Eine Nummer, die viele Betriebe längst haben
Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) kündigt auf seiner Seite zur Wirtschafts-Identifikationsnummer die nächste Vergabestufe an. Laut BZSt (Stand 10. September 2026) folgt sie ab dem vierten Quartal 2026. Wer das liest, stellt sich schnell drei Fragen. Haben wir die Nummer schon? Müssen wir sie beantragen? Und gehört sie auf unsere Rechnungen?
Die kurze Antwort vorweg: Viele Betriebe haben die Nummer bereits seit November 2024, ohne dass sie dafür etwas tun mussten. Beantragen lässt sie sich nicht. Und auf Rechnungen tritt sie laut BZSt nicht an die Stelle von Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz USt-IdNr. (Stand der FAQ: 13. August 2026).
Dieser Beitrag hilft Ihnen zuerst bei der Frage, ob Ihr Betrieb die Nummer schon hat. Danach geht es um die zweite Stufe, um die Frage, wo die Nummer stehen muss, und um das, was die Quellen offenlassen.
Was die W-IdNr. ist
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer, kurz W-IdNr., ist in § 139c Absatz 1 der Abgabenordnung (AO) verankert. Sie gilt für sogenannte wirtschaftlich Tätige. Wer dazu zählt, legt § 139a Abs. 3 AO fest: natürliche Personen, die wirtschaftlich tätig sind, juristische Personen und Personenvereinigungen. Gemeint sind also nicht nur Einzelunternehmen.
Die Nummer beginnt laut BZSt mit den Buchstaben „DE“, gefolgt von einer neunstelligen Ziffernfolge. Dazu kommt ein Unterscheidungsmerkmal, kurz U-Merkmal. In der ersten Vergabestufe lautet es -00001. Das BZSt nennt dafür ein Beispiel: Aus der USt-IdNr. DE123456789 wird die W-IdNr. DE123456789-00001.
Die drei Vergabestufen
Das BZSt beschreibt die Vergabe in drei Stufen:
| Stufe | Wer die W-IdNr. erhält | Zeitpunkt laut BZSt |
|---|---|---|
| 1 | Wer zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung verpflichtet ist oder unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) fällt | seit November 2024 |
| 2 | Wer der Körperschaftsteuer unterliegt oder zur Abgabe einer gesonderten (und einheitlichen) Feststellungserklärung verpflichtet ist | ab dem vierten Quartal 2026 |
| 3 | Alle wirtschaftlich Tätigen, die bis dahin keine W-IdNr. erhalten haben | ab dem vierten Quartal 2027 |
Die zweite Stufe im Wortlaut des BZSt (Stand 10. September 2026, Schreibweise wie im Original):
„Wirtschaftliche Tätige, die der Körperschaftsteuer unterliegen oder zur Abgabe einer gesonderten (und einheitliche) Feststellungserklärung verpflichtet sind, erhalten ab dem 4. Quartal 2026 ihre W-IdNr.“
Zur Zeitangabe: Die zweite Stufe beginnt ab dem vierten Quartal 2026, also frühestens ab dem 1. Oktober 2026. Einen genauen Tag oder Monat nennt die BZSt-Seite mit Stand 10. September 2026 nicht.
Für die dritte Stufe nennt das BZSt das vierte Quartal 2027. Ab dann sollen auch weitere Unterscheidungsmerkmale wie -00002 vergeben werden.
Ob Ihr Betrieb der Körperschaftsteuer unterliegt oder eine gesonderte und einheitliche Feststellungserklärung abgeben muss, beantwortet Ihre Steuerberatung. Eine Liste von Rechtsformen nennen wir hier bewusst nicht. Das BZSt beschreibt die zweite Stufe nur über diese beiden Merkmale, nicht über Rechtsformen.
Zuerst klären: Haben Sie die Nummer schon?
Die erste Stufe fragt nicht nach der Rechtsform, sondern nach der Umsatzsteuer. Wer eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben muss oder Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist, erhält die W-IdNr. laut BZSt seit November 2024. Eine GmbH oder eine KG, die zur Umsatzsteuerjahreserklärung verpflichtet ist, gehört damit ebenso zur ersten Stufe wie ein Einzelunternehmen.
Fall 1: Sie hatten bis zum 30. November 2024 eine USt-IdNr.
Dann entspricht Ihre W-IdNr. laut BZSt Ihrer USt-IdNr. mit dem Zusatz -00001. Eine gesonderte Mitteilung gibt es in diesem Fall nicht. Bekanntgegeben hat das BZSt diese Nummern per öffentlicher Bekanntmachung im Bundessteuerblatt, verwenden lassen sie sich seit dem 3. Dezember 2024. Sie müssen also nichts suchen: Sie nehmen Ihre USt-IdNr. und hängen -00001 an.
Fall 2: Sie haben keine USt-IdNr. oder haben Ihre Tätigkeit neu aufgenommen
Für wirtschaftlich Tätige ohne USt-IdNr. und für Neugründungen beschreibt das BZSt die Mitteilung über ELSTER, direkt in das ELSTER-Benutzerkonto. Wer in diesem Fall zur ersten Stufe gehört, schaut also dort nach. Betreuen Sie das Konto nicht selbst, fragen Sie, wer es liest.
Fall 3: Ihr Betrieb gehört nicht zur ersten Stufe
Dann kommt die zweite oder die dritte Stufe in Frage. Welche es ist, hängt an den beiden Merkmalen der zweiten Stufe: Körperschaftsteuer oder Pflicht zur gesonderten und einheitlichen Feststellungserklärung. Das klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Und falls bei Ihnen noch keine Mitteilung angekommen ist, schreibt das BZSt ausdrücklich: „Wenn Sie noch keine Mitteilung über die Vergabe einer W-IdNr. erhalten haben, hat das für Sie keine Nachteile.“
Beantragen: weder nötig noch möglich
Manche Betriebe würden die Sache lieber selbst anstoßen, um sie vom Tisch zu haben. Das geht nicht. Das BZSt formuliert es eindeutig: „Eine Antragstellung bei einer Finanzbehörde auf Vergabe der W-IdNr. ist nicht notwendig und nicht möglich.“
Wo die Nummer hingehört und wo nicht
Rechnungen
Die FAQ des BZSt stellt die Frage, ob die W-IdNr. auf Rechnungen anstelle der Steuernummer oder der USt-IdNr. anzugeben ist. Die Antwort (Stand 13. August 2026): „Nein, derzeit erfüllt die W-IdNr. nicht die in § 14 UStG aufgeführten Anforderungen.“
An anderer Stelle hält die FAQ fest, dass die W-IdNr. „die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder andere bestehende Identifikationsnummern derzeit nicht“ ersetzt. Für Ihre Rechnungsvorlagen folgt daraus: Die W-IdNr. tritt dort weder an die Stelle der Steuernummer noch an die der USt-IdNr.
Impressum
Für das Impressum digitaler Dienste verlangt das Digitale-Dienste-Gesetz (DDG) in § 5 Abs. 1 Nr. 6 DDG eine Nummer, und zwar „in Fällen, in denen sie eine Umsatzsteueridentifikationsnummer ... oder eine Wirtschafts-Identifikationsnummer nach § 139c Absatz 1 der Abgabenordnung besitzen, die Angabe dieser Nummer“. Das Gesetz verbindet beide Nummern mit „oder“. Wer seine USt-IdNr. im Impressum führt, muss nach diesem Wortlaut nicht zusätzlich die W-IdNr. angeben. Bei Zweifeln im Einzelfall hilft eine Rechtsberatung.
Stammdaten und Buchhaltungssoftware
Eine Pflicht, die W-IdNr. in Stammdaten, in der Buchhaltungssoftware oder auf Geschäftsbriefen zu führen, können wir mit unseren Quellen nicht belegen. Ob Ihr Programm ein eigenes Feld für die Nummer vorsieht, erfahren Sie beim Anbieter.
Was Sie konkret tun können
Keiner der folgenden Punkte ist eine gesetzliche Pflicht. Es sind Vorschläge, damit die Nummer ankommt und nicht verloren geht.
- Bestand prüfen: Hat Ihr Betrieb bis zum 30. November 2024 eine USt-IdNr. erhalten, kennen Sie Ihre W-IdNr. bereits: USt-IdNr. plus -00001.
- ELSTER-Postfach zuordnen: Legen Sie fest, wer das ELSTER-Benutzerkonto Ihres Betriebs liest und Eingänge weitergibt.
- Nummer ablegen: Kommt eine Mitteilung, legen Sie die Nummer dort ab, wo Buchhaltung und Steuerberatung sie finden.
- Steuerberatung fragen: Gehört unser Betrieb zur zweiten oder zur dritten Stufe? Auf welchem Weg erfahren wir die Nummer?
- Softwareanbieter fragen: Hat die Buchhaltungssoftware ein Feld für die W-IdNr., und wofür wird es genutzt?
- Rechnungen nicht umstellen: Die W-IdNr. ersetzt dort laut BZSt-FAQ weder Steuernummer noch USt-IdNr.
Warum eine feste Zuständigkeit für das ELSTER-Postfach auch aus anderen Gründen sinnvoll ist, beschreibt unser Beitrag Der Steuerbescheid im ELSTER-Postfach: bekanntgegeben, auch ungelesen.
Was offen ist
Einige Punkte lassen die Quellen offen, Stand 25. September 2026:
- Der genaue Start: Für die zweite Stufe nennt das BZSt nur das vierte Quartal 2026, also frühestens den 1. Oktober 2026. Einen Tag oder Monat nennt es nicht.
- Der Mitteilungsweg der zweiten Stufe: Wie Stufe 2 mitgeteilt wird, nennt das BZSt auf seiner Seite nicht. Bisher galt: ELSTER für Betriebe ohne USt-IdNr.; keine gesonderte Mitteilung für Betriebe, die bis zum 30. November 2024 eine USt-IdNr. hatten.
- Wer durch die zweite Stufe neu hinzukommt: Das BZSt beschreibt die Stufe über Körperschaftsteuer und Feststellungserklärung. Welche dieser Betriebe nicht schon zur ersten Stufe gehörten, sagt es nicht ausdrücklich.
- Wie lange die Aussagen zur Rechnung gelten: Die FAQ schränkt sie mit dem Wort „derzeit“ ein. Ob und wann sich das ändert, sagt sie nicht.
- Stammdaten und Software: Eine Pflicht, die Nummer dort zu führen, können wir nicht belegen.
Maßgeblich ist die jeweils neueste Fassung der BZSt-Seite zur W-IdNr. und der FAQ zur W-IdNr.. Achten Sie dort auf das Stand-Datum. Diesem Beitrag liegen die Fassungen vom 10. September 2026 (Seite) und vom 13. August 2026 (FAQ) zugrunde.
Wobei Toptronix unterstützt
Steuerliche Fragen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Wird die Nummer aber in mehreren Programmen gebraucht, etwa in Buchhaltung und Warenwirtschaft, und möchten Sie Stammdaten nicht doppelt pflegen, sprechen Sie uns an. Abläufe und Schnittstellen zwischen Programmen einzurichten gehört zu unserer Prozessautomatisierung.