Der letzte Arbeitstag ist vorbei, dann kommt die Frage

Jemand verlässt den Betrieb. Am Tag darauf steht eine Frage im Raum, die vorher niemand gestellt hat: Was passiert mit dem Postfach? Weiterlaufen lassen, damit nichts verloren geht? Die Nachfolgerin hineinsehen lassen, weil dort ein halbes Kundenprojekt liegt? Eine Weiterleitung einrichten, das ist ja schnell gemacht?

Wer das nachliest, findet binnen Minuten widersprüchliche Auskünfte: Ratgeber mit einer klaren Rechtsgrundlage, Behördenmaterial mit einer anderen, Fachbeiträge, die schreiben, die Frage sei ungeklärt. Dieser Beitrag erklärt, warum das so ist. Eine Anleitung ist er bewusst nicht: An zwei entscheidenden Stellen fehlt die klare Antwort, die eine Anleitung voraussetzen würde.

Die Vorschrift, auf die sich alle beriefen

Wer in Deutschland nach Beschäftigtendatenschutz sucht, landet bei § 26 Absatz 1 des Bundesdatenschutzgesetzes. Die Vorschrift war jahrelang die Standardantwort darauf, worauf ein Arbeitgeber die Verarbeitung von Beschäftigtendaten stützt, und sie steht weiterhin in Musterrichtlinien und behördlichen Handreichungen.

Am 8. Mai 2025 hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass sie unangewendet bleiben muss (Aktenzeichen 8 AZR 209/21). Der Grund: § 26 Absatz 1 BDSG erfüllt die Anforderungen der Öffnungsklausel des Artikels 88 DSGVO nicht, weil ihm die dort verlangten Schutzmaßnahmen fehlen. Die Verarbeitung im Beschäftigungskontext richtet sich damit unmittelbar nach der Datenschutz-Grundverordnung. Der Paragraf steht weiter im Gesetz, tragen kann er einen Zugriff nicht mehr.

Zur Reichweite: Der entschiedene Fall betraf kein Postfach, sondern Testdaten für eine neue Personalverwaltungssoftware. Zur Rechtsgrundlage im Beschäftigungskontext gilt das Urteil allgemein, zum konkreten Zugriff auf ein Postfach sagt es nichts. Die Datenschutzaufsicht in Baden-Württemberg empfiehlt, Verarbeitungen im Beschäftigungskontext unmittelbar auf Artikel 6 DSGVO zu stützen, bei privaten Arbeitgebern in der Regel auf Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe b, also die Erfüllung des Arbeitsvertrags. Vorlagen und Verarbeitungsverzeichnisse sollten dort nachgezogen werden.

Warum Sie widersprüchliche Auskünfte finden

Der Grund für das Durcheinander: Das Urteil datiert auf den 8. Mai 2025, ein großer Teil des auffindbaren Materials ist älter. Die FAQ-Seite der baden-württembergischen Datenschutzaufsicht formuliert, es könne „noch nicht sicher davon ausgegangen werden, dass § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG unanwendbar ist. Dies ist jedoch wahrscheinlich." Die Seite nennt keinen Stand; die Formulierung stammt erkennbar aus der Zeit vor dem Urteil. Und die Bremer Orientierungshilfe zur E-Mail-Weiterleitung nennt als Rechtsgrundlage „Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und § 26 Abs. 1 BDSG", also auch die für unanwendbar erklärte Norm.

Das ist kein Vorwurf: Handreichungen werden nicht im Wochentakt nachgeführt. Ein Text, der § 26 BDSG als Grundlage nennt, ist an dieser Stelle aber überholt.

Der zweite Streitpunkt: das Fernmeldegeheimnis

Die Frage, an der am meisten hängt: Darf jemand hineinsehen, wenn die private Nutzung erlaubt war?

Ein Oberlandesgericht sagt: nein. Das Oberlandesgericht Thüringen untersagte am 14. September 2021 (Aktenzeichen 7 U 521/21) einem Unternehmen den Zugriff auf das dienstliche Postfach eines ausgeschiedenen Vorstandsmitglieds. Im Leitsatz, den wir aus der Wiedergabe eines juristischen Fachverlags zitieren und nicht aus der Entscheidung selbst, heißt es, die Verfügungsbeklagte habe „mit ihrer Einsichtnahme in das dienstliche E-Mail-Postfach des Verfügungsklägers, für welches auch die private Nutzung erlaubt war, sowie mit der Verarbeitung der dortigen Daten gegen das Fernmeldegeheimnis verstoßen".

Zwei Einordnungen: Es war ein Eilverfahren, also einstweiliger Rechtsschutz, und die Revision war ausgeschlossen. Und sie erging unter dem alten Telekommunikationsgesetz; die einschlägigen Vorschriften sind seit 2021 in ein anderes Gesetz überführt und dieses ist umbenannt worden. Ob die Entscheidung auf die geltende Fassung übertragbar ist, sagt keine ausgewertete Quelle. Aufgehoben ist sie nicht.

Die Bundesnetzagentur sagt: in der Regel nicht. In ihrem Hinweispapier zur Einstufung von Online-Kommunikationsdiensten (Stand Juli 2025 laut Titelblatt, Pressemitteilung vom 23. Juni 2025) heißt es wörtlich:

„Ebenfalls nicht erfasst sind in der Regel Angebote zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Hier handelt es sich regelmäßig um ein Arbeitsmittel, das der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zur Verfügung stellt, und nicht um eine eigenständige wirtschaftliche Tätigkeit des Arbeitgebers. Auch die private Nutzungsmöglichkeit, zum Beispiel eines E-Mail-Dienstes durch den Arbeitnehmer führt nicht dazu, dass das Angebot des Arbeitgebers vorrangig auf einen geschäftlichen Vorteil oder eine andere Form der Entgeltung gerichtet wäre."

Der Weg dorthin wird oft verkürzt wiedergegeben. Zum Fernmeldegeheimnis äußert sich die Behörde an dieser Stelle nicht. Sie sagt, das Postfach sei ein Arbeitsmittel und keine eigenständige wirtschaftliche Tätigkeit, es fehle deshalb am Entgeltmerkmal, und damit liege schon kein Telekommunikationsdienst im Sinne des Gesetzes vor. Wen das Gesetz nicht als Anbieter ansieht, den treffen die Anbieterpflichten nicht. Das Fernmeldegeheimnis ist in dieser Argumentation die Folge, nicht der Ausgangspunkt.

Drei Einschränkungen sind mitzulesen. Die Formulierung lautet „in der Regel", nicht ausnahmslos. Es ist ein Hinweispapier, eine Auslegungshilfe der Behörde, keine Rechtsnorm; ein Gericht bindet es nicht. Und die Bundesnetzagentur ist nicht die Datenschutzaufsicht: Sie ordnet den Dienst telekommunikationsrechtlich ein, zur datenschutzrechtlichen Zulässigkeit eines Zugriffs sagt das Papier nichts. Eine Rechtsgrundlage nach der DSGVO bleibt in jedem Fall nötig.

Mehrere Landesdatenschutzbehörden vertreten ebenfalls die Auffassung, dass das Fernmeldegeheimnis hier nicht greift. Eine höchstrichterliche Entscheidung, die den Streit beendet, gibt es nicht.

Was hier bewusst nicht steht: Dieser Beitrag sagt Ihnen nicht, ob Sie in ein bestimmtes Postfach sehen dürfen. Die Frage ist ungeklärt, und ihre Beantwortung für den Einzelfall gehört in die Hände einer Rechtsanwaltskanzlei oder eines Datenschutzbeauftragten, bevor jemand das Postfach öffnet.

Was eine Aufsichtsbehörde empfiehlt, und für welchen Fall

Konkret wird es in der Orientierungshilfe des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit der Freien Hansestadt Bremen zur E-Mail-Weiterleitung bei längerer Abwesenheit oder Ausscheiden aus dem Betrieb. Wichtig ist ihre Voraussetzung: Sie gilt ausdrücklich für den Fall, dass „die E-Mail-Nutzung nur zu betrieblichen Zwecken erlaubt und die Nutzung zu privaten Zwecken ausdrücklich untersagt worden ist". War die Privatnutzung bei Ihnen erlaubt, passt sie auf Ihren Fall nicht ohne Weiteres.

Sie empfiehlt, beim Ausscheiden „die E-Mail-Adresse unverzüglich zu löschen, sodass keine weiteren E-Mails mehr unter dieser Adresse eingehen". Dienstliche E-Mails werden an Nachfolgerinnen und Nachfolger weitergegeben oder gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden; private E-Mails sollen die Beschäftigten vor dem Ausscheiden selbst löschen.

Von einer Weiterleitung rät sie ab, „weil sich auf dem E-Mail-Account der betroffenen Person vertrauliche E-Mails befinden können". Ihr Vorschlag stattdessen: über einen Abwesenheitsassistenten „den Hinweis anzubringen, dass über diese Adresse keine E-Mails mehr bearbeitet werden", verbunden mit einer alternativen Kontaktmöglichkeit. Die verbreitete Faustformel, bei rein dienstlicher Nutzung sei eine Weiterleitung unbedenklich, ließ sich in den ausgewerteten Behörden- und Gerichtsquellen nicht finden.

Eine Zahl fehlt in allen ausgewerteten deutschen Quellen: Es gibt keine Frist, nach der ein Postfach spätestens verschwunden sein muss. Bremen sagt „unverzüglich", ohne Monatsangabe. Nennt ein Ratgeber eine Zahl, lohnt die Frage, woher sie stammt.

Aufbewahrung hängt am Dokument, nicht am Postfach

Das häufigste Argument für ein weiterlaufendes Postfach lautet: Die Korrespondenz muss doch aufbewahrt werden. Der Punkt ist berechtigt. § 147 Absatz 1 der Abgabenordnung nennt unter den aufzubewahrenden Unterlagen empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und „sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind". Welche Frist für welchen Beleg gilt, steht in § 147 Absatz 3 AO und klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Wichtig für die Postfachfrage ist eine Unterscheidung, und sie ist unsere Einordnung, keine Behördenaussage: Die Pflicht knüpft an das einzelne Dokument an, nicht an das Postfach und nicht an die Adresse. Wer geschäftlich relevante Nachrichten ins Archiv oder in die Akte des Vorgangs übernimmt, muss dafür weder das Konto weiterlaufen lassen noch die Adresse erreichbar halten.

Drei Fragen vor der nächsten Kündigung

Drei Fragen, die ein Betrieb für sich beantwortet haben sollte:

  • Ist die private Nutzung des Firmenpostfachs bei uns erlaubt, geduldet oder untersagt, und steht das irgendwo schriftlich?
  • Was passiert am Tag nach dem Austritt mit der Adresse, mit dem Konto und mit den laufenden Vorgängen?
  • Wer entscheidet, wenn jemand doch in ein Postfach sehen muss, und was wird dabei festgehalten?

Die erste Frage ist die folgenreichste. Sie entscheidet, ob die Bremer Handreichung auf Ihren Fall überhaupt passt und ob der ungeklärte Streit um das Fernmeldegeheimnis Ihren Fall überhaupt berührt. Wer die Privatnutzung schriftlich regelt und private Nachrichten vor dem Austritt löschen lässt, muss diesen Streit gar nicht erst austragen.

Zur Arbeitsteilung: Die technische Umsetzung übernehmen wir. Der Text der Regelung selbst, im Arbeitsvertrag oder in einer Nutzungsrichtlinie, gehört arbeitsrechtlich geprüft, bevor er gilt. Musterklauseln finden Sie hier deshalb keine.

Technisch lässt sich der Rest unabhängig von der Rechtsfrage vorbereiten: Abwesenheitsnotiz statt Weiterleitung, den Zugang sperren, damit niemand unkontrolliert hineinsieht, laufende Vorgänge vorher übergeben und geschäftliche Korrespondenz archivieren.

Was offen bleibt

  • Ob ein Arbeitgeber bei erlaubter Privatnutzung dem Fernmeldegeheimnis unterliegt: ein Gericht so, eine Bundesbehörde und mehrere Landesbehörden anders, keine höchstrichterliche Entscheidung.
  • Ob die Entscheidung des Oberlandesgerichts Thüringen unter dem Nachfolgegesetz fortgilt: dazu äußert sich keine der ausgewerteten Quellen.
  • Ob eine bloße Duldung der Privatnutzung wie eine ausdrückliche Erlaubnis wirkt: In den ausgewerteten Primärquellen steht dazu nichts.
  • Wie lange ein Postfach bleiben darf und wer im Betrieb über einen Zugriff entscheidet: Dazu legt keine ausgewertete deutsche Quelle etwas fest.

Fazit

Wer die eine richtige Vorgehensweise sucht, findet sie nicht. Die zentrale deutsche Vorschrift ist seit dem 8. Mai 2025 nicht mehr anwendbar, die zweite Grundfrage steht zwischen einem Oberlandesgericht und der Bundesnetzagentur, und ein Teil des auffindbaren Materials bildet beides noch nicht ab. In der Hand hat ein Betrieb die schriftliche Festlegung, ob die private Nutzung des Firmenpostfachs erlaubt oder untersagt ist, getroffen bevor die nächste Kündigung auf dem Tisch liegt. Sie beendet den Streit nicht, sie sorgt nur dafür, dass Sie ihn nicht austragen müssen.

Rechtlicher Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand der öffentlich zugänglichen Quellen zum Erscheinungsdatum wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Die Rechtslage ist in einem wesentlichen Punkt ungeklärt. Ob und wie eine Vorschrift auf Ihren Betrieb zutrifft, lassen Sie im Einzelfall anwaltlich oder durch einen Datenschutzbeauftragten prüfen. Toptronix erbringt keine Rechtsberatung.