Der Baustein bleibt, die Bezahlung ändert sich

Wer eingehende Rechnungen, Lieferscheine oder ausgefüllte Formulare nicht abtippen will, lässt sie auslesen. In Microsoft Power Automate übernimmt das eine Gruppe von Bausteinen mit dem Namen AI Builder: Ein Beleg kommt als PDF oder als Foto herein, der Baustein erkennt Absender, Rechnungsnummer, Betrag und Datum und reicht sie als Datenfelder weiter — in die Buchhaltung, in eine Liste, in eine Freigabe.

Bezahlt wurde das bisher aus einem Kontingent, das in den Premium-Lizenzen von Power Automate und Power Apps bereits enthalten war. Man musste es nicht bestellen und meist nicht einmal kennen; es war schlicht da. Ab dem 1. November 2026 erhalten neu gekaufte oder verlängerte Lizenzen dieses enthaltene Kontingent nicht mehr. Was für bereits laufende Lizenzen gilt, beschreibt Microsoft auf seinen eigenen Seiten unterschiedlich; dazu unten mehr. Verbraucht wird zuerst vorhandenes AI-Builder-Kontingent, danach sogenannte Copilot Credits, die separat gekauft werden müssen.

Eine Einordnung vorweg, weil dieser Punkt leicht falsch ankommt: Microsoft schafft die Belegerkennung nicht ab. Die Bausteine bleiben, die Abläufe bleiben, die Funktion bleibt. Was sich ändert, ist ausschließlich, woraus sie bezahlt wird — und dass diese Bezahlung nicht mehr von allein vorhanden ist: bei Lizenzen, die ab dem 1. November 2026 gekauft oder verlängert werden, sofort; bei vorher gekauften oder verlängerten Lizenzen nach dem neueren Microsoft-Stand erst mit dem Ende des Vertragszeitraums.

Aktualisiert am 9. Oktober 2026: Microsoft hat die Seite „End of AI Builder credits" am 2. Oktober 2026 und die Seite „Licensing and AI Builder credits" am 8. Oktober 2026 erneut geändert. Der Widerspruch zu laufenden Verträgen steckt jetzt in einer einzigen Seite: „Licensing and AI Builder credits" nennt im Haupttext das Ende des Vertragszeitraums und in ihren Fragen und Antworten den 1. November 2026. Ergänzt sind außerdem zwei Punkte zu AI-Builder-Kapazitätspaketen: Bestandskunden können sie laut Microsoft bis zum 1. November 2026 noch verlängern oder aufstocken, und Microsoft weist darauf hin, deren automatische Verlängerung abzuschalten.

Aktualisiert am 1. Oktober 2026: Microsoft hat zwei Seiten zum Wegfall der AI-Builder-Kontingente am 9. September 2026 aktualisiert; danach behalten vor dem 1. November 2026 gekaufte oder verlängerte Lizenzen ihr Kontingent bis zum Ende des Vertragszeitraums, während eine ältere Microsoft-Seite weiter den 1. November 2026 für alle nennt; der Beitrag legt diesen Widerspruch jetzt offen. Gestrichen sind die Angaben zum Enterprise Agreement und zu einer Ausnahme für Verträge, die vor dem 1. November 2025 begonnen haben, weil beides auf den am 1. Oktober 2026 abgerufenen Microsoft-Seiten nicht steht. Ergänzt ist die veröffentlichte Rate für das Auslesen von Belegen.

Was am 1. November 2026 gilt, und was schon seit 2025

Microsoft nennt in der eigenen Dokumentation zwei Daten:

  • 1. November 2025: Kapazitätspakete für AI Builder werden nicht mehr an Neukunden verkauft.
  • 1. November 2026: Neu gekaufte oder verlängerte Lizenzen der Power Platform und von Dynamics 365 enthalten kein AI-Builder-Kontingent mehr. Bestehende Kapazitätspakete bleiben nutzbar, solange sie aktiv sind. Bestandskunden können sie laut Microsoft bis zum 1. November 2026 noch verlängern oder Kontingent zukaufen, danach nicht mehr.

Für Kunden mit aktiven AI-Builder-Kapazitätspaketen steht auf der Seite „End of AI Builder credits" zusätzlich ein Hinweis: Die automatische Verlängerung müsse im Microsoft 365 Admin Center bzw. im Partner Center abgeschaltet werden. Einen Grund nennt Microsoft nicht.

Die beiden Daten sind eindeutig. Was der Stichtag für bereits laufende Lizenzen bedeutet, beschreibt Microsoft aber nicht einheitlich. Die Seiten „End of AI Builder credits" (Stand 2. Oktober 2026) und „Overview of licensing" (Stand 9. September 2026) sagen: Wer berechtigte Lizenzen vor dem 1. November 2026 gekauft oder verlängert hat, erhält das enthaltene Kontingent weiter bis zum Ende des jeweiligen Vertragszeitraums. Die Seite „Licensing and AI Builder credits" (Stand 8. Oktober 2026) sagt beides: Ein Hinweis im Haupttext nennt ebenfalls das Ende des Vertragszeitraums, in den Fragen und Antworten derselben Seite heißt es dagegen, die enthaltenen Kontingente würden am 1. November 2026 entfernt. Und auf der Seite „Overview of licensing" heißt es an anderer Stelle noch, manche Nutzerlizenzen enthielten monatlich AI-Builder-Kontingente „bis November 2026". Die beiden jüngsten Seiten vom 2. und 8. Oktober 2026 tragen im Haupttext die Regel mit dem Vertragsende. Aufgelöst hat Microsoft den Widerspruch nicht, und wir entscheiden ihn hier nicht.

Die Folge, wenn niemand etwas kauft, steht auf der Seite „End of AI Builder credits" und ist unangenehm eindeutig: Die Funktion wird blockiert, sobald weder AI-Builder-Kontingent noch Copilot Credits zur Verfügung stehen. Der Ablauf arbeitet dann nicht falsch, er arbeitet an dieser Stelle gar nicht mehr. Wann das eintreten kann, hängt nach dem neueren Stand an Ihrer Lizenz: bei einer vor dem 1. November 2026 gekauften oder verlängerten Lizenz mit dem Ende des Vertragszeitraums, bei einer ab dann gekauften oder verlängerten Lizenz sofort, wenn weder Kapazitätspakete noch Copilot Credits vorhanden sind. Nach den Fragen und Antworten der Seite „Licensing and AI Builder credits" wäre es für alle der 1. November 2026.

Der Name der neuen Währung kann dabei in die Irre führen: Gemeint ist eine verbrauchsabhängige Einheit innerhalb der Power Platform, nicht die Copilot-Nutzerlizenz für Word, Excel und Outlook. Microsoft schreibt auf ein und derselben Seite mal Copilot Credits, mal Copilot Studio Credits; wir bleiben bei Copilot Credits. Die Herstellerseiten, auf die wir uns hier beziehen, tragen den Stand 2. Oktober 2026 („End of AI Builder credits"), 9. September 2026 („Overview of licensing") und 8. Oktober 2026 („Licensing and AI Builder credits").

Die Schonfrist steht in Ihrem Vertrag

Nach dem neueren Stand gibt es eine Schonfrist, und ihr Ende steht in Ihrem Vertrag: das Ende des Vertragszeitraums einer vor dem 1. November 2026 gekauften oder verlängerten Premium-Lizenz. Wie lang dieser Zeitraum ist, beschreibt Microsoft nicht näher; das kann Ihnen Ihr Lizenzhändler sagen.

Das klingt beruhigender, als es ist, denn daraus folgt eine Aufgabe und keine Entwarnung. Wann Ihre Lizenz gekauft oder zuletzt verlängert wurde und wann der Vertragszeitraum endet, steht in Ihren Unterlagen oder bei Ihrem Lizenzhändler, nicht in der Power-Automate-Oberfläche. Und ein Vertrag, der 2027 ausläuft, verschiebt den Stichtag nur, er hebt ihn nicht auf. Wer sich auf die Schonfrist beruft, sollte sie beim Lizenzhändler bestätigen lassen, statt sie zu vermuten. Denn die Seite „Licensing and AI Builder credits" nennt in ihren Fragen und Antworten weiterhin den 1. November 2026, obwohl ihr Haupttext auf das Vertragsende verweist.

In einer halben Stunde geprüft

Die erste Frage ist nicht, was es kostet, sondern ob es Sie überhaupt betrifft. In kleineren Betrieben laufen erfahrungsgemäß ein paar automatische Abläufe, die vor Jahren jemand eingerichtet hat — und niemand weiß auswendig, was darin steckt.

  • Sehen Sie Ihre Abläufe im Power-Automate-Portal durch und suchen Sie Bausteine, die unter dem Namen AI Builder geführt werden. Sinngemäß heißen sie „Dokument mit KI verarbeiten"; die genaue Beschriftung hängt von der Sprache der Oberfläche ab, der Zusatz AI Builder ist der verlässlichere Suchbegriff.
  • Denken Sie an fremde Zugänge. Ein Ablauf gehört dem Konto, in dem er angelegt wurde. Hat mehr als eine Person je etwas automatisiert, muss jede in ihrem eigenen Bereich nachsehen.
  • Prüfen Sie auch Power Apps. Dieselben KI-Bausteine lassen sich in Anwendungen einbauen, nicht nur in Abläufe.
  • Notieren Sie die Menge. Wie viele Belege laufen im Monat durch diesen Schritt? Ohne diese Zahl lässt sich die Kostenfrage nicht beantworten, und sie steht in der Ausführungshistorie des Ablaufs.

Ergibt die Prüfung, dass Sie keinen KI-Schritt verwenden, ist der 1. November 2026 für Sie erledigt. Dieses Ergebnis ist häufiger, als man erwartet.

Was sich rechnen lässt — und was nicht

Hier endet, was wir Ihnen seriös sagen können, und das ist keine Zurückhaltung aus Höflichkeit.

Es gibt keine automatische Umwandlung der alten Kontingente in Copilot Credits. Was bisher enthalten war, wird nicht in die neue Währung überführt, sondern fällt weg.

Es gibt keinen festen Umrechnungskurs zwischen den alten Kontingenten und Copilot Credits. Wie viel ein einzelner Vorgang verbraucht, unterscheidet sich je Funktion. Für das Auslesen von Kassenbelegen, Rechnungen und Ausweisdokumenten nennt Microsoft auf der Seite „Overview of licensing" 8 Copilot Credits je Seite, das sind bei nutzungsabhängiger Abrechnung 0,08 US-Dollar je Seite. Eine Umrechnung in Euro nehmen wir nicht vor, und eine Hochrechnung auf Ihre Menge wäre ohne Ihre Zahlen geraten; Geratenes hilft bei einer Budgetplanung nicht.

Was Sie stattdessen tun können: die eigene Menge aus der Ausführungshistorie holen und mit dieser Zahl beim Lizenzhändler oder über den Microsoft-Adminbereich den tatsächlichen Bedarf ermitteln lassen. Das ist ein Telefonat und keine Studie — aber es gehört vor den 1. November 2026, nicht danach. Auf eine Schonfrist bis zum Ende Ihres Vertragszeitraums verlassen Sie sich erst, wenn Ihr Lizenzhändler sie bestätigt hat.

Wenn sich der KI-Schritt nicht lohnt

Eine Kostenänderung ist ein guter Anlass für eine Frage, die selten gestellt wird: Braucht dieser Schritt überhaupt KI?

Bei strukturierten E-Rechnungen nicht. Eine Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung enthält Betrag, Nummer und Datum bereits als Datensatz. Dort etwas „erkennen" zu lassen, heißt, maschinenlesbare Daten wie ein Bild zu behandeln und anschließend wieder herauszulesen. Da der Anteil strukturierter Rechnungen im Eingang ohnehin zunimmt — dazu unser Beitrag „E-Rechnung ab 2027: Der Umsatz 2026 entscheidet, welche Frist gilt" vom 28. August 2026 —, schrumpft der Bereich, in dem Belegerkennung wirklich nötig ist, von selbst.

Bei immer gleichen Absendern oft ebenfalls nicht. Wenn die meisten Belege von denselben wenigen Lieferanten kommen und stets gleich aussehen, kann eine feste Auslesevorschrift denselben Zweck erfüllen wie ein KI-Modell — ohne verbrauchsabhängige Kosten.

Und bei kleinen Mengen kann Erfassen von Hand die günstigere Lösung bleiben. Das ist kein Rückschritt, sondern eine Rechnung: Wenige Belege im Monat rechtfertigen selten ein Verbrauchspaket. Wo die Grenze liegt, hängt an Ihrer Menge und an dem Preis, den Sie genannt bekommen.

Was das für Ihr Unternehmen heißt

Bis zum 1. November 2026 sind vier Dinge zu klären, und keines davon dauert lange: ob in Ihren Abläufen ein KI-Baustein steckt; wenn ja, wie viele Belege monatlich durch ihn laufen; was dieser Verbrauch künftig kostet oder ob Ihr laufender Vertrag Sie noch deckt; und ob Sie AI-Builder-Kapazitätspakete mit automatischer Verlängerung haben. Für solche Pakete schreibt Microsoft, die automatische Verlängerung müsse abgeschaltet werden, ohne einen Grund zu nennen. Wer die Pakete über einen Partner gekauft hat, fragt dort nach.

Wer dabei feststellt, dass der Schritt mehr kostet, als er einbringt, hat bis dahin Zeit, ihn durch eine regelbasierte Auslesung zu ersetzen oder ersatzlos zu streichen. Wer nichts feststellt, weil niemand nachgesehen hat, erfährt es an dem Tag, an dem der Ablauf stehen bleibt.

Unser Beitrag „n8n, Power Automate oder Make: Tool-Wahl für KMU" vom 10. Juni 2026 beschreibt die Lizenzlogik von Power Automate als grundsätzlich nutzerbezogen, mit Aufpreisen für Premium-Funktionen. Dieser Stichtag ergänzt sie um einen Punkt, den man beim Tool-Vergleich mitrechnen sollte: Zu Lizenzen, die ab dem 1. November 2026 gekauft oder verlängert werden, gehört kein AI-Builder-Kontingent mehr; KI-Schritte werden dort zu einer eigenen, verbrauchsabhängigen Position.

Unsere Einschätzung

Der Aufwand liegt fast vollständig im Nachsehen — die eigentliche Arbeit ist eine Bestandsaufnahme, kein Umbau. Unangenehm ist an diesem Fall die Art des Ausfalls: Der Baustein verschwindet nicht aus der Oberfläche, er hört nur auf zu arbeiten. Ein solcher Stillstand fällt genau dann auf, wenn er am meisten stört.

Unser Rat ist entsprechend nüchtern. Prüfen Sie vor dem 1. November 2026, ob Sie betroffen sind, holen Sie sich für Ihre tatsächliche Belegmenge eine Zahl über Ihren Lizenzweg, und entscheiden Sie danach — nicht vorher und nicht aus dem Bauch. Bei kleinen Mengen ist „nicht automatisieren" eine vertretbare Antwort.

Wenn Sie nicht sicher sind, welche Abläufe in Ihrer Umgebung laufen und was an ihnen hängt: Wir sehen sie durch, benennen die betroffenen Schritte und rechnen mit Ihnen durch, ob sich der KI-Schritt weiter lohnt oder ob ein einfacherer Weg genügt.