Ein Bescheid, den niemand in die Hand bekommt

Post vom Finanzamt landet im Briefkasten, jemand öffnet den Umschlag und legt ihn auf den Stapel für das Steuerbüro. Wer den Brief in der Hand hält, weiß, dass etwas angekommen ist.

Für Steuerbescheide verschiebt sich dieser Weg. Sie werden im ELSTER-Postfach zum Abruf bereitgestellt, also in dem Bereich des Benutzerkontos, aus dem man Dokumente selbst herunterlädt. Der entscheidende Unterschied liegt nicht im Weg, sondern in der Frist: Ein bereitgestellter Bescheid gilt nach dem Gesetz zu einem festen Zeitpunkt als bekanntgegeben, unabhängig davon, ob ihn jemand geöffnet hat.

Damit läuft die Einspruchsfrist, während der Bescheid ungelesen im Postfach liegt. Dieser Beitrag beschreibt, was im Gesetz steht und ab wann. Er ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.

Auf einen Blick

  • Ein bereitgestellter Verwaltungsakt gilt am vierten Tag nach der Bereitstellung als bekanntgegeben. Anknüpfungspunkt ist die Bereitstellung, nicht die Benachrichtigung und nicht der Abruf.
  • Das Wort Einwilligung steht in der ab dem 1. Januar 2026 geltenden Fassung des § 122a AO nicht mehr; in der Handhabung der Finanzverwaltung bleibt sie für das Jahr 2026 gleichwohl maßgeblich.
  • Die Sache ist zweistufig: Die Neufassung gilt für Verwaltungsakte, die nach dem 31. Dezember 2025 erlassen worden sind; die Soll-Vorschrift zum Abrufweg erst für solche nach dem 31. Dezember 2026.
  • Die frühere Rückfallregel für den Fall des Nichtabrufs steht nicht mehr im Gesetz. Das ist die eigentliche Änderung.
  • Der Einspruch ist innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Verwaltungsakts einzulegen, § 355 Absatz 1 Satz 1 AO.

Was im Gesetzestext steht, und ab wann er gilt

Der Normtext selbst nennt kein Anwendungsdatum. Es steht in Artikel 97 § 28 Absatz 2 des Einführungsgesetzes zur Abgabenordnung, und dort sind zwei verschiedene Stichtage geregelt.

Der erste Satz bestimmt, dass § 122a AO in der am 1. Januar 2026 geltenden Fassung erstmals auf Verwaltungsakte anzuwenden ist, die nach dem 31. Dezember 2025 erlassen worden sind. Zu dieser Fassung gehört, dass eine Einwilligung im Text nicht mehr vorkommt und die Vier-Tage-Regel an die Bereitstellung anknüpft.

Der zweite Satz nimmt davon eine Regelung aus: § 122a Absatz 1 Satz 2 AO findet erstmals Anwendung auf Verwaltungsakte, die nach dem 31. Dezember 2026 erlassen worden sind. Das ist die Soll-Vorschrift, nach der bestimmte Bescheide grundsätzlich durch Bereitstellung bekanntgegeben werden sollen. Sie macht den Abrufweg zum Regelfall und ist die zweite Stufe.

Maßgeblich ist dabei der Erlass des Verwaltungsakts, nicht das Steuerjahr und nicht der Zeitpunkt, zu dem die Erklärung abgegeben wurde.

Für das Übergangsjahr 2026 hat das Bundesministerium der Finanzen am 13. August 2026 ein Schreiben zur Bekanntgabe von Steuerverwaltungsakten durch Bereitstellung zum Datenabruf ab dem 1. Januar 2026 veröffentlicht. Es setzt für 2026 weiterhin eine Einwilligung voraus; ab dem 1. Januar 2027 ist danach keine Einwilligung mehr erforderlich.

Gesetzestext und Verwaltungspraxis liegen im Jahr 2026 also auseinander. Der Deutsche Steuerberaterverband fasst die Handhabung so zusammen:

> „In den Fällen, in denen bisher in die elektronische Bekanntgabe eingewilligt wurde oder im Jahr 2026 eingewilligt wird, erfolgt die Bekanntgabe grundsätzlich elektronisch. In allen anderen Fällen erfolgt im Jahr 2026 weiterhin eine postalische Bekanntgabe."

Vier Tage nach der Bereitstellung

§ 122a Absatz 4 AO besteht aus zwei Sätzen. Sie lauten im Wortlaut:

> „Ein zum Abruf bereitgestellter Verwaltungsakt gilt am vierten Tag nach der Bereitstellung zum Abruf als bekannt gegeben. Im Zweifel hat die Behörde den Zeitpunkt der Bereitstellung zum Abruf nachzuweisen."

Zwei Dinge stehen dort nicht: wann die Benachrichtigung abgesendet wurde und ob jemand den Bescheid abgerufen hat. Und die Beweislastregel im zweiten Satz betrifft nur noch den Zeitpunkt der Bereitstellung, nicht den Zugang einer Benachrichtigung.

Der Satz, der gestrichen wurde

Die Vorgängerfassung knüpfte an die Absendung der elektronischen Benachrichtigung an und sah drei Tage vor. Ihr Absatz 4 hatte außerdem vier Sätze statt zwei: Die Sätze 3 und 4 regelten den Fall, dass jemand den Zugang der Benachrichtigung bestritt und dieser nicht nachgewiesen werden konnte. Dann galt der Verwaltungsakt erst am Tag des tatsächlichen Abrufs als bekanntgegeben. Diese Rückfallregel steht nicht mehr im Gesetz.

Der Papierweg im selben Gesetz ist anders gebaut. § 122 Absatz 2 AO ordnet die Bekanntgabe eines mit der Post übermittelten Bescheids am vierten Tag nach der Aufgabe zur Post an, macht davon aber ausdrücklich eine Ausnahme für den Fall, dass der Bescheid nicht oder zu einem späteren Zeitpunkt zugegangen ist.

Der Papierweg enthält also eine ausdrückliche Ausnahme für den Nichtzugang, § 122a Absatz 4 AO enthält sie nicht. Das ist ein Vergleich zweier Gesetzestexte, keine Bewertung. Was daraus im Streitfall folgt, ist eine Frage für den Steuerberater oder den Rechtsanwalt.

Wen die Soll-Vorschrift betrifft

„Wer ein ELSTER-Konto hat" beschreibt den Kreis zu weit. § 122a Absatz 1 Satz 2 AO knüpft an drei Voraussetzungen an, die zusammen vorliegen müssen:

  • Es geht um einen Steuerbescheid, Steuermessbescheid oder Feststellungsbescheid.
  • Dieser Bescheid beruht auf einer nach § 87a Absatz 6 AO elektronisch übermittelten Steuer- oder Feststellungserklärung.
  • Die Erklärung wurde entweder vom Beteiligten selbst über ein von der Finanzverwaltung bereitgestelltes Nutzerkonto übermittelt oder durch eine bevollmächtigte Person im Sinne des § 80 Absatz 2 AO, der gegenüber der Bescheid bekanntzugeben ist.

Ein bloßes Benutzerkonto ohne elektronisch übermittelte Erklärung erfüllt diese Soll-Vorschrift nicht. Daneben steht Satz 1 desselben Absatzes: Danach können Verwaltungsakte durch Bereitstellung zum Abruf bekanntgegeben werden, eine Kann-Regel neben der Soll-Regel. Und „soll" bleibt „soll": Eine Pflicht, ab einem bestimmten Tag ausschließlich elektronisch bekanntzugeben, steht so nicht im Text.

Wenn das Steuerbüro die Erklärung übermittelt

Die meisten Betriebe geben ihre Erklärungen nicht selbst ab. § 122 Absatz 1 Satz 3 AO erlaubt die Bekanntgabe gegenüber einem Bevollmächtigten. Satz 4 geht weiter: Der Verwaltungsakt soll dem Bevollmächtigten bekanntgegeben werden, wenn der Finanzbehörde eine schriftliche oder eine elektronisch übermittelte Empfangsvollmacht vorliegt. Die ELSTER-Hilfe nennt Vollmachtnehmer mit Empfangsvollmacht ausdrücklich als Nutzergruppe, die Bescheide elektronisch zum Abruf erhält.

Liegt eine solche Empfangsvollmacht vor, wird der Bescheid also dem Bevollmächtigten bereitgestellt, nicht dem Mandanten.

An dieser Stelle endet, was sich belegen lässt, und das sagen wir offen: Ob der Mandant zusätzlich benachrichtigt wird, ist aus den geprüften Quellen nicht zu beantworten. Weder die Darstellung des Berufsstands noch die ELSTER-Hilfe äußern sich dazu. Belegt ist nur der Gesetzestext: Benachrichtigt wird die abrufberechtigte Person.

Genau das lässt sich im Gespräch mit dem eigenen Steuerbüro klären: Wem wird der Bescheid bereitgestellt, und auf welchem Weg erfährt der Betrieb davon.

Die E-Mail und die Frist

Die Benachrichtigung ist keine Höflichkeit, sondern eine Pflicht. § 122a Absatz 1 Satz 3 AO bestimmt: „Die abrufberechtigte Person ist am Tag der Bereitstellung elektronisch über die Abrufmöglichkeit und ihre Rechtswirkungen zu benachrichtigen."

Wie diese Nachricht aussieht, beschreibt die ELSTER-Hilfe: Per E-Mail wird über die Bereitstellung des Bescheids zum Datenabruf benachrichtigt. Die Hilfeseite weist aus, dass diese E-Mail unverschlüsselt ist und nur die Steuernummer und die Bescheidkurzbezeichnung enthält. Wichtiger für die Frist: Nach dem Wortlaut des Absatzes 4 ist sie nicht der Auslöser.

§ 355 Absatz 1 Satz 1 AO bestimmt: „Der Einspruch nach § 347 Absatz 1 Satz 1 ist innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Verwaltungsakts einzulegen."

Zusammen mit § 122a Absatz 4 AO ergibt sich die Mechanik: Die Bekanntgabe wird auf den vierten Tag nach der Bereitstellung datiert, und ab der Bekanntgabe läuft der Monat. Wie Fristbeginn und Fristende in einem konkreten Fall zu bestimmen sind, gehört zum Berater; wir rechnen das hier nicht vor.

Der Weg zurück zum Papier

§ 122a Absatz 2 AO sieht vor, dass Absatz 1 nicht anzuwenden ist, wenn der Beteiligte eine einmalige oder dauerhafte postalische Bekanntgabe nach § 122 Absatz 2 AO beantragt hat. Die ELSTER-Hilfe beschreibt, dass sich die dauerhafte postalische Bekanntgabe im ELSTER-Benutzerkonto beantragen lässt.

Zwei Einschränkungen stehen im selben Absatz. Der Antrag wirkt nur für die Zukunft, sein Widerruf ebenso. Und beide werden der Finanzbehörde gegenüber erst wirksam, wenn sie ihr zugehen.

Was sich im Betrieb klären lässt

Der rechtliche Teil gehört zum Berater. Der organisatorische Teil bleibt im Betrieb und besteht aus wenigen Fragen:

  • An welche Adresse geht die Benachrichtigung? Ein Postfach, das nur eine einzelne Person erreicht, ist ein Ausfallpunkt.
  • Wer sieht in das ELSTER-Postfach, und in welchem Rhythmus? Sinnvoll ist ein benannter Name mit einer festen Vertretung.
  • Wie erfährt die Buchhaltung von einem Bescheid, der dem Steuerbüro bereitgestellt wurde? Diese Frage geht an das Steuerbüro, nicht an die Software.
  • Welche Einstellungen sind im eigenen Benutzerkonto gesetzt? Ob eine Einwilligung vorliegt und ob ein Antrag auf postalische Bekanntgabe gestellt wurde, ist ein Blick ins Konto wert.

Was offen bleibt

Nicht alles zu diesem Thema lässt sich sauber belegen. Was hier bewusst fehlt:

  • Kein Zitat aus dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 13. August 2026. Titel und Datum sind gesichert, der Volltext lag uns nicht zuverlässig lesbar vor.
  • Keine Aussage darüber, ob der Mandant zusätzlich zum Bevollmächtigten benachrichtigt wird. Für unsere Leser ist das die wichtigste Detailfrage, und sie ist unbeantwortet.
  • Kein Datum dafür, seit wann sich die Papier-Option im Benutzerkonto einstellen lässt. Belegt ist, dass es geht, nicht seit wann.
  • Keine Zahlen zur Verbreitung. Wie viele Betriebe betroffen sind, haben wir nicht erhoben.
  • Nichts zu Rechtsfolgen und Rettungswegen bei einer versäumten Frist. Das gehört zum Steuerberater oder zum Rechtsanwalt.

Der Kern lässt sich in einem Satz sagen: Ein bereitgestellter Bescheid ist nach dem Gesetzestext zu einem bestimmten Tag bekanntgegeben, und die Rückfallregel für den Fall, dass ihn niemand abgerufen hat, ist gestrichen. Alles Weitere ist eine Frage der Zuständigkeit im eigenen Haus. Wenn Sie Postfächer, Verteiler und Ablagen dafür sauber aufsetzen wollen, unterstützt Toptronix Sie dabei; die steuerliche Bewertung bleibt bei Ihrem Berater.