Diese Umstellung betrifft nicht Outlook, sondern die Programme daneben

Microsoft schließt einen alten Zugangsweg zu den Postfächern in Microsoft 365: die Exchange Web Services, kurz EWS. Am Bildschirm Ihrer Mitarbeitenden ändert sich dadurch nichts. EWS ist keine Funktion, die jemand anklickt, sondern der Weg, über den andere Programme mit einem Postfach reden — ein Archivsystem, das jede Rechnung mitschreibt; eine Signaturverwaltung, die allen dieselbe Fußzeile setzt; ein Abgleich zwischen Kalender und Branchensoftware; eine Sicherung, die nachts Postfächer wegkopiert.

Geht dieser Weg zu, fällt nicht das E-Mail-Programm aus. Es fällt ein Nebenprogramm aus, das jahrelang unauffällig lief. Und darin liegt das eigentliche Problem dieser Umstellung: Sie merken es nicht am Tag der Abschaltung.

Aktualisiert am 13. August 2026. Ergänzt ist ein zweiter Termin aus derselben Umstellung: Die Teams-App auf dem Mobiltelefon muss bis Anfang Oktober 2026 aktualisiert werden, sonst zeigt sie den Kalender nicht mehr. Der Abschnitt dazu steht weiter unten. An den drei Daten zur EWS-Abschaltung selbst ändert sich nichts.

Was Microsoft am 1. Oktober 2026 tatsächlich umstellt

Die ganze Umstellung hängt an einer einzigen Einstellung, die pro Microsoft-365-Umgebung gilt. Sie kann drei Zustände haben, und der Unterschied zwischen ihnen entscheidet, was am 1. Oktober 2026 mit Ihnen passiert:

  • Nicht gesetzt — so steht die Einstellung in den meisten Umgebungen, solange niemand sie angefasst hat. EWS ist für alle Anwendungen offen, eine Freigabeliste gibt es nicht.
  • Aus — EWS ist für jede Anwendung dieser Umgebung blockiert, ohne Ausnahme.
  • Ein — EWS ist offen, aber nur für die Anwendungen, die auf der Freigabeliste stehen. Alles andere ist blockiert.

Daran hängt der ganze Rest: „Nicht gesetzt" ist nicht dasselbe wie „Ein". Wer nichts tut, hat nicht den offenen Zustand gewählt, sondern den, der umgelegt wird.

Die drei Daten, um die es geht

  • Bis Ende August 2026, laut Microsoft ausdrücklich optional: Wer EWS nach dem 1. Oktober 2026 noch braucht, füllt seine Freigabeliste selbst — eine ausdrückliche Aufstellung der Anwendungen, die weiter zugreifen dürfen — und setzt die Einstellung auf „ein". Der Zweck dieses Schritts ist genau benannt, und er ist kleiner, als er klingt: Die Umgebung wird von der automatischen Umstellung am 1. Oktober 2026 ausgenommen. Es geht nicht darum, einen endgültigen Verlust abzuwenden, sondern darum, die Entscheidung über die künftigen Zugriffe vorzuziehen — in Ruhe statt unter Druck.
  • 1. Oktober 2026: Microsoft setzt jede Umgebung, deren Einstellung bis dahin nicht gesetzt ist, auf „aus". EWS ist dort danach für alle Anwendungen blockiert. Dafür braucht es keine Entscheidung des Kunden und keinen Fehler.
  • 1. April 2027: EWS ist endgültig aus. Die Einstellung, mit der sich der Zugang offen halten ließ, wird entfernt; ab diesem Tag hilft keine Freigabeliste mehr. Auf die Frage nach einer Verlängerung antwortet Microsoft in seinen Fragen und Antworten mit einem Satz ohne Hintertür: Nach April 2027 gibt es keine Ausnahmen.
  • Nicht betroffen ist ein Exchange Server im eigenen Haus. Die Abschaltung gilt für Exchange Online, also für Postfächer, die in Microsoft 365 liegen.

Zum Fristtag: Microsoft nennt keinen. In der Ankündigung steht „bis Ende August 2026". Ob der 31. August 2026 noch zählt oder ein Stichtag davor liegt, steht dort nicht, und wir tragen hier kein Datum nach, das Microsoft nicht genannt hat. Praktisch heißt das: Planen Sie nicht auf den letzten Tag. Die Bestandsaufnahme, die der Freigabe vorausgeht, dauert länger als die Freigabe selbst.

Im September 2026 füllt Microsoft die Liste selbst — mit zwei Haken. Für Umgebungen, die bis September 2026 keine eigene Freigabeliste angelegt haben, erzeugt Microsoft eine, und zwar aus der Nutzung, die es in der jeweiligen Umgebung beobachtet hat. Der erste Haken: Auf einer so erzeugten Liste können Anwendungen stehen, von denen im Betrieb niemand wusste — sie sind ja allein deshalb darauf, weil sie Zugriffe gezeigt haben. Microsoft empfiehlt deshalb ausdrücklich, die Liste selbst zu erstellen. Der zweite Haken ist der wichtigere: Diese Liste wirkt nur, wenn die Einstellung auf „ein" steht. Wer gar nichts tut, bleibt bei „nicht gesetzt", wird am 1. Oktober 2026 auf „aus" gestellt — und dann zählt keine Liste, auch nicht die von Microsoft.

Kurze Ausfälle sind schon vor dem Stichtag möglich. Microsoft behält sich Testabschaltungen vor: kurze Zeitfenster, in denen EWS abgeschaltet und wieder eingeschaltet wird, damit verborgene Abhängigkeiten vor dem endgültigen Termin auffallen. Für einen Betrieb heißt das zwei Dinge. Ein Aussetzer vor dem 1. Oktober 2026 muss kein Zufall sein, sondern kann genau dieser Test gewesen sein. Und wer die Einstellung früh auf „ein" setzt, ist von diesen Tests ausgenommen — das ist neben der Ausnahme vom 1. Oktober 2026 der zweite konkrete Grund, nicht zu warten.

Warum der Ausfall erst Wochen später auffällt

Am 1. Oktober 2026 passiert nichts Sichtbares. Niemand bekommt eine Fehlermeldung, kein Mitarbeiter ruft an. Ein Programm, das über EWS auf Postfächer zugreift, verliert seinen Zugang — und was es tun sollte, unterbleibt einfach.

Der Schaden zeigt sich später und an der falschen Stelle. Im November 2026 fällt jemandem auf, dass im Archiv Belege aus dem Oktober 2026 fehlen. Eine Sicherung kann weiter „erfolgreich" melden, wenn sie keine neuen Elemente findet und deshalb auch keine vermisst. Ein Termin steht im Kalender, aber nicht in der Branchensoftware. Ein neuer Kollege hat eine andere Signatur als alle anderen.

Dann beginnt die Suche — beim neuen Kollegen, beim letzten Update, beim Netzwerk. Dass eine Schnittstelle abgeschaltet wurde, über die im Betrieb noch nie jemand gesprochen hat, ist der letzte Verdacht, nicht der erste. Diese Verzögerung ist der Grund, sich das Thema anzusehen. Nicht die Frist.

Rückgängig machen lässt sich das — aber erst, wenn es jemand merkt

Ein Punkt fehlt in den meisten Zusammenfassungen dieser Umstellung, und er ist wichtig: Der Zugang ist nicht verloren. Wer im Oktober 2026 feststellt, dass er EWS noch braucht, kann die Einstellung selbst wieder auf „ein" setzen, auch nachdem Microsoft blockiert hat. Microsoft schreibt dazu einen einzigen Vorbehalt, und der ist der entscheidende Halbsatz: In diesem Fall kommt es zu einer Unterbrechung des Dienstes.

Das nimmt der Frist den Schrecken und schärft die eigentliche Aufgabe. Der Schaden ist nicht der endgültige Verlust einer Schnittstelle. Er ist eine Lücke, die genau so lang ist, wie es dauert, bis jemand sie bemerkt. Bei einem Programm, dessen Ergebnis jemand täglich in die Hand nimmt, fällt das in Tagen auf. Bei einem Programm, das einmal im Monat archiviert, können Wochen vergehen. Und ob die Lücke danach nachträglich aufgeholt wird, entscheidet nicht Microsoft, sondern das Programm — manche holen nach, andere fangen ab dem Tag der Reparatur wieder an.

Deshalb bleibt der Rat derselbe, auch wenn nichts unwiderruflich ist: vorher nachsehen ist billiger als hinterher suchen.

Das ist keine kurzfristige Entscheidung

Microsoft hat EWS 2018 auf Wartung gestellt, also keine neuen Funktionen mehr ergänzt. 2023 kam das Abschaltdatum Oktober 2026 dazu. Im Januar 2024 wurde ein Angriff auf Microsoft bekannt, bei dem EWS eine Rolle spielte; Microsoft nennt ihn als Beschleuniger. Danach wurde der Umfang ausgeweitet: Die Abschaltung gilt nicht nur für Programme anderer Hersteller, sondern für alle Anwendungen, die EWS nutzen — die eigenen von Microsoft eingeschlossen. Die Dokumentationsseite dazu wurde am 29. Juni 2026 zuletzt aktualisiert, mit unverändertem Zeitplan. Der Beitrag des Exchange-Teams zum Thema liegt seit dem 21. Juli 2026 in siebter Fassung vor — auch dort sind die Termine unverändert.

Als Nachfolger nennt Microsoft Microsoft Graph, die Schnittstelle, über die Programme stattdessen auf Postfächer zugreifen. Für Sie ist das vor allem eine Frage an den Hersteller Ihres Programms: Kann er das, und ab welcher Version?

Welche Programme betroffen sind — und warum hier keine Namen stehen

Welche in Deutschland verbreitete Software EWS nutzt, ist nicht öffentlich dokumentiert. Deshalb nennt dieser Artikel kein einziges solcher Programme. Eine geratene Liste wäre schlechter als keine, denn Sie würden ein Programm für unbedenklich halten, das nie geprüft wurde.

Sagen lässt sich, welche Art von Programmen in kleinen Betrieben überhaupt an Postfächer geht:

  • Mail-Archivierung — schreibt ein- und ausgehende Post nachvollziehbar mit.
  • Signaturverwaltung — setzt Fußzeilen zentral, statt sie in jedem Postfach einzeln zu pflegen.
  • Termin- und Kalenderabgleich — zwischen Microsoft 365 und Warenwirtschaft, Zeiterfassung oder Branchensoftware, dazu Anzeigen an Besprechungsräumen.
  • Postfach-Sicherung — kopiert Postfächer auf einen zweiten Speicher.
  • Anbindungen aus Warenwirtschaft und Kundenverwaltung — legen Vorgänge als Mail ab oder verschicken sie.

Der gemeinsame Nenner: Diese Dinge wurden einmal eingerichtet, oft von einem externen Dienstleister, und liefen seither. Niemand denkt an sie, solange sie funktionieren. Deshalb stehen sie im Betrieb auch auf keiner Liste.

So finden Sie heraus, ob Sie betroffen sind

Raten müssen Sie nicht. Microsoft zeigt die Antwort für Ihre eigene Umgebung.

Der Nutzungsbericht im Microsoft 365 Admin Center. Dort gibt es einen Bericht zur EWS-Nutzung, im Bereich Berichte unter Nutzung. Er zeigt, welche Anwendungen über EWS auf Ihre Postfächer zugreifen. Dafür braucht es einen Zugang zur Verwaltung Ihrer Microsoft-365-Umgebung. Wenn Sie die Verwaltung abgegeben haben, ist das die eine Nachricht, die Sie schreiben müssen: Bitte einmal den EWS-Nutzungsbericht unseres Mandanten und eine Einschätzung dazu. Ergänzend stellt Microsoft ein Analysewerkzeug mit dem Namen EWS Analyzer bereit.

Prüfen Sie, welchen Zeitraum der Bericht abdeckt. Ein Programm, das nur zum Monats- oder Quartalsende läuft, taucht in einem kurzen Auswertungsfenster nicht auf. Ein leerer Bericht ist ein gutes Zeichen, aber kein Beweis. Dasselbe gilt für die Liste, die Microsoft im September 2026 selbst erzeugt: Sie kennt nur, was in ihrem Beobachtungsfenster Zugriffe gezeigt hat.

Die Frage an Ihre Lieferanten. Jeder Hersteller und jeder Betreuer eines Programms, das mit E-Mail oder Kalender arbeitet, bekommt zwei Fragen, schriftlich, damit die Antwort nachlesbar bleibt: Greift Ihr Programm über Exchange Web Services auf Microsoft 365 zu? Wenn ja, ab welcher Version läuft es über Microsoft Graph, was kostet die Umstellung, und wann ist sie bei uns machbar? Erst beides zusammen — der Bericht aus der eigenen Umgebung und die Auskunft der Hersteller — ergibt ein belastbares Bild.

Das Nachrichtencenter Ihrer Umgebung. Im Microsoft 365 Admin Center laufen die Ankündigungen ein, die Ihren Mandanten betreffen. Eine Suche nach Exchange Web Services zeigt, was Microsoft Ihnen dazu geschrieben hat, samt allem, was nach dem Erscheinen dieses Artikels am 10. August 2026 noch dazukommt.

Was Sie mit dem Ergebnis machen

Wenn nichts über EWS zugreift: Sie sind fertig. Halten Sie das Ergebnis mit Datum fest, damit die Frage nicht zweimal geprüft wird.

Wenn etwas zugreift und Sie es brauchen: Das sind zwei Schritte, nicht einer. Bis Ende August 2026 die Freigabeliste selbst füllen und die Einstellung auf „ein" setzen — dann geht die automatische Umstellung am 1. Oktober 2026 an Ihrer Umgebung vorbei, und die Testabschaltungen davor betreffen Sie ebenfalls nicht. Und danach den Umstieg planen, denn am 1. April 2027 endet auch dieser Weg. Eine Freigabeliste ist gekaufte Zeit — sie verschiebt den Termin um ein halbes Jahr, sie löst nichts.

Weil eine Freigabeliste eine Positivliste ist, wirkt sie nur für das, was darauf steht. Ohne Bestandsaufnahme weiß niemand, was darauf gehört. Deshalb ist die Reihenfolge nicht umkehrbar: erst nachsehen, dann freigeben.

Wenn etwas zugreift und Sie es nicht mehr brauchen: der angenehme Fall. Alte Anbindungen, die niemand nutzt, werden nicht freigegeben, sondern abgeschaltet. Ein Zugang, den kein Mensch mehr kennt und der auf jedes Postfach darf, ist ohnehin kein guter Zustand.

Was diese Ankündigung nicht bedeutet

Sie hat nichts mit der Anmeldung zu tun. Microsoft stellt auch die zweite Stufe der Anmeldung um: SMS- und Anruf-Codes fallen weg, Passkeys werden Standard, mit Terminen im September 2026 und im Februar 2027. Das ist eine andere Umstellung, und sie betrifft Menschen beim Anmelden. Hier geht es um Programme beim Zugriff auf Postfächer. Wer beides zusammenwirft, sucht im Oktober 2026 an der falschen Stelle.

Ein Exchange Server im eigenen Haus ist nicht betroffen. Die Abschaltung gilt für Exchange Online.

Die Ankündigung spricht ausschließlich von EWS. Über den Mailabruf per IMAP oder POP3 und über den Versand per SMTP sagt sie nichts. Daraus folgt nicht, dass an diesen Wegen nichts geschieht — nur, dass sie nicht Gegenstand dieser Umstellung sind.

Und sie nennt keinen Abschalttermin für Ihr E-Mail-Programm. Dass Microsoft die eigenen Anwendungen in die Umstellung einbezogen hat, heißt, dass Microsoft sie selbst umbaut. Ein Datum, an dem Outlook aufhört zu arbeiten, steht in dieser Ankündigung nicht.

Derselbe Weg, ein zweiter Termin: Teams auf dem Telefon

Ergänzt am 13. August 2026. Aus derselben Umstellung folgt ein zweiter Termin, der andere Geräte betrifft. Wer Microsoft Teams auf dem Mobiltelefon nutzt, muss die App bis Anfang Oktober 2026 aktualisieren — sonst zeigt sie den Kalender nicht mehr. Der Grund ist derselbe wie oben: Auch die mobile App hat den Kalender bisher über Exchange Web Services aus dem Postfach geholt.

Angekündigt hat Microsoft das über das Nachrichtencenter am 27. Juli 2026 und die Ankündigung am 31. Juli 2026 aktualisiert; dabei ist der Termin von Ende Oktober 2026 auf Anfang Oktober 2026 vorgezogen worden. Diese Angaben stammen aus einer öffentlichen Wiedergabe des Nachrichtencenters, nicht aus dem Eintrag in einem eigenen Mandanten. Einen Tag im Oktober nennt sie nicht, und wir tragen keinen nach.

Was dort nicht steht: ob Chat und Anrufe in einer veralteten App weiterlaufen. Diese Frage lassen wir offen, statt sie zu beantworten.

Zu tun ist wenig, und es passiert nicht in der Verwaltung, sondern auf den Geräten: Die App wird über den App Store beziehungsweise Google Play aktualisiert. Wo Mobilgeräte zentral verwaltet werden, gehört Teams auf die Liste der Anwendungen, deren Aktualisierung erzwungen wird. Wo nicht, genügt eine Nachricht an alle, die Teams auf einem Telefon nutzen — im September 2026, nicht im Oktober.

Fazit

Der 1. Oktober 2026 ist kein Tag, an dem etwas Sichtbares passiert. Er ist der Tag, an dem etwas Unsichtbares aufhört — und die Rechnung kommt im November 2026, als Suche, die an drei falschen Stellen beginnt. Dass sich der Zugang danach wieder öffnen lässt, ändert daran wenig: Die Reparatur beginnt erst, wenn jemand die Lücke gefunden hat.

Der Aufwand, das zu vermeiden, ist überschaubar, und die Reihenfolge ist klar: nachsehen, welche Programme über EWS an Ihre Postfächer gehen. Was gebraucht wird, bis Ende August 2026 freigeben. Für diese Programme bis zum 1. April 2027 den Umstieg klären. Den Rest abschalten. Der erste Schritt ist ein Blick in einen Bericht, kein Projekt.

Wenn Sie nicht wissen, wer in Ihrem Betrieb Zugang zu diesem Bericht hat oder was darin zu lesen ist, sehen wir uns das gemeinsam an: Bestandsaufnahme, Freigabe für das, was bleiben muss, und ein Termin für den Umstieg, der nicht im März 2027 liegt.