Ein Klick auf „Teilen“, und das Fenster sieht anders aus

Eine Mitarbeiterin will einem Kunden ein Angebot aus OneDrive schicken. Sie klickt wie gewohnt auf „Teilen“. Das Fenster, das sich öffnet, kennt sie nicht. Es enthält einen Link zu genau dieser Datei, den Microsoft im englischen Original „hero link“ nennt. Die Links, die sie in den Monaten davor verschickt hat, stehen unter einer eigenen Rubrik.

So kann es aussehen, wenn in Ihrem Betrieb eine Änderung ankommt, die Microsoft für OneDrive und SharePoint angekündigt hat. Laut Microsofts Mitteilung MC1454378, Stand 7. Oktober 2026, wird der neue Dialog seit Anfang Oktober 2026 schrittweise verteilt. Für die Anwender ist das zunächst eine Umgewöhnung, keine Störung. Eine Frage sollten Sie trotzdem klären lassen: Gelten die Regeln, die in Ihrer Microsoft-365-Umgebung für Freigaben eingestellt sind, auch für den neuen Link? Für die Ablaufregeln und die Standard-Einstellungen von Freigabelinks beantwortet Microsoft das selbst, und zwar mit Nein.

Was Microsoft angekündigt hat

Die Änderung steht in der Mitteilung MC1454378 im Nachrichtencenter von Microsoft 365, zuletzt aktualisiert am 7. Oktober 2026. Das Nachrichtencenter ist nur im eigenen Mandanten einsehbar, also für die Verwalter Ihrer Microsoft-365-Umgebung. Der Titel der Mitteilung lautet „Microsoft 365: The Next Generation of File & Folder Sharing“. Veröffentlicht hat Microsoft sie am 13. August 2026. Mit der Aktualisierung vom 7. Oktober 2026 hat Microsoft den Zeitplan geändert. Als Kennung in der Microsoft-365-Roadmap nennt die Mitteilung die Nummer 492622.

Zum Zeitplan: Laut Microsoft wird der neue Dialog seit Anfang Oktober 2026 schrittweise verteilt, der Abschluss ist bis Ende November 2026 geplant. Vorher hatte Microsoft Mitte September bis Ende Oktober 2026 genannt. „Ende November“ ist Microsofts Planangabe und kein Stichtag. Wann genau der Dialog in Ihrem Mandanten erscheint, können wir Ihnen nicht sagen.

Der Hauptlink: ein Link je Datei, der allein niemandem Zugriff gibt

Kern der Änderung: Jede Datei und jeder Ordner bekommt im Freigabedialog einen Hauptlink. So nennen wir ihn in diesem Artikel. Wie er in der deutschen Oberfläche heißt, wissen wir nicht. Für Microsofts Bezeichnungen verwenden wir hier deshalb das englische Original.

Voreingestellt ist beim Hauptlink der Empfängerkreis „Only people added to the file“, also nur Personen, die zur Datei hinzugefügt wurden. Microsoft schreibt dazu, dass der Link selbst damit niemandem Zugriff gewährt. Leitet jemand den Link einfach weiter, verschafft er dem Empfänger dadurch allein noch keinen Zugriff.

Den Empfängerkreis können Nutzer erweitern. Möglich ist zum einen der Kreis der Personen in Ihrer Organisation, die den Link haben. Zum anderen gibt es „anyone with the link“, also jeden, der den Link besitzt, sofern die Richtlinie Ihres Betriebs das zulässt. Diesen Vorbehalt macht Microsoft selbst: „where permitted by organizational policy“.

Dazu nennt die Mitteilung zwei Punkte, die im Alltag zählen:

  • Leserechte zuerst: Hauptlinks starten laut Microsoft mit Leserechten.
  • Derselbe Link, neuer Kreis: Wer den Empfängerkreis ändert, ändert den bestehenden Hauptlink und erzeugt keinen neuen.

Der zweite Punkt hat eine praktische Folge. Ein Hauptlink, der schon in E-Mails steht, ist nach der Änderung derselbe Link mit dem neuen Empfängerkreis. Wer den Kreis erweitert, sollte also wissen, an wen der Link bereits gegangen ist.

Was mit Ihren bisherigen Links geschieht

Bestehende Freigabelinks funktionieren laut Microsoft weiter. Im neuen Dialog erscheinen sie unter „Other links“. Verschickte Links müssen Sie wegen des neuen Dialogs also nicht neu erzeugen.

Vor dem Rollout ist laut Microsoft keine Aktion nötig. Im Wortlaut: „No action is required before rollout.“ Ein Blick auf die Regeln Ihres Betriebs lohnt sich trotzdem, und zwar wegen eines einzigen Satzes.

Der Satz zu den Ablaufregeln

Er lautet in der Mitteilung:

„Existing default sharing link settings and link expiration policies continue to apply to legacy links and do not govern hero links.“

Auf Deutsch: Die bisherigen Standard-Einstellungen für Freigabelinks und die Ablaufregeln für Links gelten laut Microsoft weiter für die alten Links. Für den neuen Hauptlink gelten sie nicht.

Wer für seinen Mandanten Standard-Einstellungen für Freigabelinks oder Ablauffristen für Links festgelegt hat, hatte dafür einen Grund. Vielleicht sollte nichts dauerhaft offen bleiben, was an Externe ging. Was der Satz für Hauptlinks bedeutet, die für jeden mit dem Link geöffnet sind, erklärt Microsoft in der Mitteilung nicht. Wir deuten ihn deshalb auch nicht weiter.

Daraus wird eine Frage an Ihren Dienstleister: Ob und wie sind Hauptlinks mit Empfängerkreis „anyone with the link“ in unserem Mandanten befristet? Ist die Antwort unklar, ist das ein Befund und kein Grund zur Beunruhigung. Dann gehört die Frage auf die Liste für die nächste Durchsicht Ihrer Einstellungen.

Eine Einstellung je Website, keine für den ganzen Mandanten

Welcher Empfängerkreis beim Hauptlink voreingestellt ist, lässt sich laut Microsoft je Website-Sammlung in SharePoint beziehungsweise je OneDrive festlegen. Ihr Dienstleister findet das unter dem Stichwort DefaultMainLinkScope. Die zugehörige Referenz steht bei Microsoft Learn unter Set-SPOSite und war beim Abruf am 9. Oktober 2026 auf dem Stand vom 6. Oktober 2026.

Eine Einstellung für den ganzen Mandanten gibt es laut Mitteilung nicht. Microsoft schreibt: „There is currently no tenant-wide equivalent setting for the hero link audience.“ Das „currently“ bezieht sich auf den Stand der Mitteilung vom 7. Oktober 2026.

Ab Werk steht die Voreinstellung laut Microsoft auf der Variante, bei der der Link allein keinen Zugriff gibt. Die Referenz bei Microsoft Learn hält außerdem fest, dass die Voreinstellung für jeden mit dem Link nur verfügbar ist, wenn anonyme Links auf Ebene des Mandanten erlaubt sind. Ob Sie für einzelne Websites eine andere Voreinstellung wollen, entscheiden Sie mit Ihrem Dienstleister. Eine Anleitung dafür geben wir hier bewusst nicht.

Was Sie tun können

Microsoft empfiehlt, die geänderte Freigabe den Nutzern zu erklären, die regelmäßig teamübergreifend und mit anderen Organisationen zusammenarbeiten. In einem kleinen Betrieb können das etwa die Kolleginnen und Kollegen sein, die Dateien mit Kunden, Lieferanten oder dem Steuerbüro teilen. Für sie reichen drei Sätze:

  • Ein Hauptlink gewährt ab Werk für sich allein niemandem Zugriff.
  • Wer einem Kunden eine Datei schicken will, fügt ihn deshalb als Person hinzu, statt nur den Link zu kopieren.
  • Wer den Empfängerkreis eines Hauptlinks erweitert, erweitert ihn für alle, die den Link schon haben.

Mit Ihrem Dienstleister klären Sie diese Punkte:

  1. Erlaubt unsere Richtlinie überhaupt Links für „anyone with the link“, und brauchen wir das noch?
  2. Ob und wie sind Hauptlinks mit diesem Empfängerkreis in unserem Mandanten befristet, wenn die bisherigen Ablaufregeln laut Microsoft für sie nicht gelten?
  3. Welche Voreinstellung gilt für den Hauptlink auf unseren SharePoint-Websites und OneDrives, und ist sie mit Datum festgehalten?
  4. Wer informiert die Mitarbeitenden, die regelmäßig mit Externen teilen, und bis wann?
  5. Woran erkennen wir, dass der neue Dialog in unserem Mandanten angekommen ist?

Die fünfte Frage ist keine Formsache. Solange der alte Dialog läuft, bleibt der Hinweis an die Mitarbeitenden Theorie.

Nicht verwechseln: die Umstellung bei Gastkonten

Im selben Zeitraum ändert Microsoft eine zweite Sache beim Teilen mit Externen. Sie betrifft Empfänger, die im Verzeichnis Ihres Betriebs kein Gastkonto haben. Microsoft kündigt sie in einer separaten Mitteilung an (MC1243549). Was dort geschieht und was Sie dafür prüfen, beschreibt unser Artikel SharePoint und OneDrive: Wenn frühere Freigabelinks beim Empfänger ins Leere laufen.

Was offen ist

Einiges können wir nach dem Stand der Quellen vom 9. Oktober 2026 nicht beantworten. Wir raten dabei nicht:

  • Ablauf von Hauptlinks: Microsoft sagt, dass die bisherigen Ablaufregeln für Hauptlinks nicht gelten. Was stattdessen gilt, insbesondere für Hauptlinks, die für jeden mit dem Link geöffnet sind, sagt die Mitteilung nicht.
  • Zeitpunkt in Ihrem Mandanten: Microsoft nennt einen Zeitraum von Anfang Oktober bis Ende November 2026, aber keinen Termin für einzelne Mandanten.
  • Deutsche Bezeichnungen: Wie „Only people added to the file“ und „Other links“ in der deutschen Oberfläche heißen, haben wir nicht in einer deutschen Microsoft-Quelle gelesen.
  • Mögliche Werte der Einstellung: Bei den Werten für DefaultMainLinkScope weichen die Quellen voneinander ab. Die Mitteilung nennt zwei, die Referenz bei Microsoft Learn (Stand 6. Oktober 2026) nennt drei, darunter „Anyone“ mit der Einschränkung auf Mandanten, die anonyme Links erlauben.
  • Weitere Änderungen: Microsoft hat den Zeitplan am 7. Oktober 2026 verschoben. Die Mitteilung kann sich wieder ändern. Maßgeblich ist der Text, den Ihr Mandant im Nachrichtencenter anzeigt.

Zum Schluss

Der neue Freigabedialog ist kein Anlass zur Sorge. Die Voreinstellung ist zurückhaltend, und bestehende Links laufen weiter. Offen ist vor allem, wie Ihre eigenen Regeln zum neuen Hauptlink passen. Die Microsoft-365-Verwaltung gehört bei Toptronix zu den Managed Services: Wir prüfen die Einstellungen in Ihrem Mandanten und halten sie mit Datum fest. Wenn Sie die Fragen oben nicht allein klären möchten, sprechen Sie uns an.