Die Frage, die vor der Anschaffung steht

Wenn in einem kleinen Betrieb über KI gesprochen wird, lautet die erste Frage selten „was kann das?". Sie lautet: „Wie finde ich heraus, ob uns das etwas bringt, ohne mich für ein Jahr zu binden?" Für Microsoft Copilot gibt es dafür seit August 2026 ein befristetes Fenster, und es ist ausdrücklich auf Betriebe dieser Größenordnung zugeschnitten.

Der interessante Teil ist dabei nicht das Angebot. Ein Testzugang ist schnell gebucht. Ob am Ende eine Entscheidung steht oder nur ein Gefühl, entscheidet sich daran, was vor dem ersten Tag festgelegt wird.

Aktualisiert am 19. August 2026. Microsoft hat „Microsoft 365 Copilot" in Microsoft Copilot umbenannt und die KMU-Stufe „Microsoft 365 Copilot Business" in Microsoft Copilot Business. Dieser Beitrag nennt jetzt den neuen Namen; in der Schilderung der Ankündigung vom 3. August 2026 steht der damalige Name daneben. Am Angebot selbst ändert die Umbenennung nichts.

Was Microsoft anbietet

Microsoft hat „Copilot in 30" am 3. August 2026 allgemein verfügbar gemacht: einen 30-Tage-Test von Microsoft 365 Copilot Business — heute Microsoft Copilot Business — für 25 Nutzer. Das Angebot ist laut Microsoft für Organisationen mit weniger als 300 Mitarbeitenden gebaut, seit dem 1. August 2026 buchbar und bis zum 31. Dezember 2026 verfügbar; Microsoft führt es als begrenztes Angebot.

Gebucht wird es über den Microsoft-Partner, der Ihren Microsoft-365-Vertrag betreut — es ist ein Angebot im Partnervertrieb, kein Produkt aus dem Regal. Einen Preis nennt die Ankündigung nicht, und für den Test selbst kaufen Sie keine Lizenzen. Was eine Fortsetzung kostet, ist eine eigene Rechnung, die zum Gespräch mit dem Partner gehört.

Warum ein Testzugang allein nichts entscheidet

30 Tage klingen nach viel Zeit. In der Praxis sind es rund 20 Arbeitstage, in denen niemand weniger zu tun hat als sonst. In einem Betrieb ohne eigene IT-Abteilung gibt es zusätzlich niemanden, der so einen Test nebenbei begleitet, Rückmeldungen einsammelt und am Ende zusammenträgt.

Läuft der Test einfach mit, geht er im Alltag unter: Zwei oder drei probieren in der ersten Woche etwas aus, andere melden sich gar nicht, und nach 30 Tagen steht der Satz „ganz nett, aber ich weiß nicht". Die Frage ist dann genauso offen wie vorher — nur ist das Fenster zu. Das ist kein Problem des Werkzeugs, sondern eines fehlenden Rahmens.

Fünf Festlegungen vor dem ersten Tag

Diese Punkte kosten zusammen etwa zwei Stunden. Sie sind der Unterschied zwischen einem Test und einem Ausprobieren.

  • Zwei oder drei Tätigkeiten, nicht „einmal alles". Benennen Sie konkret, was geprüft wird: die wiederkehrende Auswertung in Excel, der Erstentwurf von Angebotstexten, die Zusammenfassung langer Mailverläufe, das Protokoll nach der Besprechung. Alles Weitere darf ausprobiert werden, entscheidet aber nicht mit.
  • Woran Sie den Nutzen erkennen. Legen Sie vor dem Start fest, was sich verbessern soll und wie Sie das sehen würden: Minuten pro Vorgang, Zahl der Korrekturschleifen, Zeit bis zur Antwort an den Kunden. Halten Sie den Ausgangswert schriftlich fest. Nach 30 Tagen lässt er sich nicht mehr rekonstruieren, und ohne ihn bleibt jede Bewertung Gefühlssache.
  • Wer die 25 Zugänge bekommt. Nicht die Neugierigsten, sondern die Menschen mit dem größten Schreib-, Auswertungs- und Besprechungsanteil — dort entsteht der Nutzen, wenn es einen gibt. Wer im Testmonat zwei Wochen Urlaub hat, belegt einen Zugang, ohne etwas beizutragen.
  • Wer den Test führt. Eine Person, namentlich benannt. Sie braucht keine technische Rolle: Sie erinnert, sammelt Rückmeldungen ein und trägt am Ende zusammen. Ohne diese Person gibt es zum Schluss Eindrücke, aber keine Grundlage.
  • Welche Daten hineindürfen. Ein Test ist kein Sonderraum ohne Regeln. Eine halbe Seite genügt: unkritische Inhalte frei, interne Inhalte nur nach Freigabe, Kunden- und Personaldaten nur, wenn die Grundlage geklärt ist. Solche Datenregeln braucht jeder KI-Einsatz; für den Testmonat reicht die Kurzfassung.

Die 30 Tage einteilen

Der Starttermin ist selbst eine Entscheidung. Ein Test, der in die Urlaubszeit, die Inventur oder den Jahresabschluss fällt, misst nicht den Alltag, sondern eine Ausnahme. Buchen Sie so, dass die 30 Tage in einen normalen Monat fallen.

Die erste Woche gehört dem Ankommen. Eine halbe Stunde gemeinsame Einführung, in der die festgelegten Tätigkeiten gezeigt werden — nicht das ganze Produkt. Wer ohne jede Einführung startet, prüft vor allem, wie gut die Leute raten.

Die Mitte ist die Messstrecke. In diesen Wochen wird an den festgelegten Tätigkeiten gearbeitet und notiert, was schneller ging und was nicht. Eine Viertelstunde pro Woche im Team reicht dafür aus, solange sie stattfindet.

Die letzte Woche ist für die Auswertung reserviert, nicht für neue Versuche. Wer erst am 29. Tag anfängt zu sammeln, hat nichts zu sammeln.

Und ein Termin, der schon vor dem Start im Kalender steht: die Entscheidungsrunde unmittelbar nach Ablauf der 30 Tage. Ohne diesen Termin verschiebt sich die Entscheidung erfahrungsgemäß auf einen ruhigeren Zeitpunkt, der nicht kommt.

Drei Fragen an den Partner, vor der Buchung

  • Gilt das Angebot für Ihren Vertrag? Die Ankündigung ist global formuliert und nennt keine Ausnahme für Deutschland, Österreich oder die Schweiz. Daraus folgt aber keine Zusage — verbindlich bestätigen kann das nur der Partner für Ihren Mandanten.
  • Was passiert nach den 30 Tagen? Endet der Zugang, verlängert er sich, geht er in etwas Bezahltes über? Und was kostet die Fortsetzung für die Zahl der Personen, die Sie tatsächlich ausstatten würden? Diese Antworten gehören vor die Buchung.
  • Welcher Umfang steckt im Testpaket? Getestet wird Microsoft Copilot Business. Ob dessen Funktionsumfang deckungsgleich ist mit dem, was Sie im Anschluss kaufen würden, sagt Ihnen der Partner verbindlich. Eine Funktionsliste aus zweiter Hand veraltet schneller, als sie geschrieben ist.

Am Ende steht eine Entscheidung — auch ein Nein ist eine

Nach 30 Tagen sollte kein Stimmungsbild vorliegen, sondern ein kurzer Vermerk: Für welche Tätigkeit hat es messbar etwas gebracht, für welche nicht, für wie viele Personen lohnt sich eine Fortsetzung, und was würde sie kosten. Daraus wird eine Entscheidung — Fortsetzung für einen klar benannten Kreis, Fortsetzung nur für eine einzige Tätigkeit, oder eben: nein, nicht 2026.

Ein begründetes Nein ist ein gutes Ergebnis. Es beendet eine Frage, die sonst in jedem Quartal neu aufkommt, und es kostet keine Lizenzgebühr. Vermeiden sollten Sie den dritten Fall: keine Entscheidung, dafür einige Mitarbeitende, die sich an ein Werkzeug gewöhnt haben, das nach 30 Tagen wieder verschwindet.

Wie das zu den anderen Copilot-Themen passt

Drei Dinge werden häufig vermischt, und sie gehören auseinandergehalten.

  • Die feste Lizenz ist die Kaufentscheidung: Seit dem 1. Juli 2026 steckt Copilot fest in zwei Business-Tarifen, bestehende Verträge wechseln über die Vertragsverlängerung. Der Test ist der Schritt davor — für Betriebe, die diese Entscheidung noch nicht getroffen haben. Wer bereits einen Tarif mit Copilot nutzt, braucht kein Testfenster.
  • Die automatische Verteilung der Copilot-App auf Firmenrechner ist ein anderer Vorgang. Dort geht es darum, dass eine Anwendung ohne Zutun auf den Geräten erscheint und ob man das zulässt. Hier geht es um die Frage, ob sich die kostenpflichtige Nutzung rechnet.
  • Datenschutz und Zugriffsrechte gelten im Test genauso wie im Dauerbetrieb. Wenn Freigaben und Berechtigungen im Haus unaufgeräumt sind, zeigt sich das im Testmonat ebenso wie danach — ein Test ist nicht die Gelegenheit, das nachzuholen. Diese Punkte haben wir im Beitrag zur festen Business-Lizenz ausführlich behandelt.

Unsere Einschätzung

Ein befristetes Fenster ohne Lizenzkauf ist eine gute Gelegenheit, und sie hat einen Haken, der nichts mit Technik zu tun hat: Ein Test ohne vorher benannte Tätigkeiten, ohne Ausgangswerte und ohne verantwortliche Person kostet keine Lizenz, aber 30 Tage Aufmerksamkeit — und er endet ohne Ergebnis. Die zwei Stunden Vorbereitung sind deshalb der wichtigere Teil.

Belastbare Zahlen dazu, wie viel Zeit solche Assistenten in einem Betrieb wie Ihrem sparen, gibt es nicht — jedenfalls keine, die wir Ihnen guten Gewissens nennen würden. Genau darum ist der eigene, sauber gemessene Test die einzige Antwort, die für Ihre Entscheidung zählt.

Wenn Sie das Fenster nutzen möchten, unterstützen wir Sie dabei: bei der Auswahl der zwei oder drei Tätigkeiten, bei den Ausgangswerten, an denen sich der Nutzen am Ende ablesen lässt, bei den Datenregeln für den Testmonat — und bei der Auswertung, aus der eine begründete Entscheidung wird.