Der Anruf kommt voraussichtlich vom Steuerberater, nicht aus der eigenen IT

Sie haben Ihrem Steuerberater einen Ordner mit Belegen freigegeben. Ein Link per E-Mail, er klickt darauf, bekommt einen Einmalcode an seine Adresse geschickt, gibt ihn ein und sieht die Dateien. So läuft das in vielen kleinen Betrieben: Angebotsordner für den Kunden, Planordner für den Handwerkspartner, Bildmaterial für die Agentur. Der Link wurde einmal verschickt und liegt seither in irgendeiner Mail.

Dieser Weg ändert sich. Microsoft übergibt die Verwaltung externer Gäste in SharePoint und OneDrive an die zentrale Benutzerverwaltung von Microsoft 365, an Microsoft Entra. Für Empfänger, die dort kein Gastkonto haben, endet der Zugriff auf früher verschickte Freigabelinks. Auf ihrem Bildschirm steht dann „Zugriff verweigert" oder, im englischsprachigen Original, der Satz „This organization updated its guest access settings". Genau diesen Satz zitiert der Steuerberater, wenn er sich meldet.

Aktualisiert am 9. Oktober 2026: Microsoft hat den Termin erneut verschoben und am 7. Oktober 2026 seine öffentliche Dokumentation überarbeitet. Laut der Mitteilung MC1243549 im Nachrichtencenter (Fassung vom 1. Oktober 2026) beginnt die zweite Phase Mitte Oktober 2026, den Abschluss erwartet Microsoft bis Ende November 2026. Die frei zugängliche Dokumentation nennt dagegen „im Laufe des Oktobers 2026" (Stand 7. Oktober 2026). Zwei weitere Aussagen dieses Beitrags waren damit überholt. Seit dem 7. Oktober 2026 sagen Microsofts Seiten übereinstimmend, dass früher geteilte Links mit passendem Gastkonto weiter funktionieren, ohne dass jedes Element einzeln neu geteilt werden muss. Und die Einstellung EnableAzureADB2BIntegration steuert das Freigabeverhalten in kommerziellen Mandanten nicht mehr. Die betroffenen Stellen sind angepasst.

Was Microsoft umstellt, und was ausdrücklich bleibt

Bisher verwaltet SharePoint seine externen Gäste selbst: Wer einen Freigabelink bekommt, bestätigt seine Adresse mit einem Einmalcode, den SharePoint verschickt. Diese eigene Gästeverwaltung endet. Die Anmeldung läuft künftig über Microsoft Entra B2B, also über die zentrale Benutzerverwaltung, die in Microsoft 365 ohnehin schon alle Konten hält.

Wichtig ist, was dabei nicht passiert: Der Einmalcode per E-Mail wird nicht abgeschafft. Microsoft widerspricht dieser Lesart in seinen Fragen und Antworten ausdrücklich. Der Code bleibt das Standardverfahren für Gäste, er kommt künftig nur aus einer anderen Stelle. Was fehlt, ist also nicht der Code. Es fehlt das Gastkonto im Verzeichnis Ihres Betriebs, auf das sich die Anmeldung stützt.

Die Umstellung ist nicht abwählbar. Zwischen Mai und Juli 2026 hat Microsoft die Verbindung zwischen SharePoint, OneDrive und Entra B2B für neue externe Freigaben in kommerziellen Mandanten eingeschaltet. Die zugehörige Einstellung im einzelnen Mandanten steuert das dort nicht mehr, und abschalten lässt sich die Integration nicht. Ein Opt-out gibt es nicht, einen Wunschtermin ebenso wenig, und auf einzelne Websites begrenzen lässt sich die Änderung auch nicht. Das steht so in Microsofts eigenen Fragen und Antworten.

Der Termin: Oktober 2026, laut Nachrichtencenter bis Ende November 2026

Im Nachrichtencenter von Microsoft 365, also in dem Bereich, in dem Microsoft Administratoren über anstehende Änderungen informiert, kündigt die Mitteilung MC1243549 die zweite Phase dieser Umstellung an. In ihrer Fassung vom 1. Oktober 2026 beginnt die Phase Mitte Oktober 2026; den Abschluss erwartet Microsoft bis Ende November 2026. In dieser Phase endet die alte SharePoint-Anmeldung. Externe ohne passendes Gastkonto erhalten dann auf früher verschickte Links, die an sie persönlich adressiert waren, eine Zugriffsverweigerung.

An dieser Stelle ist Genauigkeit angebracht, denn Microsofts eigene Angaben decken sich nicht ganz. Die frei zugängliche Dokumentation wurde am 7. Oktober 2026 überarbeitet und nennt seitdem ebenfalls den Oktober: Die alte SharePoint-Anmeldung werde in kommerziellen Mandanten „im Laufe des Oktobers 2026" eingestellt. Das Nachrichtencenter reicht mit dem erwarteten Abschluss bis Ende November 2026 darüber hinaus. Wann Ihr Mandant an der Reihe ist, legt Microsoft fest: Die Mandanten werden automatisch ausgewählt, einen Wunschtermin gibt es nicht. Maßgeblich bleibt die Mitteilung im Nachrichtencenter Ihres eigenen Mandanten. Sichtbar ist sie nur dort, und genau deshalb lohnt es sich, jemanden hineinsehen zu lassen, der Zugang hat.

Dazu kommt ein zweiter Vorbehalt. Es handelt sich um eine Ankündigung, und der Termin wurde erneut verschoben, zuletzt am 1. Oktober 2026 auf Mitte Oktober 2026. Eine weitere Verschiebung ist nicht ausgeschlossen. Ein Grund zum Abwarten ist das trotzdem nicht: Die Gegenmaßnahme kostet nichts, dauert wenige Minuten und wirkt in jedem Szenario. Der Handlungsdruck kommt hier nicht aus dem Kalender, sondern daraus, dass die Sache ohnehin erledigt gehört.

Wen es trifft, und wen nicht

Betroffen sind Freigaben an namentlich benannte Empfänger, also Links, die Sie gezielt an eine E-Mail-Adresse geschickt haben. Genau davon spricht die Ankündigung.

Nicht betroffen sind anonyme Links, in der Oberfläche meist als „Jeder mit dem Link" bezeichnet. Microsoft stellt das ausdrücklich klar: Weder das Ende der alten SharePoint-Anmeldung noch die Umstellung auf Entra B2B wirken sich auf diese Links aus.

Ein Stichdatum, ab dem eine Freigabe als „alt" gilt, nennt Microsoft nicht. Die Frage lautet deshalb nicht, wie alt ein Link ist, sondern ob der Empfänger ein Gastkonto im Verzeichnis Ihres Betriebs hat.

Nicht verwechseln sollte man diese Umstellung mit dem neuen Freigabedialog, den Microsoft in OneDrive und SharePoint einführt. Dort geht es darum, wie Links beim Teilen angelegt und eingestellt werden. Hier geht es darum, ob der Empfänger ein Gastkonto hat. Den neuen Dialog beschreibt unser Beitrag zum neuen Freigabedialog.

Der Handgriff, der in jedem Fall wirkt

Ein Gastkonto im Verzeichnis Ihres Betriebs stellt den Zugriff wieder her. Nach Microsofts Fragen und Antworten (Stand 7. Oktober 2026) entsteht es, wenn jemand mit Freigaberecht mindestens eine Datei, einen Ordner oder eine Website mit der Person teilt oder erneut teilt. Oder ein Administrator legt das Konto mit der Adresse an, an die der ursprüngliche Link ging.

Als dieser Beitrag am 8. September 2026 erschien, widersprachen sich Microsofts Seiten in einem Punkt. Die eine sagte, bereits verschickte Links funktionierten wieder, sobald ein Gastkonto vorhanden ist; die andere verlangte, die Inhalte erneut zu teilen, auch wenn das Gastkonto vorab angelegt wurde. Seit der Überarbeitung vom 7. Oktober 2026 sagen beide dasselbe: Hat der Externe ein passendes Gastkonto, behält er den Zugriff auf früher geteilte Links, und Sie müssen nicht jedes Element einzeln neu teilen.

Damit wird der Handgriff kleiner. Je Externem genügt ein Gastkonto, und dafür reicht es, eine einzige Datei, einen Ordner oder eine Website einmal mit ihm zu teilen oder das Konto vom Administrator anlegen zu lassen. Existiert bereits ein Gastkonto, ändert sich durch das Teilen nichts, und ein zweites entsteht nicht; doppelte Gastkonten schließt Microsoft ausdrücklich aus. Existiert keines, entsteht es genau dadurch. Viel mehr als ein paar Klicks je Empfänger kostet das nicht.

Herausfinden, wen es betrifft: ein nützliches Werkzeug mit einer Lücke

Bleibt die Frage, wen Sie überhaupt anschreiben müssen. Microsoft verweist dafür auf den Bericht über externe Freigaben, den man auf Ebene einer Website ziehen kann. In der Spalte mit den E-Mail-Adressen stehen die Gäste, die über das alte SharePoint-Verfahren eingeladen wurden und noch kein Gastkonto in Entra haben.

Dieser Bericht ist nützlich, aber er ist kein vollständiges Inventar, und die Einschränkungen stehen in Microsofts eigener Beschreibung. Er läuft je Website beziehungsweise je OneDrive, nicht für die gesamte Umgebung; ein Betrieb mit fünf Teamwebsites und zwölf OneDrives hat also siebzehn Einzelläufe vor sich. Er setzt Administratorrechte auf der jeweiligen Website voraus. Und er enthält für Freigabelinks nur Zeilen für angemeldete Personen, die den Link tatsächlich benutzt oder über den Freigabedialog erhalten haben. Links, die per E-Mail verschickt, aber nie angeklickt wurden, tauchen darin nicht auf.

Das ist ausgerechnet der Fall, um den es hier geht: die Freigabe, die einmal verschickt wurde und seither in einem Postfach beim Steuerberater liegt. Wer sich allein auf den Bericht verlässt, hält eine Liste in der Hand, die vollständig aussieht und es nicht ist.

Als Ergänzung nennt Microsoft die Auditprotokolle der eigenen Umgebung und Websiteberichte über eine Datenschnittstelle namens Microsoft Graph Data Connect. Beides ist für einen Kleinbetrieb keine Selbsthilfe, sondern Arbeit für den Dienstleister. In kleinen Betrieben führt oft der schlichtere Weg schneller zum Ziel: aufschreiben, mit wem regelmäßig geteilt wird, also Steuerberater, Bank, Agentur, Subunternehmer, und mit diesen Personen einmal bewusst erneut teilen. Eine unvollständige Bestandsaufnahme ist besser als keine.

Zwei Punkte, die Ihr Dienstleister prüfen kann

Die erste Fassung dieses Beitrags nannte an dieser Stelle die Einstellung EnableAzureADB2BIntegration, abzufragen in der Verwaltungs-Shell von SharePoint Online. Sie beantwortet die Frage nach der Umstellung nicht mehr: In kommerziellen Mandanten ist die Integration für neue externe Freigaben laut Microsoft bereits aktiv, unabhängig vom Wert dieser Einstellung. Der sinnvollere erste Prüfpunkt ist deshalb, ob die Personen, mit denen Sie regelmäßig teilen, ein Gastkonto im Verzeichnis haben. Das gehört auf die Liste Ihres Dienstleisters, nicht auf Ihre.

Der zweite Punkt ist eine Einstellung: der Einmalcode per E-Mail in Microsoft Entra. Er ist bei neuen Mandanten und bei allen bestehenden aktiv, sofern ihn niemand ausdrücklich abgeschaltet hat. Wird er abgeschaltet, können sich auch Gäste nicht mehr anmelden, die einen Einmalcode bereits eingelöst haben. Diese Einstellung sollte also eingeschaltet bleiben; wurde sie irgendwann einmal deaktiviert, ist das der erste Punkt, den man prüft.

Ein Weg, der nicht mehr offensteht

In älteren Beiträgen zu diesem Thema taucht noch eine Möglichkeit auf, die es nicht mehr gibt: Die Integration ließ sich vorab von Hand einschalten, allerdings nur bis Ende April 2026. Wer darauf plant, sucht nach einer geschlossenen Tür. Und eine Möglichkeit, den Termin zu verschieben oder sich von der Umstellung ausnehmen zu lassen, nennt Microsoft an keiner Stelle.

Was offen bleibt

Dieser Beitrag beschreibt eine angekündigte Änderung, keine abgeschlossene. Drei Punkte bleiben offen, und wir schreiben sie hin, statt sie zu glätten.

  • Der Termin. Die öffentliche Dokumentation nennt Oktober 2026 (Stand 7. Oktober 2026), das Nachrichtencenter einen Beginn Mitte Oktober 2026 und einen erwarteten Abschluss bis Ende November 2026 (Stand 1. Oktober 2026). Ganz decken sich die beiden Angaben nicht. Wer Klarheit braucht, lässt im eigenen Mandanten nachsehen.
  • Was im eigenen Betrieb sichtbar wird. Belegt ist nur, was der Externe sieht. Ob im Mandanten eine Meldung, ein Protokolleintrag oder eine Benachrichtigung entsteht, beschreiben die geprüften Quellen nicht. Naheliegend ist, dass sich der Empfänger meldet, bevor im Betrieb jemand etwas bemerkt; damit sollte man rechnen, behaupten lässt es sich nicht.
  • Vorwarnung und Verlängerung. Ob betroffene Externe vorab gewarnt werden, ist in den geprüften Quellen nicht geregelt. Eine Verlängerung ist weder belegt noch ausgeschlossen.

Wie verbreitet dieses Fehlerbild in deutschen Kleinbetrieben ist, lässt sich nicht seriös beziffern; belastbare Zahlen dazu gibt es nicht. Ob es Sie betrifft, beantwortet ohnehin keine Statistik, sondern ein Blick in die eigenen Freigaben.

Der Aufwand ist überschaubar, und der Zeitpunkt lässt sich frei wählen, solange er vor der Umstellung liegt. Wer die Bestandsaufnahme und das erneute Teilen nicht selbst erledigen möchte, gibt beides an den Dienstleister ab, der ohnehin Zugang zur Umgebung hat. Bei unseren Kunden läuft das über die laufende Betreuung mit.