Nicht der Mensch meldet sich an, sondern das Gerät

In jedem Betrieb gibt es E-Mails, die niemand schreibt. Der Kopierer im Flur schickt den eingescannten Lieferschein in die Buchhaltung. Die Warenwirtschaft verschickt Rechnungen als PDF. Die Zeiterfassung meldet den Monatsabschluss, die Alarmanlage einen Auslöser um halb vier morgens, die Datensicherung ihren Nachtbericht.

Damit ein Gerät eine Mail verschicken darf, muss es sich anmelden — genau wie ein Mensch, nur ohne jemanden davor. In den allermeisten Fällen geschieht das auf dem ältesten Weg, den es dafür gibt: Im Gerät stehen eine Postfachadresse und das dazugehörige Passwort. Bei Microsoft heißt dieser Weg SMTP AUTH, und Microsoft nennt in der eigenen Dokumentation genau die Kundschaft, um die es hier geht: Anwendungen, Berichtsserver und Multifunktionsgeräte, die selbst E-Mails erzeugen und versenden.

Eingetragen hat diese Zugangsdaten meistens jemand bei der Installation. Ein Monteur, ein Lieferant, ein Kollege, der längst woanders arbeitet. Seither hat das Gerät seine Aufgabe erledigt, und niemand hatte einen Grund, in die Konfiguration zu sehen.

Genau diese Anmeldung mit Benutzername und Passwort räumt Microsoft ab. Für fast alle Zugangswege ist das bereits geschehen. Für den Mailversand aus Geräten und Programmen steht es noch aus, und dafür gibt es seit dem 27. Januar 2026 einen Zeitplan.

Was Ende Dezember 2026 geschieht — und was nicht

Microsoft hat den Zeitplan im Blog des Exchange-Teams veröffentlicht, zuletzt geändert am 29. Januar 2026. Er nennt vier Punkte:

  • Bis Dezember 2026 ändert sich nichts. Der Versand läuft weiter wie bisher.
  • Ende Dezember 2026 wird die Passwort-Anmeldung für den Mailversand in bestehenden Microsoft-365-Umgebungen standardmäßig deaktiviert. Microsoft schreibt im selben Atemzug dazu: Administratoren können sie bei Bedarf weiterhin einschalten.
  • Microsoft-365-Umgebungen, die nach Dezember 2026 neu angelegt werden, bekommen diesen Weg gar nicht erst. Dort ist von Anfang an die moderne Anmeldung vorgesehen, in der Fachsprache OAuth.
  • Wann der Weg endgültig verschwindet, steht nicht fest. Das endgültige Abschaltdatum will Microsoft erst in der zweiten Jahreshälfte 2027 ankündigen.

Daraus folgen zwei Dinge, und beide gehören nebeneinander, damit keines ohne das andere gelesen wird.

Ende Dezember 2026 ist kein Abschalttermin. Es ist der Tag, an dem Microsoft den Standardzustand umlegt: Was bisher offen war, ist danach zu, solange niemand widerspricht. Ein Administrator kann widersprechen. Wer also im Januar 2027 feststellt, dass der Scanner nichts mehr zustellt, steht nicht vor einem endgültigen Verlust, sondern vor einer Einstellung, die sich zurückdrehen lässt. Wer Ihnen sagt, danach gehe gar nichts mehr, formuliert schärfer als Microsoft selbst.

Und „Ende Dezember 2026" ist kein Kalendertag. Microsoft nennt einen Zeitraum, keinen Stichtag. Wenn Ihnen jemand einen genauen Tag nennt, stammt der nicht aus dieser Ankündigung. Planen Sie deshalb nicht auf die letzte Dezemberwoche — zwischen Weihnachten und Neujahr ist ohnehin niemand da, der ein Gerät umkonfiguriert.

Warum diese Frist trotzdem ernst zu nehmen ist

Der Satz „man kann es ja wieder einschalten" klingt nach Entwarnung. Er ist der Grund, warum dieser Termin richtig eingeordnet gehört, und dafür lohnt ein Blick auf die anderen Türen im selben Haus.

Die Anmeldung mit Benutzername und Passwort war bei Microsoft 365 einmal der Standardweg für alles: für die Kalendersynchronisation auf dem Diensthandy, für den Mailabruf per POP und IMAP, für Fernwartung und Wartungsskripte, für die Postfach-Schnittstelle EWS, für Outlook selbst. Diese Wege hat Microsoft bereits geschlossen. Und zwar anders als hier: Microsoft schreibt dazu ausdrücklich, dass niemand sie wieder einschalten kann — weder Sie noch der Microsoft-Support.

Der Mailversand aus Geräten und Programmen ist der letzte verbliebene Weg dieser Art. An allen anderen Türen ist der Schlüssel vernichtet. An dieser einen ist er nur umgedreht worden, und er steckt noch. Das erklärt, warum diese Frist nicht beliebig weiterwandert: Sie ist kein Anfang, sondern ein Rest.

Ein Hinweis für den Fall, dass Ihnen ältere Termine begegnen: Microsoft hat diesen Zeitplan mehrfach überarbeitet, die Ankündigung vom Januar 2026 ist bereits die dritte Fassung. Ältere Daten aus dem Jahr 2026, die in Foren und Anwenderantworten weiterhin kursieren, sind durch sie ersetzt. Maßgeblich ist, was Microsoft selbst schreibt, und das ist der Zeitplan oben.

Was in Ihrem Betrieb an diesem Weg hängt

Fast immer mehr, als eine erste Vermutung ergibt. Typisch sind:

  • Das Multifunktionsgerät mit „Scan an E-Mail". Der Klassiker, weil ihn täglich jemand benutzt und trotzdem niemand eingerichtet hat.
  • Warenwirtschaft, Fakturierung, Branchensoftware. Alles, was Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferavise selbst verschickt.
  • Die Kasse mit dem Tagesabschluss und ähnliche Systeme, die abends eine Auswertung an die Geschäftsführung schicken.
  • Zeiterfassung, Urlaubs- und Schichtplanung. Meldungen an Vorgesetzte, Erinnerungen an Mitarbeitende.
  • Alarm-, Video- und Gebäudetechnik. Türmeldungen, Störungen der Kühlung, Ausfall einer Pumpe.
  • Webshop, Buchungs- und Terminsysteme. Bestätigungen an Kunden, oft mit einer Absenderadresse aus Ihrem Postfach.
  • Datensicherung und Überwachung. Der Nachtbericht, die Warnung über den vollen Speicher, die Meldung über einen fehlgeschlagenen Lauf.

Dazu kommt ein Sonderfall, der leicht übersehen wird: App-Kennwörter. Das sind die Ersatzpasswörter, die man früher für Programme erzeugt hat, die mit der Zwei-Faktor-Anmeldung nicht umgehen konnten. Sie beruhen auf demselben alten Anmeldeverfahren und hängen deshalb an derselben Umstellung.

Der Ausfall meldet sich nicht

Das Unangenehme an dieser Sache ist nicht die Umstellung. Es ist die Art, wie sie sich bemerkbar macht: gar nicht.

Ein Gerät, das seine Mail nicht mehr loswird, ruft niemanden an. Auf keinem Bildschirm erscheint eine Meldung, im Postfach der Geschäftsführung liegt kein Hinweis. Der Scan landet nicht in der Buchhaltung. Die Rechnung geht nicht raus. Der Nachtbericht der Datensicherung bleibt aus — und ausbleibende Berichte fallen deutlich später auf als falsche.

Gemerkt wird es, wenn jemand von außen nachfragt. Ein Kunde, der auf seine Rechnung wartet. Ein Lieferant, dessen Bestätigung nie ankam. Bis dahin können Wochen vergehen, und in dieser Zeit sucht niemand nach der Ursache, weil niemand von einem Problem weiß.

So finden Sie heraus, ob es Sie betrifft

Schreiben Sie auf, was in Ihrem Haus E-Mails verschickt, ohne dass ein Mensch auf Senden drückt. Das ist der Schritt, den man überspringen möchte, und der einzige, der ohne Technikkenntnis geht. Gehen Sie die Liste oben durch, laufen Sie einmal durch die Räume und fragen Sie in jeder Abteilung: Kommt bei Ihnen irgendeine Mail regelmäßig automatisch an? Ein Blatt Papier reicht.

Sehen Sie in die Konfiguration der Geräte, die auf der Liste stehen. Steht dort eine Postfachadresse mit einem Passwort, ist es dieser Versandweg. Microsoft dokumentiert dafür den Port 587 — wenn diese Zahl in der Einstellung auftaucht, haben Sie die Bestätigung. Wo Sie nicht selbst hineinsehen können oder wollen, ist das die Frage an den Lieferanten des Geräts.

Lassen Sie zusätzlich die Postfachseite prüfen. In Microsoft 365 lässt sich je Postfach einstellen, ob dieser Versandweg überhaupt erlaubt ist. Die Einstellung heißt in der englischen Oberfläche „Authenticated SMTP" und steht beim jeweiligen Benutzer unter den E-Mail-Apps. Ihr IT-Partner kann diesen Zustand für alle Postfächer auf einmal auslesen. Wichtig ist dabei die Leserichtung: Das zeigt Ihnen, welche Postfächer die Tür offen haben — nicht, welches Gerät hindurchgeht. Die Geräteliste ersetzt es nicht, es ergänzt sie.

Fragen Sie Hersteller oder Lieferant schriftlich. Und zwar nicht „ist das Gerät kompatibel", sondern konkret: Beherrscht es die moderne Anmeldung an Microsoft 365, ab welcher Firmware- oder Programmversion, was kostet das Update, und ist die Version für unser Modell überhaupt noch vorgesehen? Schriftlich deshalb, weil die Antwort im Dezember 2026 noch nachlesbar sein soll — und weil ein „ja, das geht" am Telefon erfahrungsgemäß etwas anderes bedeutet als eine Versionsangabe per Mail.

Wenn ein Gerät die moderne Anmeldung nicht kann

Damit ist zu rechnen, besonders bei älteren Multifunktionsgeräten und bei Branchensoftware, die seit Jahren nicht aktualisiert wurde. Es gibt drei Richtungen, und die Entscheidung fällt je Gerät.

Aktualisieren. Viele Hersteller haben die moderne Anmeldung nachgeliefert. Dann ist es ein Firmware-Update und ein einmaliges Einrichten, mehr nicht. Das ist der günstigste Fall, und er ist häufiger als befürchtet.

Den Versandweg ändern. Das Gerät meldet sich dann nicht mehr selbst am Postfach an, sondern gibt seine Mail an eine Zwischenstation ab, die den Versand übernimmt. Dafür gibt es mehrere Varianten, und welche zu Ihrem Netz, Ihrem Volumen und Ihren Empfängern passt, ist eine Frage an den IT-Partner. Der wichtige Punkt für Sie: Diese Möglichkeit besteht, ein altes Gerät ist deshalb nicht automatisch Elektroschrott.

Ersetzen. Bei einem Gerät, für das der Hersteller keine Aktualisierung mehr anbietet, ist das oft die ehrlichere Rechnung — vor allem, wenn ohnehin Wartungskosten anfallen. Diese Entscheidung trifft man besser im Herbst 2026 als unter Zeitdruck im Januar 2027.

Das Wiedereinschalten ist eine Brücke, keine Lösung

Dass ein Administrator die Passwort-Anmeldung wieder aktivieren kann, ist eine gute Nachricht, und sie nimmt dem Termin die Panik. Für ein Gerät, dessen Firmware-Update im Februar 2027 erscheint, ist genau das der richtige Weg: einschalten, überbrücken, umstellen, wieder ausschalten.

Zur Brücke gehört allerdings ein Datum am anderen Ufer. Microsoft kündigt das endgültige Abschaltdatum in der zweiten Jahreshälfte 2027 an — die Ankündigung, nicht die Abschaltung. Wer den Weg wieder öffnet, sollte deshalb zwei Dinge festhalten: dass er geöffnet wurde und wer das entschieden hat, und bis wann das betroffene Gerät umgestellt sein soll. Eine Einstellung, die jemand einmal still zurückdreht und danach vergisst, ist genau der Zustand, aus dem dieser Artikel entstanden ist.

Ein Nebengedanke, der über den Termin hinaus trägt: Ein Postfachpasswort, das im Klartext in einem Gerät im Flur steht, ist unabhängig von jeder Frist keine gute Idee. Wer es dort herausnimmt, hat nicht nur eine Abkündigung erledigt.

Zwei Umstellungen, mit denen das gern verwechselt wird

Microsoft räumt an mehreren Stellen gleichzeitig auf, und die Meldungen ähneln sich. Zwei Abgrenzungen, damit Sie im Zweifel an der richtigen Stelle suchen.

Die EWS-Abschaltung zum 1. Oktober 2026 betrifft Programme, die auf Postfächer zugreifen — Archivierung, Signaturverwaltung, Kalenderabgleich. Wir haben sie im Beitrag „Microsoft 365: EWS-Abschaltung, die niemand sofort merkt" vom 10. August 2026 beschrieben. Es ist eine eigene Ankündigung mit eigenem Termin, und sie sagt zum Mailversand nichts. Ein Betrieb kann von beidem betroffen sein, von einem oder von keinem.

Das Ende der SMS-Codes bei der Anmeldung mit den Terminen 1. September 2026 und 1. Februar 2027 betrifft Menschen, die sich anmelden, nachzulesen im Beitrag „Microsoft 365: Ende des SMS-Codes, Passkeys als Standard" vom 7. August 2026. Hier geht es um Geräte, die etwas verschicken. Wer beides zusammenwirft, prüft im Januar 2027 die falsche Liste.

Was das für Ihr Unternehmen heißt

Wer im August 2026 anfängt, hat gut vier Monate Zeit — genug, um die Sache nebenbei zu erledigen, und zu wenig, um sie liegen zu lassen. Der Aufwand liegt fast vollständig im ersten Schritt: aufschreiben, was automatisch Mails verschickt. Danach ist es eine Frage pro Gerät, und die stellt in der Regel nicht der Betrieb, sondern der IT-Partner.

Die Reihenfolge lautet: Liste anlegen. Je Position klären, ob die moderne Anmeldung möglich ist und ab welcher Version. Umstellen, was umgestellt werden kann. Für den Rest vor Dezember 2026 entscheiden, ob überbrückt, umgeleitet oder ersetzt wird. Und danach einmal einen echten Testversand auslösen, statt darauf zu vertrauen, dass es schon läuft.

Wenn die Prüfung ergibt, dass bei Ihnen nichts auf diesem Weg sendet, ist der Termin für Sie erledigt. Auch das ist ein Ergebnis, und es ist die halbe Stunde wert.

Unsere Einschätzung

Diese Frist ist unspektakulär und deshalb gefährlich. Es gibt keinen Tag, an dem etwas Sichtbares passiert, keine Fehlermeldung und keinen Anruf. Es gibt nur einen Standardzustand, der umspringt, und eine Handvoll Geräte, von denen im Betrieb niemand weiß, dass sie sich jeden Tag an einem Postfach anmelden.

Bemerkenswert ist weniger der Termin als die Richtung. Die Anmeldung mit Benutzername und Passwort verschwindet bei Microsoft 365 Tür für Tür, und der Mailversand aus Geräten ist der letzte Rest davon. Der eigentliche Gewinn dieser Aufräumarbeit ist deshalb nicht die eingehaltene Frist, sondern eine Liste, die es vorher nicht gab: eine Aufstellung dessen, was im Betrieb selbstständig nach draußen kommuniziert, wem es gehört und wer es pflegt.

Wenn Sie nicht sicher sind, was in Ihrem Betrieb selbstständig E-Mails verschickt: Wir nehmen die Geräte und Programme auf, klären je Position mit dem Hersteller, was möglich ist, und stellen um — vor dem Termin, nicht im Januar 2027 auf Zuruf.