Der Baustein bleibt, die Bezahlung ändert sich

Wer eingehende Rechnungen, Lieferscheine oder ausgefüllte Formulare nicht abtippen will, lässt sie auslesen. In Microsoft Power Automate übernimmt das eine Gruppe von Bausteinen mit dem Namen AI Builder: Ein Beleg kommt als PDF oder als Foto herein, der Baustein erkennt Absender, Rechnungsnummer, Betrag und Datum und reicht sie als Datenfelder weiter — in die Buchhaltung, in eine Liste, in eine Freigabe.

Bezahlt wurde das bisher aus einem Kontingent, das in den Premium-Lizenzen von Power Automate und Power Apps bereits enthalten war. Man musste es nicht bestellen und meist nicht einmal kennen; es war schlicht da. Zum 1. November 2026 entfernt Microsoft dieses enthaltene Kontingent ersatzlos. Ab dann läuft jeder KI-Schritt gegen sogenannte Copilot Credits, die separat gekauft werden müssen.

Eine Einordnung vorweg, weil dieser Punkt leicht falsch ankommt: Microsoft schafft die Belegerkennung nicht ab. Die Bausteine bleiben, die Abläufe bleiben, die Funktion bleibt. Was sich ändert, ist ausschließlich, woraus sie bezahlt wird — und dass diese Bezahlung nicht mehr von allein vorhanden ist.

Was am 1. November 2026 gilt, und was schon seit 2025

Microsoft nennt in der eigenen Dokumentation zwei Daten:

  • 1. November 2025: Kapazitätspakete für AI Builder werden nicht mehr an Neukunden verkauft.
  • 1. November 2026: Die in Lizenzen enthaltenen Kontingente enden — für Bestands- und für Neukunden, ausdrücklich einschließlich Kunden mit Enterprise Agreement.

Die Folge, wenn niemand etwas kauft, steht in derselben Dokumentation und ist unangenehm eindeutig: Die Funktion wird blockiert, sobald keine der beiden Verbrauchsarten zur Verfügung steht. Der Ablauf arbeitet dann nicht falsch, er arbeitet an dieser Stelle gar nicht mehr. Wer die Belegerkennung im Rechnungseingang stehen hat, merkt das am 2. November 2026 — nicht früher.

Der Name der neuen Währung kann dabei in die Irre führen: Gemeint ist eine verbrauchsabhängige Einheit innerhalb der Power Platform, nicht die Copilot-Nutzerlizenz für Word, Excel und Outlook. Der Stand der Herstellerseite, auf die wir uns hier beziehen, ist der 14. Mai 2026.

Die einzige Schonfrist steht in Ihrem Vertrag

Es gibt eine Ausnahme, und nur diese eine: Verträge, die vor dem 1. November 2025 begonnen haben, behalten die darin zugesagten Kontingente bis zum Vertragsende.

Das klingt beruhigender, als es ist, denn daraus folgt eine Aufgabe und keine Entwarnung. Wann Ihr laufender Vertrag begonnen hat und wann er endet, steht in Ihren Unterlagen oder bei Ihrem Lizenzhändler — nicht in der Power-Automate-Oberfläche. Und ein Vertrag, der 2027 ausläuft, verschiebt den Stichtag nur, er hebt ihn nicht auf. Wer sich auf die Schonfrist beruft, sollte sie nachgelesen haben und nicht vermuten.

In einer halben Stunde geprüft

Die erste Frage ist nicht, was es kostet, sondern ob es Sie überhaupt betrifft. In kleineren Betrieben laufen erfahrungsgemäß ein paar automatische Abläufe, die vor Jahren jemand eingerichtet hat — und niemand weiß auswendig, was darin steckt.

  • Sehen Sie Ihre Abläufe im Power-Automate-Portal durch und suchen Sie Bausteine, die unter dem Namen AI Builder geführt werden. Sinngemäß heißen sie „Dokument mit KI verarbeiten"; die genaue Beschriftung hängt von der Sprache der Oberfläche ab, der Zusatz AI Builder ist der verlässlichere Suchbegriff.
  • Denken Sie an fremde Zugänge. Ein Ablauf gehört dem Konto, in dem er angelegt wurde. Hat mehr als eine Person je etwas automatisiert, muss jede in ihrem eigenen Bereich nachsehen.
  • Prüfen Sie auch Power Apps. Dieselben KI-Bausteine lassen sich in Anwendungen einbauen, nicht nur in Abläufe.
  • Notieren Sie die Menge. Wie viele Belege laufen im Monat durch diesen Schritt? Ohne diese Zahl lässt sich die Kostenfrage nicht beantworten, und sie steht in der Ausführungshistorie des Ablaufs.

Ergibt die Prüfung, dass Sie keinen KI-Schritt verwenden, ist der 1. November 2026 für Sie erledigt. Dieses Ergebnis ist häufiger, als man erwartet.

Was sich rechnen lässt — und was nicht

Hier endet, was wir Ihnen seriös sagen können, und das ist keine Zurückhaltung aus Höflichkeit.

Es gibt keine automatische Umwandlung der alten Kontingente in Copilot Credits. Was bisher enthalten war, wird nicht in die neue Währung überführt, sondern fällt weg.

Es gibt keinen festen Umrechnungskurs. Wie viel ein einzelner Vorgang verbraucht, unterscheidet sich je Funktion. Deshalb steht in diesem Beitrag kein Preis pro Beleg — jede solche Zahl wäre geraten, und Geratenes hilft bei einer Budgetplanung nicht.

Was Sie stattdessen tun können: die eigene Menge aus der Ausführungshistorie holen und mit dieser Zahl beim Lizenzhändler oder über den Microsoft-Adminbereich den tatsächlichen Bedarf ermitteln lassen. Das ist ein Telefonat und keine Studie — aber es muss vor dem Stichtag geführt werden, nicht danach.

Wenn sich der KI-Schritt nicht lohnt

Eine Kostenänderung ist ein guter Anlass für eine Frage, die selten gestellt wird: Braucht dieser Schritt überhaupt KI?

Bei strukturierten E-Rechnungen nicht. Eine Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung enthält Betrag, Nummer und Datum bereits als Datensatz. Dort etwas „erkennen" zu lassen, heißt, maschinenlesbare Daten wie ein Bild zu behandeln und anschließend wieder herauszulesen. Da der Anteil strukturierter Rechnungen im Eingang ohnehin zunimmt — dazu unser Beitrag „E-Rechnung ab 2027: Der Umsatz 2026 entscheidet, welche Frist gilt" vom 28. August 2026 —, schrumpft der Bereich, in dem Belegerkennung wirklich nötig ist, von selbst.

Bei immer gleichen Absendern oft ebenfalls nicht. Wenn die meisten Belege von denselben wenigen Lieferanten kommen und stets gleich aussehen, kann eine feste Auslesevorschrift denselben Zweck erfüllen wie ein KI-Modell — ohne verbrauchsabhängige Kosten.

Und bei kleinen Mengen kann Erfassen von Hand die günstigere Lösung bleiben. Das ist kein Rückschritt, sondern eine Rechnung: Wenige Belege im Monat rechtfertigen selten ein Verbrauchspaket. Wo die Grenze liegt, hängt an Ihrer Menge und an dem Preis, den Sie genannt bekommen.

Was das für Ihr Unternehmen heißt

Bis zum 1. November 2026 sind drei Dinge zu klären, und keines davon dauert lange: ob in Ihren Abläufen ein KI-Baustein steckt; wenn ja, wie viele Belege monatlich durch ihn laufen; und was dieser Verbrauch künftig kostet oder ob Ihr laufender Vertrag Sie noch deckt.

Wer dabei feststellt, dass der Schritt mehr kostet, als er einbringt, hat bis dahin Zeit, ihn durch eine regelbasierte Auslesung zu ersetzen oder ersatzlos zu streichen. Wer nichts feststellt, weil niemand nachgesehen hat, erfährt es an dem Tag, an dem der Ablauf stehen bleibt.

Unser Beitrag „n8n, Power Automate oder Make: Tool-Wahl für KMU" vom 10. Juni 2026 beschreibt die Lizenzlogik von Power Automate als grundsätzlich nutzerbezogen, mit Aufpreisen für Premium-Funktionen. Dieser Stichtag ergänzt sie um einen Punkt, den man beim Tool-Vergleich mitrechnen sollte: KI-Schritte sind ab dem 1. November 2026 kein Bestandteil der Premium-Lizenz mehr, sondern eine eigene, verbrauchsabhängige Position.

Unsere Einschätzung

Der Aufwand liegt fast vollständig im Nachsehen — die eigentliche Arbeit ist eine Bestandsaufnahme, kein Umbau. Unangenehm ist an diesem Fall die Art des Ausfalls: Der Baustein verschwindet nicht aus der Oberfläche, er hört nur auf zu arbeiten. Ein solcher Stillstand fällt genau dann auf, wenn er am meisten stört.

Unser Rat ist entsprechend nüchtern. Prüfen Sie vor dem 1. November 2026, ob Sie betroffen sind, holen Sie sich für Ihre tatsächliche Belegmenge eine Zahl über Ihren Lizenzweg, und entscheiden Sie danach — nicht vorher und nicht aus dem Bauch. Bei kleinen Mengen ist „nicht automatisieren" eine vertretbare Antwort.

Wenn Sie nicht sicher sind, welche Abläufe in Ihrer Umgebung laufen und was an ihnen hängt: Wir sehen sie durch, benennen die betroffenen Schritte und rechnen mit Ihnen durch, ob sich der KI-Schritt weiter lohnt oder ob ein einfacherer Weg genügt.