die Rentenversicherung führt in ihrem Lexikon Beispiele auf: Unterlagen zur Staatsangehörigkeit, zur Versicherungspflicht und zur Versicherungsfreiheit, zur Entsendung sowie die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse. Wichtig ist das kleine Wort davor: „beispielsweise". Die Aufzählung veranschaulicht, sie schließt nicht ab. Für einen Betrieb mit fünf bis fünfzig Beschäftigten übersetzt sich das in zwei Sorten Papier:

Was der Mitarbeitende mitbringt. Die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse ist der Klassiker: Sie kommt als Papier oder als Ausdruck, sie wird gebraucht, sie wird abgeheftet.
Was den Status begründet. Nachweise zur Versicherungspflicht und zur Versicherungsfreiheit, Angaben zur Staatsangehörigkeit, Unterlagen zur Entsendung — die Papiere, aus denen sich ergibt, warum jemand anders eingeordnet wird als der Rest der Belegschaft.

Diese Unterlagen entstehen fast nie am Rechner. Sie entstehen auf Papier — am Empfang, im Pausenraum, als Foto in einer Nachricht an den Chef. Genau daraus folgt die Prozessfrage.

Der Moment, in dem es auffällt

Ein fehlender elektronischer Bestand stört das Tagesgeschäft nicht. Der Lohn wird gezahlt, die Beiträge werden gemeldet, niemand beschwert sich. Bemerkt wird die Lücke bei der Betriebsprüfung: Die Verordnung nennt den Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung ausdrücklich, und § 28p des Vierten Buches Sozialgesetzbuch, auf den sie dabei verweist, ist die Vorschrift, aus der diese Prüfung folgt.

Für einen kleinen Betrieb ist das die unangenehmste Sorte Termin: Er wird angekündigt, und sein Umfang wird nicht im Haus bestimmt. Wann er bei Ihnen ansteht, weiß Ihre Lohnbuchhaltung — die Frage lohnt sich, denn eine Prüfung ab 2027 ist die erste, bei der diese Umstellung erledigt sein soll.

Die drei Fragen, aus denen die eigentliche Arbeit besteht

Die juristische Seite ist mit zwei Daten erzählt. Die betriebliche Seite besteht aus drei Fragen, und keine davon beantwortet ein Verordnungstext.

Erstens: Wo liegen diese Unterlagen künftig? In einem kleinen Betrieb gibt es dafür meist drei realistische Orte:

im Lohnprogramm selbst, sofern es einen Bereich für Dokumente je Beschäftigtem mitbringt,
im Portal des Steuer- oder Lohnbüros, wenn die Abrechnung dort läuft,
in der eigenen Ablage — Netzlaufwerk, Cloud-Speicher oder Dokumentenverwaltung.

Der Fehler, den man hier machen kann, ist nicht die falsche Wahl. Es ist, gar keine zu treffen. Dann liegt ein Teil im Lohnprogramm, ein Teil im Mailpostfach der Büroleitung und ein Teil weiterhin im Ordner. Drei halbe Ablagen sind schlechter als eine ganze, auch wenn jede für sich ordentlich aussieht.

Zweitens: Wie kommen die Unterlagen dorthin? Diese Frage gibt in der Praxis den Ausschlag, weil sie den Alltag verändert. Ein Mitarbeitender legt einen Zettel auf den Tisch. Jemand muss ihn einscannen oder abfotografieren, nachvollziehbar benennen, am richtigen Ort ablegen und anschließend entscheiden, was mit dem Papier geschieht. Solange dieser Weg nirgends beschrieben ist, existiert er nicht wirklich: Er hängt an einer Person, die ihn sich selbst zurechtgelegt hat.

Ein Zwischenschritt spart hier mehr Arbeit als jede Software: Fragen Sie bei den Krankenkassen und bei Ihrem Lohnbüro nach, was Sie ohnehin schon elektronisch bekommen können. Ein Dokument, das nie Papier war, muss niemand einscannen.

Drittens: Wer macht das? Ein Vorgang, der niemandem gehört, findet nicht statt. In einem Betrieb dieser Größe reichen dafür wenige Sätze: Wer legt ab, wer sieht einmal im Quartal nach, ob etwas fehlt, und wer übernimmt, wenn diese Person im Urlaub oder krank ist. Die Vertretungsfrage ist keine Formalie — der Stapel entsteht bevorzugt in genau den Wochen, in denen die zuständige Person nicht da ist.

Der Satz, den Sie überall lesen — und den wir nicht bestätigen

Wer zu diesem Thema recherchiert, begegnet an vielen Stellen derselben Entwarnung: Altunterlagen müssten nicht nachträglich digitalisiert werden, die Pflicht gelte nur für das, was künftig hinzukommt.

Diese Aussage steht in Beiträgen von Krankenkassen, Softwareanbietern und Fachverlagen. Die Quellen, die sie führen, berufen sich auf gemeinsame Grundsätze der Sozialversicherungsträger. Dieses Dokument haben wir nicht im Original gelesen — und deshalb geben wir den Satz hier nicht als Tatsache weiter.

Das ist keine Spitzfindigkeit. Es ist die eine Aussage in diesem Thema, die ein Leser als Erleichterung mitnimmt und auf die er anschließend seine Planung stützt. Wer sich im Prüfungstermin darauf beruft, beruft sich auf eine Quelle, die wir nicht geprüft haben.

Wir behaupten deshalb auch das Gegenteil nicht. Aus „nicht belegt" folgt nicht, dass Sie Ihr Archiv einscannen müssen. Offen ist die Frage, nicht die Antwort.

Belastbar ist stattdessen ein unspektakulärer Weg: Stellen Sie die Frage schriftlich — bei Ihrem Steuer- oder Lohnbüro und, wenn es um Ihren konkreten Fall geht, beim für Sie zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung. Schriftlich deshalb, weil eine Auskunft, auf die Sie sich 2027 berufen wollen, dann noch nachlesbar ist.

Und unabhängig davon gilt eine Planungsregel, die ohne diese Antwort auskommt: Fangen Sie mit den Menschen an, die heute für Sie arbeiten. Deren Unterlagen brauchen Sie ohnehin — beim nächsten Wechsel der Krankenkasse, bei der nächsten Änderung im Beschäftigungsverhältnis, bei der nächsten Einstellung. Wer die aktive Belegschaft geordnet hat, hat den Teil erledigt, der in jeder Lesart dieser Frage verlangt ist.

Aus dem Schrankschlüssel wird eine Berechtigung

Ein Punkt geht bei dieser Umstellung gern unter: Personalunterlagen sind personenbezogene Daten, und zwar empfindliche. Solange sie im abgeschlossenen Schrank liegen, regelt ein Schlüssel den Zugriff. Sobald sie in einem Ordner auf dem Netzlaufwerk liegen, regelt ihn eine Berechtigung — und die ist im Auslieferungszustand oft großzügiger, als es irgendjemand beabsichtigt hat.

Drei Dinge gehören deshalb in dieselbe Umstellung:

Zugriff begrenzen. Wer Personalunterlagen ablegt, entscheidet damit zugleich, wer sie sehen kann. Ein Ordner, den alle öffnen können, ist bei diesen Inhalten kein Schönheitsfehler.
Aufbewahrung und Löschung mitdenken. Elektronisch abgelegte Dokumente verschwinden nicht von selbst, wenn ihr Zweck endet. Welche Fristen für welche Unterlage gelten, klärt Ihr Steuer- oder Lohnbüro; dass am Ende jemand sie anwendet, ist Ihre Sache.
Die Sicherung prüfen. Ein Papierordner brennt selten. Eine elektronische Ablage, die es nur einmal gibt und die niemand sichert, ist nicht der bessere Zustand, sondern der schlechtere.

Warum das kein Nebensatz ist, zeigt unser Beitrag „Deutsche Wohnen: Was das DSGVO-Urteil für KMU bedeutet" vom 19. Juni 2026: Bei der Bemessung eines Bußgeldes zählt, ob ein Unternehmen sein Bemühen belegen kann. Eine Umstellung, bei der Zugriff und Löschung von Anfang an mitgedacht sind, ist genau so ein Beleg.

Dieselbe Bewegung, anderes Papier

Papier wird Datensatz: Diese Bewegung kennt der Betrieb bereits von der Rechnung. Unser Beitrag „E-Rechnung im B2B: Welche Frist für Ihr Unternehmen gilt" vom 27. Juni 2026 beschreibt sie. Übertragbar ist vor allem eine Erfahrung: Der Aufwand steckt nicht in der Technik, sondern in den Gewohnheiten drumherum — bei der E-Rechnung in der Frage, wo der eingehende Datensatz unverändert liegen bleibt, hier in der Frage, wer den Zettel vom Empfang in die Ablage bringt.

Eine Abgrenzung gehört dazu, weil beides Personalprozesse betrifft: Mit der Diskussion um die elektronische Arbeitszeiterfassung hat dieses Thema nichts zu tun. Die Frist hier steht in einer geltenden Verordnung; die Arbeitszeiterfassung ist ein Gesetzgebungsvorhaben, dessen Verlauf wir hier nicht beurteilen.

Was jetzt zu tun ist

Vier Schritte, und keiner davon ist technisch.

Erstens: Klären, ob eine Befreiung vorliegt. Die Frage an Lohnbuchhaltung oder Steuerbüro lautet: Hat unser Betrieb je einen Antrag nach § 8 Absatz 3 BVV gestellt? Beide Antworten führen zum selben nächsten Schritt, aber sie sagen Ihnen, ob Sie bisher befreit waren oder ob die Pflicht längst läuft.

Zweitens: Einen Ort festlegen. Einen, nicht drei. Fragen Sie zuerst, was Ihr Lohnprogramm und Ihr Steuerbüro dafür schon anbieten — die Antwort erspart in vielen Fällen eine Anschaffung.

Drittens: Den Weg beschreiben und jemanden benennen. Fünf Sätze auf einer Seite genügen: Wer legt ab, wo, in welchem Rhythmus, wer vertritt, was passiert mit dem Papier.

Viertens: Vor dem 31. Dezember 2026 einmal so tun, als stünde die Prüfung an. Nehmen Sie drei Beschäftigte und sehen Sie nach, ob deren begleitende Unterlagen elektronisch auffindbar sind — in fünf Minuten, ohne den Schrank zu öffnen. Was Sie dabei nicht finden, ist Ihre Arbeitsliste.

Unsere Einschätzung

Diese Frist hat alles, was ein Termin braucht, um übersehen zu werden. Sie steht in einer Verordnung, die kaum jemand liest, sie betrifft Unterlagen, die im Tagesgeschäft niemand anfasst, und ihr Ablauf löst keine sichtbare Störung aus. Auffallen kann sie erst bei der Prüfung — also an dem Tag, an dem sich nichts mehr vorbereiten lässt.

Gleichzeitig ist der Aufwand kleiner, als der Gegenstand klingt. Es geht nicht um ein Projekt und nicht zwingend um eine Anschaffung. Es geht um die Entscheidung, wo diese Unterlagen liegen, um einen beschriebenen Weg dorthin und um einen Namen dahinter. Ein Betrieb mit zwanzig Beschäftigten hat das an einem Nachmittag geordnet, vorausgesetzt, jemand setzt sich hin.

Der Nebengewinn reicht über die Frist hinaus. Wer diese Unterlagen elektronisch und geordnet vorhält, findet sie auch dann, wenn keine Prüfung ansteht: bei einem Wechsel in der Lohnbuchhaltung, bei einer Rückfrage der Krankenkasse, bei einem Austritt. Der Ordner im Schrank kann das nur so lange, wie die Person im Haus ist, die weiß, wie er sortiert ist.

Wenn Sie nicht sicher sind, wo diese Unterlagen bei Ihnen künftig liegen sollen und wie sie dorthin kommen: Wir sehen uns die vorhandene Ablage an, klären mit Ihrem Lohnprogramm oder Ihrem Steuerbüro, was dort bereits möglich ist, und richten den Weg samt Zugriffsrechten und Datensicherung ein. Die sozialversicherungs- und steuerrechtliche Bewertung bleibt bei Ihrem Steuerbüro und Ihrer Rechtsberatung — die Ablage und den Ablauf übernehmen wir.

Rechtlicher Hinweis: Dieser Beitrag beschreibt die Rechtslage in ihren Grundzügen und ist keine Rechtsberatung. Ob und wie eine Vorschrift auf Ihr Unternehmen zutrifft, lassen Sie im Einzelfall rechtlich prüfen. Stand dieses Beitrags: 13. August 2026.

Entgeltunterlagen ab 2027: Der Ordner reicht nicht mehr