Der Anlass: ChatGPT in Word

OpenAI bietet ChatGPT als Add-in für Microsoft Word an, also als Zusatzprogramm, das sich in Word einklinkt. Laut dem Hilfeartikel von OpenAI öffnet es ChatGPT in einer Seitenleiste innerhalb von Word. Im selben Artikel steht der Satz, der diesen Beitrag ausgelöst hat: „Ab dem 1. Oktober 2026 ist ChatGPT für Word standardmäßig aktiviert.“ Eine Einschränkung auf bestimmte Tarife nennt dieser Satz nicht. Verfügbar ist das Add-in laut OpenAI in allen ChatGPT-Tarifen, auch im kostenlosen.

Was der Hilfeartikel (gelesen am 9. Oktober 2026) außerdem sagt:

  • Administratoren eines ChatGPT-Arbeitsbereichs können ChatGPT für Word in der ChatGPT-Admin-Konsole ein- und ausschalten.
  • Administratoren von Microsoft 365 müssen das ChatGPT-Add-in ebenfalls erlauben, damit es Mitarbeitenden in Word angezeigt wird.
  • Word, Excel und PowerPoint nutzen dasselbe Add-in.
  • Die Nutzung in Word berechnet OpenAI nach Token, also nach verarbeiteter Textmenge, zu den Preisen der Programmierschnittstelle (API) für das jeweils genutzte Modell. In Tarifen mit einem gemeinsamen Nutzungskontingent für Codex und andere Premium-Funktionen geht sie von diesem Kontingent ab.

Im Microsoft Marketplace heißt der Eintrag schlicht „ChatGPT“. Herausgeber ist OpenAI, LLC, aufgeführt sind Excel, PowerPoint und Word. Angegeben ist Version 2.0.0.1, aktualisiert am 15. September 2026. Beim Preis steht der Hinweis, dass ein zusätzlicher Kauf erforderlich sein kann. Und der Eintrag enthält den Satz, um den es hier eigentlich geht: Einige Daten, darunter Chats, Anhänge sowie Inhalte von Arbeitsmappen und Präsentationen, können mit Microsoft und OpenAI geteilt werden, damit das Add-in Ihre Dateien lesen und aktualisieren kann.

ChatGPT ist dabei nur ein Beispiel. Die Frage dahinter gilt für jedes KI-Add-in eines anderen Anbieters: Wer in Ihrem Betrieb darf so etwas installieren? Microsoft beantwortet das in seiner Dokumentation, und in der Voreinstellung lautet die Antwort: Ihre Mitarbeitenden selbst.

Word, Excel und PowerPoint: der Office-Store-Schalter

Im Microsoft 365 Admin Center, der Verwaltungsoberfläche für Ihren Mandanten (die Microsoft-365-Umgebung Ihres Betriebs), gibt es die Einstellung „Let users access the Office Store“. Die deutsche Microsoft-Dokumentation übersetzt sie mit „Benutzern den Zugriff auf den Office Store erlauben“. Verlassen Sie sich nicht auf den genauen Wortlaut: Die Beschriftung kann je nach Sprache der Oberfläche abweichen, und schon die Dokumentation übersetzt sie an zwei Stellen unterschiedlich.

Microsoft beschreibt den Weg so: Settings → Org settings → Services → User owned apps and services. In der deutschen Dokumentation steht dafür Einstellungen → Organisationseinstellungen → Dienste → Benutzereigene Apps und Dienste.

Der Schalter regelt, ob Nutzer Add-ins aus dem Microsoft Marketplace beziehen dürfen. Das gilt laut Microsoft für Add-ins in Microsoft-365-Abonnements und für Word, Excel und PowerPoint ohne Abonnement auf Windows und Mac. Office Store und Microsoft Marketplace meinen dasselbe; Microsoft weist selbst darauf hin, dass der Marketplace im Admin Center manchmal Office Store heißt.

Die Voreinstellung ist eindeutig. Zum Häkchen schreibt Microsoft: „This setting is the default setting.“ Ab Werk dürfen Ihre Mitarbeitenden also Add-ins aus dem Store herunterladen. Wer das Häkchen entfernt, sperrt den Marketplace für alle Nutzer. Sie sehen dann eine Meldung, dass Ihre Organisation den Zugriff auf den Office Store deaktiviert hat.

Zwei Einschränkungen stehen auf derselben Seite. Der Schalter gilt nicht für Outlook-Add-ins. Und wer verhindern will, dass sich jemand mit einem privaten Microsoft-Konto am Marketplace anmeldet, soll laut Microsoft die Anmeldung auf Organisationskonten beschränken.

Outlook: eigene Rollen im Exchange Admin Center

Für Outlook liegt die Entscheidung an anderer Stelle, im Exchange Admin Center. Dort regeln drei Benutzerrollen, ob Mitarbeitende Add-ins selbst installieren dürfen: „My Marketplace Apps“, „My Custom Apps“ und „My ReadWriteMailbox Apps“. Auch hier ist ab Werk alles offen. Microsoft schreibt: „By default, all end users have all of these user roles enabled.“

Zum Abschalten nennt Microsoft folgenden Weg: Roles → User Roles → „Default Role with Add-Ins Management“ → Manage permissions. Dort werden in der „Default Role Assignment Policy“ die drei Rollen abgewählt und mit „Save changes“ gespeichert.

Einen Haken erwähnt Microsoft ausdrücklich. Ist einem Nutzer eine einzelne Administratorrolle zugewiesen, etwa Security Reader, verhindert das Entfernen der Benutzerrollen nicht, dass er weiter Add-ins herunterladen kann. Microsoft empfiehlt deshalb getrennte Konten für Verwaltungsaufgaben und die tägliche Arbeit. Wo der Inhaber zugleich Administrator ist, gehört dieser Punkt in die Rückfrage.

Ein dritter Ort: Zustimmung zu Apps in Microsoft Entra

Eine weitere Einstellung betrifft Anwendungen, die Berechtigungen auf Daten Ihrer Organisation anfordern. Sie liegt nicht im Microsoft 365 Admin Center, sondern im Microsoft Entra Admin Center, der Verwaltung von Konten und Anmeldungen. Der Weg laut Microsoft: Identity → Applications → Enterprise apps → Consent and permissions → User consent settings. Über das Portal braucht man dafür laut derselben Seite die Rolle Global Administrator.

Ab Werk ist auch diese Tür offen: „By default, all users are allowed to consent to applications for permissions that don't require administrator consent.“ Nutzer dürfen also Anwendungen selbst Berechtigungen erteilen, solange dafür keine Administratorzustimmung nötig ist. Microsoft empfiehlt, die Zustimmung durch Nutzer nur für Anwendungen zuzulassen, die von einem verifizierten Herausgeber veröffentlicht wurden. Für Anwendungen, denen Nutzer nicht selbst zustimmen dürfen, gibt es den Workflow für Administratorzustimmung: Nutzer bitten dann um Prüfung und Freigabe durch einen Administrator.

Wer hier etwas ändert, ändert es nur für die Zukunft. Bereits erteilte Zustimmungen bleiben laut Microsoft unverändert. Und ob ein bestimmtes Office-Add-in überhaupt eine solche Zustimmung auslöst, sagt keine der Microsoft-Seiten, die wir für diesen Beitrag gelesen haben. Die Entra-Einstellung ist deshalb ein eigener Prüfpunkt, kein Ersatz für die beiden Schalter oben.

Sperren oder freigeben: zwei Betriebsweisen

Naheliegend wäre, den Store einfach abzuschalten. Microsoft beschreibt aber zwei Betriebsweisen, zwischen denen Sie wählen:

  • Nutzer finden und installieren freigegebene Add-ins selbst.
  • Alle von Nutzern ausgelösten Downloads werden blockiert, Add-ins kommen nur noch über die zentrale Bereitstellung.

Für die zentrale Bereitstellung empfiehlt Microsoft den meisten Kunden das Portal „Integrated apps“, in der deutschen Dokumentation „Integrierte Apps“, zu finden unter Settings → Integrated apps. Darüber verteilen Administratoren Add-ins gezielt an Nutzer und Gruppen. Jedes Add-in hat dort einen Zustand: Enabled, Not assigned oder Removed.

Die Apps dort können von Microsoft stammen oder von anderen Unternehmen. Vor der Freigabe lassen sich im Portal Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung der jeweiligen Anwendung einsehen. Bei KI-Add-ins ist das der Schritt, auf den es ankommt. Beim ChatGPT-Add-in steht der Hinweis auf die Datenweitergabe an Microsoft und OpenAI schon im Marketplace-Eintrag; bei jedem anderen KI-Add-in lohnt derselbe Blick, bevor es freigegeben wird. Ob ein Anbieter datenschutzrechtlich zu Ihrem Betrieb passt, ist keine Einstellungsfrage. Das klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsberatung.

Wer den Store-Schalter umlegen will, sollte vorher wissen, welche Add-ins im Betrieb schon genutzt werden und welche davon künftig zentral verteilt werden sollen.

Was Sie Ihren Dienstleister fragen

Sie müssen keinen dieser Schalter selbst suchen. Für das Gespräch mit dem, der Ihren Microsoft-365-Mandanten betreut, reichen sechs Fragen:

  1. Ist „Let users access the Office Store“ bei uns eingeschaltet? Wenn ja: Ist das eine bewusste Entscheidung oder die Voreinstellung?
  2. Wie sind die drei Outlook-Rollen in der Default Role Assignment Policy gesetzt? Und hat jemand mit seinem Alltagskonto zusätzlich eine Administratorrolle?
  3. Welche Add-ins sind unter Integrated apps freigegeben, und für wen?
  4. Wie ist die Benutzerzustimmung im Microsoft Entra Admin Center eingestellt? Ist der Workflow für Administratorzustimmung aktiv?
  5. Können sich Mitarbeitende mit einem privaten Microsoft-Konto am Marketplace anmelden?
  6. Ist der Stand mit Datum festgehalten? Dann wissen Sie bei der nächsten Frage, wovon Sie ausgehen.

Nutzt Ihr Betrieb einen eigenen ChatGPT-Arbeitsbereich, kommt eine weitere Stelle hinzu: die ChatGPT-Admin-Konsole, in der laut OpenAI ChatGPT für Word ein- und ausgeschaltet wird. Den Namen dieses Schalters nennt der Hilfeartikel nicht. Für Arbeitsbereiche der Tarife Business, Enterprise und Edu schreibt OpenAI, dass Eingaben und Ausgaben standardmäßig nicht zum Training der OpenAI-Modelle verwendet werden.

Was offen ist

Einige Punkte konnten wir nicht belegen. Wir lassen sie deshalb offen, statt zu raten:

  • Das Zusammenspiel der beiden Seiten. OpenAI schreibt, dass Microsoft-365-Administratoren das Add-in erlauben müssen. Wie sich das zum Office-Store-Schalter verhält, der ab Werk eingeschaltet ist, beschreibt keine der Quellen, die wir gelesen haben.
  • Bereits installierte Add-ins. Ob Add-ins, die Mitarbeitende schon aus dem Store geholt haben, nach dem Abschalten bleiben oder verschwinden, haben wir in den Microsoft-Seiten nicht verlässlich beantwortet gefunden.
  • Entra und Office-Add-ins. Ob ein bestimmtes KI-Add-in eine Zustimmung in Microsoft Entra auslöst, ist offen.
  • Teams. Für Apps in Microsoft Teams haben wir die Voreinstellungen nicht geprüft. „Ab Werk offen“ gilt in diesem Beitrag nur für Word, Excel, PowerPoint und Outlook.
  • Deutsche Beschriftungen. Die deutschen Bezeichnungen stammen aus einer maschinellen Übersetzung der Microsoft-Dokumentation. In Ihrer Oberfläche können sie anders lauten.
  • Kosten. Was ein KI-Add-in in Euro kostet, steht in keiner der Quellen, die wir für diesen Beitrag gelesen haben.
  • Stand der Angaben. Den Hilfeartikel von OpenAI und den Marketplace-Eintrag haben wir am 9. Oktober 2026 gelesen. Beide können sich ändern.

Wobei wir helfen

Wenn Sie die Schalter nicht selbst nachsehen möchten: In unserer Microsoft-365-Verwaltung prüfen und setzen wir solche Einstellungen in Ihrem Mandanten, vom Store-Schalter über die Outlook-Rollen bis zu den freigegebenen Apps, und halten den Stand mit Datum fest. Welche KI-Add-ins Ihr Betrieb nutzen will, entscheiden Sie.