Der Ausfall ist vorbei, die Rechnung kommt trotzdem

Nach übereinstimmenden Berichten der Fachpresse begann am 31. August 2026 eine großflächige Störung bei Microsoft 365. Betroffen waren nach diesen Berichten Exchange Online, Microsoft Teams, SharePoint Online, OneDrive for Business, Microsoft Graph, das Microsoft-365-Admin-Center, Microsoft 365 Copilot, Universal Print, Purview und Defender XDR. Am 3. September 2026 galten die Auswirkungen für die Nutzer nach denselben Berichten als behoben. Microsoft sprach während der Störung von einem Problem an einer Authentifizierungskomponente. Auch diese Aussage liegt uns nur über die Fachpresse vor.

Diese Zurückhaltung hat einen Grund: Microsoft veröffentlicht die Vorfallsbeschreibung nicht frei zugänglich. Die öffentliche Statusseite von Microsoft zeigte bei unserem Abruf am 8. September 2026 keine Vorfallshistorie. Die Beschreibung steht im Admin-Center Ihres eigenen Mandanten, also im Microsoft-365-Verwaltungsbereich Ihres Betriebs, hinter der Anmeldung. Wer wissen will, ob und wie sein Betrieb betroffen war, findet das nur dort.

Dort liegt auch der Nachweis, den Sie brauchen, wenn Sie für den Ausfall eine Gutschrift verlangen wollen. Verrechnet wird sie nicht von allein: Microsoft beschreibt ein Verfahren, in dem sie beantragt werden muss. Es ist fristgebunden, und der Nachweis dafür hält kürzer, als die meisten vermuten.

Auf einen Blick

  • Die Frist: Microsoft schreibt, Anträge zu allen Diensten außer Azure müssen innerhalb eines Monats nach Ende des Abrechnungsmonats gestellt werden, in dem der Vorfall auftrat. Für einen monatlich abgerechneten Vertrag heißt das: Ende September 2026.
  • Der Nachweis ist kurzlebig: Die Vorfallshistorie im eigenen Mandanten reicht 30 Tage zurück. Beide Zeitfenster laufen fast zeitgleich aus.
  • Ob ein Anspruch besteht, hängt unter anderem von der Einstufung des Vorgangs ab. Für als Advisory geführte Vorgänge sind Gutschriften laut Microsoft in der Regel ausgeschlossen.
  • Verlangt wird eine E-Mail aus der eigenen Firmendomäne, in der die Gutschrift ausdrücklich gefordert wird. Eine private Adresse akzeptiert Microsoft dafür nicht.
  • Wie hoch eine Gutschrift ausfällt, nennen wir in diesem Beitrag nicht. Warum, steht weiter unten.

Woher die Frist kommt

Microsoft beschreibt das Verfahren auf einer Seite des Partner Center mit dem Titel „Request a credit from Microsoft". Dort steht der Satz, an dem alles hängt: Anträge zu Microsoft Azure müssen innerhalb von zwei Monaten nach Ende des Abrechnungsmonats gestellt werden, in dem der Vorfall auftrat. Für alle übrigen Dienste beträgt die Frist einen Monat nach Ende dieses Abrechnungsmonats.

Der Vorfall fällt in den Abrechnungsmonat August 2026. Für einen monatlich abgerechneten Vertrag ergibt das ein Fristende mit dem September 2026. Für jährlich abgerechnete Abonnements, im kleineren Betrieb durchaus verbreitet, geht aus der Microsoft-Seite nicht hervor, was „Abrechnungsmonat" in diesem Fall bedeutet. Wir setzen den 30. September deshalb nicht als ausnahmslose Frist für jeden Vertrag. Wer jährlich zahlt, klärt die für ihn geltende Frist mit seinem Lizenzlieferanten.

Der Nachweis hält kürzer als die Frist

Das ist der Punkt, der in den meisten Beiträgen zu diesem Thema fehlt. Microsoft dokumentiert an anderer Stelle, wie lange die Vorfallsansicht im eigenen Mandanten zurückreicht: Der Reiter mit der Vorfallshistorie zeigt Vorgänge, die innerhalb der letzten 7 oder 30 Tage behoben wurden.

Rechnen Sie das gegen den Kalender. Die Störung begann am 31. August 2026, die Auswirkungen galten am 3. September 2026 als behoben, die Frist für einen monatlich abgerechneten Vertrag endet mit dem September 2026. Vom Beginn aus gerechnet steht der Vorgang zum Fristende am Rand des 30-Tage-Fensters, von der Behebung aus gerechnet nur wenige Tage darüber hinaus. Ein Puffer ist das nicht. Wer erst am Fristende anfängt, sucht seine Belege in einer Ansicht, die sie kurz darauf nicht mehr zeigt.

Daraus folgt die einzige Handlung, die wirklich eilt: die Vorfallsbeschreibung sichern, solange sie in der Historie steht. Ein Bildschirmfoto genügt, ein Export ist besser. Das kostet fünf Minuten.

Wer den Antrag einreichen darf

Die Microsoft-Seite, auf der das Verfahren steht, richtet sich an Anbieter im CSP-Programm. CSP steht für Cloud Solution Provider, das ist das Partnerprogramm, über das die meisten Dienstleister und Systemhäuser Microsoft-365-Lizenzen an ihre Kunden verkaufen. Innerhalb dieses Kanals ist Microsoft eindeutig: Anträge werden nur von direkten und indirekten Providern angenommen, nicht von indirekten Resellern. Der Weg dorthin ist ein Supportticket im Partner Center.

Für Sie als Betrieb heißt das: Wenn Sie Ihre Lizenzen über einen Dienstleister beziehen, was im KMU der Regelfall ist, geht der Antrag über Ihren Lieferanten. Unter Umständen über zwei Stufen, wenn Ihr Dienstleister selbst bei einem Distributor einkauft. Das ist der zweite Grund, warum es auf Tage ankommt: Jede Stufe braucht Zeit.

Wie ein Kunde vorgeht, der Microsoft 365 direkt bei Microsoft kauft, sagen wir hier nicht. Die einzige öffentlich zugängliche Microsoft-Quelle zum Verfahren ist die Partnerseite, und sie äußert sich dazu nicht.

Was Microsoft als Nachweis verlangt

Die Seite ist an dieser Stelle ungewöhnlich konkret, und sie sagt zuerst, was nicht genügt: Kundenname, Mandantenkennung, Partner-Ticketnummer und Erstellungszeitpunkt des Tickets reichen für sich genommen nicht aus, damit ein Antrag bearbeitet wird. Erforderlich sind stattdessen:

  • Die GUID des Kundenmandanten, also die eindeutige Kennnummer Ihres Microsoft-365-Bereichs
  • Die Kennung des Ausfallvorgangs
  • Ein Nachweis, dass der Kunde von der Störung betroffen war und die Gutschrift verlangt hat
  • Die Angabe, ob die betroffenen Abonnements über CSP gekauft wurden

Als Beleg für die Betroffenheit nennt Microsoft: Angaben zu Zeitpunkt und Dauer der Ausfallzeit, Zahl und Standorte der betroffenen Nutzer soweit zutreffend, eine Beschreibung der eigenen Behebungsversuche zum Zeitpunkt des Vorfalls, eine E-Mail des betroffenen Kunden, die Unterstützung anfordert und dann die Gutschrift verlangt, sowie die Support-Ticketnummer nebst Einzelheiten des Kundenkontakts.

Ein Detail entscheidet in der Praxis: Die als Beleg eingereichte Kunden-E-Mail muss aus der Domäne des betroffenen Mandanten kommen. Eine Nachricht von einer privaten Adresse ist ausdrücklich nicht akzeptabel. Diese Mail ist die eine Handlung, die niemand für Sie übernehmen kann.

Die Reihenfolge für den eigenen Adminbereich

Zuerst: die Vorgangsnummer sichern

Im Microsoft-365-Admin-Center unter Health, dann Service health, dort der Reiter mit der Vorfallshistorie. Die Kennung eines Ausfallvorgangs ist laut Microsoft eine Zahl mit einem vorangestellten Kürzel aus zwei Buchstaben für den betroffenen Dienst: EX für Exchange Online, SP für SharePoint Online, MO für einen Portalfehler. Microsofts eigenes Beispiel ist EX25194. Die Fachpresse nennt für die Störung Ende August 2026 die Kennungen EX1464935 und MO1465074. Maßgeblich für einen Antrag ist aber nicht, was in der Presse steht, sondern die Nummer, die in Ihrem eigenen Adminbereich zu sehen ist.

Wenn Sie ohnehin dort sind: Microsoft sagt für unplanmäßige Störungen mit breiter Wirkung zu, dass über Service health innerhalb von 48 Stunden nach Behebung ein vorläufiger Bericht zum Vorfall erscheint und innerhalb von fünf Werktagen ein endgültiger. Er enthält laut Microsoft Beginn und Ende des Vorfalls, einen Zeitverlauf und eine Ursachenanalyse, also genau die Angaben, die als Nachweis verlangt werden. Ob für diesen Vorfall in Ihrem Mandanten ein solcher Bericht vorliegt, können wir von außen nicht feststellen.

Dann: die eigene Betroffenheit festhalten

Wann konnte bei Ihnen niemand mehr arbeiten, wie lange, wie viele Personen an welchen Standorten, und was haben Sie oder Ihr Dienstleister in dieser Zeit versucht. Das muss kein Gutachten sein. Eine halbe Seite in Stichpunkten, geschrieben aus Kalender, Telefonnotizen und Ticketsystem, ist mehr, als die meisten Betriebe vorlegen können.

Zuletzt: die Mail an den Lizenzlieferanten

Aus der eigenen Firmendomäne, mit dem ausdrücklichen Verlangen einer Gutschrift für den Vorfall, mit der Vorgangsnummer aus Ihrem Adminbereich und der Aufstellung der Betroffenheit im Anhang. Damit hat Ihr Lieferant alles, was er für den Antrag braucht, und Sie haben schriftlich, dass Sie es rechtzeitig verlangt haben.

Woran Sie merken, dass sich der Aufwand für Sie nicht lohnt

  • In Ihrer Vorfallshistorie steht für den Zeitraum kein Vorgang, der Ihren Mandanten betrifft. Dann fehlt die Kennung, die Microsoft als Pflichtangabe verlangt.
  • Der Vorgang ist bei Ihnen als Advisory geführt. Microsoft schreibt, dass Advisory-Vorgänge in der Regel nicht für Gutschriften in Frage kommen. „In der Regel" heißt nicht „nie", aber es senkt die Aussicht deutlich.

Was wir nicht sagen können, und warum wir es trotzdem schreiben

Zur Höhe. Wie hoch eine Gutschrift ausfällt, regelt das SLA-Dokument für Microsoft-Online-Dienste, also die Vereinbarung über die zugesagte Dienstgüte. Microsoft veröffentlicht dieses Dokument ausschließlich als Word-Datei. Wir nennen hier bewusst keine Prozentsätze und kein Rechenbeispiel, weil wir sie nicht aus dem Vertragstext belegen können. Was in anderen Beiträgen als Staffel kursiert, haben wir auf keine Microsoft-Quelle zurückführen können.

Zum Anspruch. Wir schreiben nirgends, dass Sie Anspruch auf eine Gutschrift haben. Ob einer besteht, hängt unter anderem davon ab, wie Microsoft den Vorgang in Ihrem Mandanten eingestuft hat, und das ist von außen nicht feststellbar.

Zur Ursache und zum Ablauf. Wir nennen keine Ausfalldauer in Stunden und keine Uhrzeiten: Die verfügbaren Quellen widersprechen sich um mehr als acht Stunden. Eine Ursache behaupten wir ebenfalls nicht. Belegt ist allein die oben genannte Aussage von Microsoft zur Authentifizierungskomponente; was darüber hinaus als Erklärung kursiert, ist nicht überprüfbar.

Zur Größenordnung. Eine Zahl gibt es, die Microsoft selbst veröffentlicht: die weltweite Verfügbarkeit von Microsoft 365 je Quartal. Für das erste Quartal 2026 nennt Microsoft 99,526 Prozent, für das zweite Quartal 2026 99,994 Prozent. Das ist ein weltweiter Quartalswert, nicht der Wert Ihres Mandanten in einem bestimmten Monat; für eine Gutschriftsberechnung taugt er nicht. Er zeigt aber, dass Microsoft solche Einbrüche selbst ausweist.

Was der Aufwand realistisch bringt

Wir versprechen Ihnen nicht, dass am Ende Geld fließt. Der Nutzen liegt woanders: Die Frist ist gewahrt, und Sie haben schriftlich, dass Sie rechtzeitig verlangt haben, was Ihnen möglicherweise zusteht.

Wenn Sie nicht wissen, wo die Vorfallshistorie steht oder wer Ihr Lizenzlieferant im Sinne dieses Verfahrens ist: Für jemanden, der den Adminbereich kennt, ist das eine Frage von Minuten. Bei unseren Managed-Services-Kunden gehört das Sichern solcher Nachweise zum laufenden Betrieb.