Ein Kabinettsbeschluss zu Kasse und Kassenbon

Wer Bargeld annimmt und es ohne elektronisches Kassensystem aufzeichnet, führt, vereinfacht gesagt, eine offene Ladenkasse. Davon gibt es laut Bundesfinanzministerium (BMF) noch etwa 115.000. Am 23. September 2026 hat das Bundeskabinett einen Gesetzentwurf des BMF beschlossen, der genau hier ansetzt.

Zwei Änderungen stehen im Mittelpunkt. Betriebe oberhalb einer bestimmten Umsatzgröße sollen eine elektronische Kasse verwenden. Und ab dem Jahr 2028 soll statt des Papierbons ein digitaler Beleg bereitgestellt werden. Bundesfinanzminister Lars Klingbeil fasst es in der Pressemitteilung vom 23. September 2026 so zusammen: „Wir schaffen die Pflicht für Papierbons ab. Digitale Belege werden Standard.“

Wichtig für die Einordnung: Stand 25. September 2026 ist das ein Regierungsentwurf, kein Gesetz. Das Verfahren in Bundestag und Bundesrat steht aus. Bis es abgeschlossen ist, gilt keine der hier beschriebenen Regeln, und jede davon kann sich im Verfahren noch ändern.

Auf einen Blick

  • Kassenpflicht: Laut Pressemitteilung des BMF vom 23. September 2026 sollen Unternehmen mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz ab dem Jahr 2028 keine offene Ladenkasse mehr führen, sondern ein elektronisches Kassensystem.
  • Ausnahme: Wer im Jahr Barumsätze unter 12.000 Euro hat, soll von der Kassenpflicht ausgenommen sein. Weitere Ausnahmen sollen per Rechtsverordnung möglich sein.
  • Digitaler Beleg: Ab dem Jahr 2028 soll die Ausgabe von Papierbelegen durch die Bereitstellung digitaler Belege ersetzt werden.
  • Papierquittung: Laut Regierungssprecher behalten Kunden den Anspruch auf eine Papierquittung, wenn sie sie verlangen.
  • Status: Regierungsentwurf. Bundestag und Bundesrat hatten bis zum 25. September 2026 nicht entschieden.

Woher die Angaben stammen

Den Wortlaut der Kabinettsfassung konnten wir bis zum 25. September 2026 nicht einsehen, eine Drucksache von Bundestag oder Bundesrat haben wir nicht gefunden. Was in diesem Artikel zur Kabinettsfassung steht, stammt deshalb aus der Pressemitteilung des BMF vom 23. September 2026 und aus der Regierungspressekonferenz vom selben Tag.

Mehr Einzelheiten enthält der Referentenentwurf des BMF mit Bearbeitungsstand 5. August 2026, also der Entwurf des Ministeriums vor dem Kabinettsbeschluss. Er ist aber nicht die Kabinettsfassung, und beide unterscheiden sich nachweislich. Der Titel ist ein anderer. Und die Ausnahme für Barumsätze unter 12.000 Euro, die laut Pressemitteilung in der Kabinettsfassung steht, enthielt der Referentenentwurf nicht.

Alles, was wir unten aus dem Referentenentwurf wiedergeben, kennzeichnen wir deshalb: im Referentenentwurf vom 5. August 2026 vorgesehen; ob die Kabinettsfassung das übernimmt, ist offen.

Wen die Kassenpflicht treffen soll

Laut Pressemitteilung des BMF vom 23. September 2026 sollen offene Ladenkassen „für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 100.000 Euro ab dem Jahr 2028 durch elektronische Kassensysteme ersetzt werden“. Ausgenommen sein sollen Steuerpflichtige, die im Jahr Barumsätze unter 12.000 Euro haben. Weitere Ausnahmen sollen per Rechtsverordnung möglich sein; der Referentenentwurf sah dafür eine Ermächtigung des BMF mit Zustimmung des Bundesrates vor. Welche Ausnahmen das sein könnten, lässt sich aus den gelesenen Quellen nicht belastbar sagen.

Es sind also zwei Zahlen, die man auseinanderhalten muss. Die Schwelle von 100.000 Euro bezieht sich auf den Jahresumsatz. Die Ausnahme von 12.000 Euro bezieht sich auf die Barumsätze.

Im Referentenentwurf vom 5. August 2026 ist der Kreis genauer beschrieben. Land- und Forstwirte, Gewerbetreibende und Freiberufler, deren Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Absatz 2 Satz 1 Umsatzsteuergesetz 100.000 Euro im Kalenderjahr überschreitet, sollen danach ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden. Ob die Kabinettsfassung diese Beschreibung übernimmt, ist offen.

Schon bei der Schwelle selbst gibt es eine sprachliche Unschärfe. Die Pressemitteilung spricht von „mehr als 100.000 Euro“, der Referentenentwurf von „überschreitet“. Der Regierungssprecher sagte in der Regierungspressekonferenz dagegen, die Kassenpflicht solle „ab einem jährlichen Gesamtumsatz von 100 000 Euro gelten“. Maßgeblich wird der beschlossene Gesetzestext sein. Bis dahin halten wir uns an die Zahl der Pressemitteilung: mehr als 100.000 Euro.

Ab wann: 2028, die Einzelheiten nur im Referentenentwurf

Pressemitteilung und Regierungssprecher nennen „ab dem Jahr 2028“, ohne Tag. Ein genaues Datum für die Kabinettsfassung liegt uns nicht vor.

Die folgenden Regeln sind im Referentenentwurf vom 5. August 2026 vorgesehen; ob die Kabinettsfassung sie übernimmt, ist offen:

  • Wer die Umsatzgrenze im Jahr 2027 überschreitet, soll ab dem 1. Januar 2028 kassenpflichtig sein.
  • Wer die Grenze erstmals im Jahr 2028 oder später überschreitet, soll ab dem 1. April des Folgejahres kassenpflichtig sein. Dazu kommt eine Mitteilung an das Finanzamt innerhalb eines Monats.
  • Die Pflicht soll mit Ablauf des dritten Kalenderjahres in Folge enden, in dem die Voraussetzungen nicht erfüllt sind.

Der digitale Beleg statt des Papierbons

Laut Pressemitteilung des BMF vom 23. September 2026 sieht der vom Kabinett beschlossene Gesetzentwurf vor, dass die Ausgabe von Papierbelegen ab dem Jahr 2028 durch die Bereitstellung digitaler Belege ersetzt werden soll. Wie das an der Kasse aussehen kann, beschrieb der Regierungssprecher mit einem Beispiel: Die Belege sollen digital bereitgestellt werden, „zum Beispiel per QR-Code auf dem Kassendisplay“.

Und der Papierbon? Laut Regierungssprecher behalten Kunden den Anspruch auf eine Papierquittung, wenn sie sie verlangen. Das ist eine Aussage der Bundesregierung, kein Gesetzestext. Die Begründung des Referentenentwurfs vom 5. August 2026 sagt dasselbe und verweist auf § 368 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB): Der Anspruch des Kunden auf eine papierhafte Quittung bleibe bestehen. Außerdem soll der Kunde danach nicht verpflichtet sein, den elektronischen Beleg anzunehmen.

Wer muss den digitalen Beleg liefern? Im Referentenentwurf vom 5. August 2026 liegt diese Pflicht beim Betrieb, der den Geschäftsvorfall erfasst. Der Entwurf nennt sie Belegbereitstellungspflicht und sieht dafür ab dem 1. Januar 2028 einen elektronischen Beleg in einem standardisierten Datenformat vor. Den Weg zum Kunden lässt er offen. Die Begründung spricht von Technologieoffenheit und nennt QR-Code, Download-Link, NFC (Nahfunk zwischen zwei Geräten), E-Mail und Kundenkonto. Ob die Kabinettsfassung das übernimmt, ist offen.

Nach dem Stand des Referentenentwurfs wäre damit nicht der Kassenanbieter in der Pflicht, sondern der Betrieb. Er müsste den digitalen Beleg bereitstellen; ob seine Kasse das kann, klärt er mit dem Anbieter.

Was bei Verstößen vorgesehen ist

Auch hier kennen wir nur den Referentenentwurf vom 5. August 2026; ob die Kabinettsfassung das übernimmt, ist offen. Er enthält unter anderem zwei Regeln:

  • Wer trotz Kassenpflicht keine elektronische Kasse nutzt, soll ordnungswidrig handeln. Die Geldbuße soll bis zu 25.000 Euro betragen können.
  • Für den Einsatz, das Bewerben und das In-Verkehr-Bringen von Manipulationsprogrammen sieht der Entwurf eine neue Steuerstraftat vor. Der Strafrahmen: Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder Geldstrafe.

Was Sie vor 2028 klären können

Eine Steuerberatung ersetzt dieser Artikel nicht. Die folgenden Punkte helfen, die eigene Lage zu sortieren und die richtigen Fragen zu stellen:

  1. Umsatz: Liegt Ihr Jahresumsatz über 100.000 Euro oder in der Nähe dieser Schwelle? Welcher Umsatz genau zählt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
  2. Bargeldanteil: Wie hoch sind Ihre Barumsätze im Jahr? Liegen sie unter 12.000 Euro, soll laut Pressemitteilung die Ausnahme greifen. Wie diese Grenze im Einzelnen berechnet wird, geht aus keiner Quelle hervor, die wir lesen konnten. Auch das ist eine Frage für die Steuerberatung.
  3. Vorhandene elektronische Kasse: Fragen Sie Ihren Kassenanbieter, ob und wie das System digitale Belege bereitstellen kann, etwa per QR-Code auf dem Display, und ob eine solche Funktion Teil Ihres bestehenden Vertrags wäre.
  4. Offene Ladenkasse: Wer ohne elektronisches Kassensystem arbeitet und über der Umsatzschwelle liegt, klärt mit der Steuerberatung, ob und ab wann ihn die Pflicht treffen würde. Die Auswahl einer Kasse lässt sich am beschlossenen Wortlaut sicherer festmachen als am Entwurf.
  5. Kosten: Was eine Umstellung kostet, lässt sich aus den Quellen nicht als Preis ablesen. Belastbare Zahlen liefert erst ein Angebot des Anbieters.
  6. Verfahren verfolgen: Bitten Sie Ihre Steuerberatung, Sie zu informieren, wenn Bundestag und Bundesrat entschieden haben. Dann steht fest, welche Regeln gelten.

Was offen ist

Stand 25. September 2026 sind mehrere Punkte nicht geklärt:

  • Der Wortlaut der Kabinettsfassung. Wir kennen sie nur aus Pressemitteilung und Regierungspressekonferenz. Dass sie vom Referentenentwurf abweicht, ist an zwei Stellen belegt; weitere Abweichungen sind möglich.
  • Das genaue Startdatum. Für die Kabinettsfassung ist nur „ab dem Jahr 2028“ genannt. Die Tagesdaten 1. Januar und 1. April stammen aus dem Referentenentwurf.
  • Die Formulierung der Schwelle. „Mehr als“ in der Pressemitteilung, „ab“ beim Regierungssprecher.
  • Die Berechnung der 12.000-Euro-Grenze und die Frage, welche weiteren Ausnahmen per Rechtsverordnung kommen.
  • Der Zeitplan. Wann Bundestag und Bundesrat beraten und entscheiden, ist uns aus keiner Primärquelle bekannt.
  • Die Papierquittung im Gesetzestext. Belegt ist sie als Aussage des Regierungssprechers und in der Begründung des Referentenentwurfs, nicht als Normtext der Kabinettsfassung.
  • Die Kosten für Betriebe. Dazu haben wir keine Angabe, die sich als Preis weitergeben ließe.

Sobald der beschlossene Wortlaut vorliegt, lohnt ein zweiter Blick auf die eigene Lage. Wenn Sie dann Ihre digitalen Abläufe rund um Belege gemeinsam mit uns durchgehen möchten, sprechen Sie Toptronix gern an; die steuerliche Bewertung bleibt bei Ihrer Steuerberatung.

Quellen

Alle Quellen abgerufen am 25. September 2026.