Belege aus 2018 und ein Archiv, in das niemand hineinsieht

Stellen Sie sich einen kleinen Handwerksbetrieb vor. Im Keller stehen Ordner mit Eingangsrechnungen und anderen Buchungsbelegen aus dem Jahr 2018. Ein Teil davon liegt zusätzlich als Scan in einer Ablage-Software, einiges steckt als Anhang im E-Mail-Postfach. Und alles zusammen ist in den Sicherungen enthalten, die seither angefertigt wurden. Zum Jahresende 2026 fragt sich die Inhaberin, ob das alles noch bleiben muss.

Die kurze Antwort: Für viele dieser Belege endet nach unserer eigenen Rechnung mit Ablauf des 31.12.2026 die steuerliche Aufbewahrungsfrist. Danach dürfen sie grundsätzlich vernichtet werden, allerdings nur, soweit sie nicht mehr für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Steuerlich verlangt der Fristablauf keine Vernichtung. Er erlaubt sie nur. Ob die Belege in Ablage-Software, Buchhaltungsprogramm und Postfach-Archiv nach Fristablauf gelöscht werden, hängt davon ab, wie diese Programme eingerichtet sind. Das lässt sich nur dort nachsehen.

Dieser Beitrag beschreibt die Lage nach dem Gesetzeswortlaut, Stand 01.10.2026. Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Fragen zum eigenen Betrieb gehören zur Steuerberatung.

Zehn, acht, sechs Jahre: die drei Fristen

Welche Unterlagen ein Betrieb für das Finanzamt aufheben muss, regelt § 147 der Abgabenordnung (AO). Absatz 3 Satz 1 teilt sie in drei Gruppen:

  • Zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz samt den dazugehörigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, außerdem für Zollunterlagen.
  • Acht Jahre für Buchungsbelege, also nach der Formulierung im Handelsgesetzbuch die Belege für Buchungen in den Büchern.
  • Sechs Jahre für die sonstigen Unterlagen, darunter empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben abgesandter Briefe und andere Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Das Handelsgesetzbuch (HGB) nennt in § 257 Absatz 4 dieselben Zeiträume, die acht Jahre ebenfalls für Buchungsbelege. Deckungsgleich in jedem Fall sind beide Regeln trotzdem nicht: Den Fristbeginn formulieren die beiden Gesetze leicht unterschiedlich.

Für Rechnungen kommt § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) hinzu. Danach sind Doppel der ausgestellten und alle erhaltenen Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, und § 147 Absatz 3 AO bleibt davon unberührt. Außerdem müssen die Rechnungen für den gesamten Zeitraum die Anforderungen des § 14 Absatz 3 Satz 1 UStG erfüllen.

Seit 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege acht statt zehn Jahre, und zwar auch für Belege, deren alte Frist am 31. Dezember 2024 noch lief. So bestimmt es die Übergangsvorschrift in Art. 97 § 19a Absatz 2 des Einführungsgesetzes zur Abgabenordnung (EGAO). Für Rechnungen enthält § 27 Absatz 40 UStG eine entsprechende Regel, für das HGB Art. 95 des Einführungsgesetzes zum Handelsgesetzbuch (EGHGB). Für Banken, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute gelten abweichende Regeln, die dieser Beitrag nicht behandelt.

Es zählt das Jahr der Entstehung, nicht das Geschäftsjahr

Wann die Frist beginnt, steht in § 147 Absatz 4 AO: „mit dem Schluss des Kalenderjahrs“, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, der Jahresabschluss aufgestellt, der Brief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Maßgeblich ist also das Kalenderjahr, in dem etwas geschehen ist. Das Geschäftsjahr, auf das sich eine Unterlage bezieht, spielt dafür keine Rolle.

Ein Beispiel nach unserer eigenen Rechnung: Ein Jahresabschluss für 2016, der im Jahr 2017 aufgestellt wurde, ist erst mit Ablauf des 31.12.2027 frei, nicht schon Ende 2026. Und auch dann nur unter dem Vorbehalt der Festsetzungsfrist, um den es im nächsten Abschnitt geht. Bei Buchungsbelegen gilt dasselbe Prinzip: Es zählt das Jahr, in dem der Beleg entstanden ist, nicht das Jahr, in dem er gebucht wurde.

Daraus ergibt sich nach unserer eigenen Rechnung, die keine amtliche Angabe ist, für den Ablauf des 31.12.2026 Folgendes. Frei werden Buchungsbelege, die im Kalenderjahr 2018 entstanden sind, und Rechnungen, die 2018 ausgestellt wurden (acht Jahre). Frei werden Bücher, in die 2016 die letzte Eintragung gemacht wurde, sowie Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte, die 2016 aufgestellt wurden (zehn Jahre). Frei werden außerdem Handels- und Geschäftsbriefe, die 2020 empfangen oder abgesandt wurden, und sonstige Unterlagen, die 2020 entstanden sind (sechs Jahre). Zum Vergleich: Buchungsbelege aus 2017 sind nach derselben Rechnung schon mit Ablauf des 31.12.2025 frei geworden, Ende 2026 kommt erstmals der Jahrgang 2018 hinzu. All das gilt nur, soweit die Unterlagen nicht mehr für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Das kann etwa bei einer begonnenen Außenprüfung der Fall sein oder wenn ein Steuerbescheid mit Einspruch oder Klage angefochten ist. Ob für ein bestimmtes Jahr noch eine Festsetzungsfrist läuft, klärt die Steuerberatung.

Warum „darf weg“ nicht „ist weg“ heißt

Die Einschränkung steht in § 147 Absatz 3 Satz 5 AO: „Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist“. Die Festsetzungsfrist ist die Frist für die Festsetzung einer Steuer, geregelt in den §§ 169 bis 171 AO. Wann sie beginnt, hängt unter anderem davon ab, wann die Steuererklärung eingereicht wurde. Eine Unterlage, deren Aufbewahrungsfrist rechnerisch abgelaufen ist, kann deshalb trotzdem noch gebraucht werden.

§ 171 AO nennt Fälle, in denen die Festsetzungsfrist nicht abläuft. Zwei Beispiele:

  • Außenprüfung: Hat eine Außenprüfung begonnen, läuft die Festsetzungsfrist nicht ab, bevor die Bescheide unanfechtbar sind.
  • Einspruch oder Klage: Ist ein Steuerbescheid mit Einspruch oder Klage angefochten, läuft die Festsetzungsfrist nicht ab, bevor über den Rechtsbehelf unanfechtbar entschieden ist.

Die längeren Festsetzungsfristen bei Steuerhinterziehung oder leichtfertiger Verkürzung verlängern die Aufbewahrung dagegen ausdrücklich nicht, das schließt § 147 Absatz 3 Satz 5 AO aus. Festsetzungsfristen für einzelne Jahre rechnen wir in diesem Beitrag bewusst nicht vor.

Steuerlich ist das Ende der Aufbewahrungsfrist eine Erlaubnis, keine Pflicht. Der Datenschutz setzt einen anderen Akzent. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt sinngemäß, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie es für ihre Zwecke erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e). Zugleich nimmt sie Daten, die zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gebraucht werden, vom Recht auf Löschung aus (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b). Unterlagen mit personenbezogenen Daten, etwa Rechnungen an Privatkunden, stehen damit zwischen zwei Anliegen: aufbewahren, solange das Steuerrecht es verlangt, und nicht länger speichern als nötig. Wie dieses Spannungsfeld im einzelnen Betrieb aufzulösen ist, beurteilen wir hier nicht.

Lohnunterlagen, Personalakten und Unterlagen zur Sozialversicherung haben eigene Fristen, die wir für diesen Beitrag nicht geprüft haben. Dafür ist das Lohnbüro der richtige Ansprechpartner. Zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen gibt es einen eigenen Beitrag.

Im digitalen Archiv: nachsehen statt annehmen

Ein Papierordner verschwindet erst, wenn ihn jemand in den Aktenvernichter gibt. Digital können dieselben Belege an mehreren Stellen liegen: in der Ablage-Software, im Buchhaltungsprogramm, im Postfach-Archiv und in Sicherungen. Die AO erlaubt, Unterlagen auf Bild- oder Datenträgern aufzubewahren, mit Ausnahmen unter anderem für Jahresabschlüsse. Sie verlangt dann sinngemäß, dass die Wiedergaben während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind (§ 147 Absatz 2 AO). Wer vor Fristende das Programm wechselt oder ein altes System abschaltet, klärt deshalb vorher, wie die Belege bis dahin verfügbar bleiben.

Ob eine Ablage alte Belege nach Fristablauf von sich aus löscht, nur nach Freigabe oder gar nicht, lässt sich nicht pauschal sagen. Konkrete Produkte haben wir dafür nicht geprüft. Die Fragen an den Anbieter oder an den Dienstleister, der Ihr Archiv betreut, lauten:

  • Kennt die Ablage Aufbewahrungsfristen, und für welche Arten von Unterlagen sind welche hinterlegt?
  • Sind die Fristen auf die seit 2025 geltenden acht Jahre für Buchungsbelege eingestellt?
  • Nach welchem Datum rechnet die Ablage: nach dem Datum des Belegs, der Buchung oder des Hochladens?
  • Löscht die Ablage nach Fristablauf selbsttätig, oder erst, nachdem ein Mensch die Löschung freigegeben hat?
  • Lassen sich einzelne Jahrgänge oder Unterlagen von einer Löschung ausnehmen, etwa wegen einer Außenprüfung?
  • Erfasst eine Löschung auch die Sicherungen und die Postfach-Archive, oder bleiben dort Kopien liegen?

An der vierten Frage hängt, ob ohne menschliche Prüfung gelöscht wird. Würde ein Programm nach Fristablauf selbsttätig löschen, könnte es auch Belege erfassen, die wegen einer noch laufenden Festsetzungsfrist bleiben müssen. Ob das bei Ihrem Programm so ist, wissen Sie erst, wenn die Antwort vorliegt.

So gehen Sie vor, bevor jemand löscht

  1. Ablageorte auflisten. Papierordner, Ablage-Software, Buchhaltungsprogramm, Postfach-Archiv und Sicherungen: Wo liegen Unterlagen aus den Jahrgängen, die mit Ablauf des 31.12.2026 frei werden könnten?
  2. Mit der Steuerberatung sprechen. Für welche Jahre läuft noch eine Festsetzungsfrist? Gibt es eine begonnene Außenprüfung oder einen angefochtenen Bescheid? Welche Unterlagen sollen trotz Fristablauf bleiben?
  3. Den Betreuer der Ablage fragen. Die Fragen aus dem vorigen Abschnitt gehen an den Anbieter oder Dienstleister, bevor eine Löschung angestoßen wird.
  4. Erst freigeben, dann löschen. Legen Sie fest, wer die Löschung freigibt. Wir empfehlen, festzuhalten, was wann gelöscht und von wem es freigegeben wurde; eine gesetzliche Pflicht dazu behaupten wir nicht.
  5. Lohnunterlagen getrennt behandeln. Für sie gelten eigene Fristen. Das Lohnbüro klärt, was davon weg darf.

Wer Speicherplatz freimachen oder personenbezogene Daten nicht länger als nötig halten will, braucht die Antworten aus Schritt 2 und 3, bevor im Archiv etwas verschwindet.

Was offen bleibt

Einiges beantwortet dieser Beitrag nicht:

  • Ihre Festsetzungsfristen. Ob für ein bestimmtes Jahr noch eine Festsetzungsfrist läuft, hängt vom Einzelfall ab. Das klärt die Steuerberatung.
  • Das Verhalten einzelner Programme. Wie eine bestimmte Ablage- oder Buchhaltungssoftware mit Aufbewahrungsfristen umgeht, haben wir nicht geprüft. Deshalb nennen wir keine Produkte.
  • Die Jahrgänge. Die Angaben zu 2016, 2018 und 2020 sind unsere eigene Rechnung nach dem Gesetzeswortlaut, keine amtliche Angabe.
  • Datenschutz und Aufbewahrung. Wie lange ein Betrieb Unterlagen mit personenbezogenen Daten nach Fristablauf noch speichern darf, beurteilen wir nicht.
  • Lohn, Personal, Sozialversicherung. Diese Fristen haben wir nicht geprüft.
  • Banken, Versicherer, Wertpapierinstitute. Für sie gelten abweichende Regeln, die hier nicht dargestellt sind.

Toptronix ersetzt keine Steuerberatung. Im Erstgespräch sehen wir uns aber mit Ihnen an, wie Belege in Ihrem Betrieb abgelegt, archiviert und zur Löschung freigegeben werden, und sagen Ihnen, ob sich dieser Ablauf vereinfachen oder automatisieren lässt.